事業(yè)單位人事檔案管理水平提升路徑探究

鄧芳

摘 要：隨著新時代的到來，國家的科技水平以及經(jīng)濟(jì)實(shí)力也不斷地在提高，人才資源儼然已經(jīng)成為社會發(fā)展的主要力量，而作為其管理中的核心項(xiàng)目，事業(yè)單位的發(fā)展也承擔(dān)了當(dāng)下社會賦予的新任務(wù)，在事業(yè)單位中，檔案管理顯得尤為重要，但正處于發(fā)展階段的它仍面臨著一些缺陷問題。為了能夠更好地探索分析人事檔案管理在事業(yè)單位中的重要性，本文對其管理中的一些不足進(jìn)行闡述，明確發(fā)展中的問題，探索人事檔案管理的新策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案管理;提升路徑;建議探究

人事檔案作為當(dāng)下極具社會價值的保存，使用與管理的檔案，對于事業(yè)單位的發(fā)展有著極其重要的作用。通過人事檔案管理與調(diào)查可以反映出各成員在不同時期的經(jīng)歷與表現(xiàn)，協(xié)調(diào)處理人事發(fā)展，更可以幫助用人單位快速地尋找出最優(yōu)秀的人才。雖然隨著社會的發(fā)展，單位管理意識的提高，人事檔案得到了很好的儲存管理，但眼下人事檔案管理中依舊存在一定的不足。為了更好地發(fā)展事業(yè)單位，促進(jìn)人才資源及科學(xué)水平的提高，對其管理能力的提高的要求就顯得尤為重要。

1 事業(yè)單位人事檔案管理的不足

近年來，人事檔案管理部門頻頻出現(xiàn)弄虛造假的現(xiàn)象，檔案信息缺乏真實(shí)性從而導(dǎo)致個人信息失真甚至信息流失的情況。除去事業(yè)單位的有關(guān)部門的不加重視的緣故，其人事管理制度的不夠完善和健全也是造成這一后果的重要原因。經(jīng)相關(guān)調(diào)查研究，就目前而言，在其管理形式也顯現(xiàn)出諸多不足，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1）管理者檔案意識淡薄。就目前而言，部分的事業(yè)單位對檔案管理的提升的重要性認(rèn)識不足，對其重視度不夠，只是作為后期部門進(jìn)行管理。也因?yàn)樵谝恍┐笮偷氖聵I(yè)單位中其人事結(jié)構(gòu)多專業(yè)化，檔案內(nèi)容較為繁多的緣故，人事信息不會存在被頻繁使用的現(xiàn)象，導(dǎo)致久而久之會產(chǎn)生懈怠的心理，從而轉(zhuǎn)變成一種應(yīng)付的工作態(tài)度，認(rèn)為檔案管理就是收集整理檔案然后存檔入冊即可，沒有定期檢查、更新等意識，導(dǎo)致檔案管理效率的提升發(fā)展緩慢，而其實(shí)際管理效果也大打折扣，無法更好地為事業(yè)單位人才建設(shè)服務(wù)。對檔案管理的不重視，對其工作的懈怠松散，易使其相關(guān)管理工作，只是作為事業(yè)單位一個工作流程的存在，而逐漸失去了它在塑造單位人才建設(shè)中的價值。

2）真實(shí)性不高。由于其事業(yè)單位對檔案管理的重視程度低，相關(guān)制度設(shè)立以及其內(nèi)容的不健全，使得人事檔案的管理很難統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化。在具體的工作進(jìn)程中，對于一些處于制度范圍邊緣的問題，無法進(jìn)行系統(tǒng)的針對性改良，甚至很多事業(yè)單位目前在檔案管理方面仍沿用較為傳統(tǒng)落后的管理體系，很難跟得上新時代發(fā)展的需要，缺乏面對長期發(fā)展規(guī)劃的與時俱進(jìn)的時代精神與能力培養(yǎng)。單位意識的薄弱，再加上人事檔案管理中個體原因所造成的一直存在的虛假糊弄情況，都給相關(guān)的監(jiān)管部門提出了很大的挑戰(zhàn)。

3）資源利用率低。雖然信息技術(shù)在當(dāng)下已得到普及發(fā)展，但仍有很多事業(yè)單位習(xí)慣于傳統(tǒng)的紙張保存，這使得在進(jìn)行信息查找時耗時又耗力，不能快速的普查到人力資源。檔案管理的紙質(zhì)利用率高，一部分原因是其事業(yè)單位對紙質(zhì)文件較為依賴，對于網(wǎng)絡(luò)信息的安全性缺乏信任，所以寧愿加大工作量，也不對檔案管理人員進(jìn)行信息技術(shù)管理方面的培訓(xùn)，而另一部分原因，則是檔案管理人員的學(xué)習(xí)態(tài)度的散漫，不去主動學(xué)習(xí)接納新技術(shù)，故步自封，得過且過。在日新月異的社會大發(fā)展時代，發(fā)展，也是一個爭分奪秒的問題，堅(jiān)守傳統(tǒng)腳步，不向前行，也難以讓其職工信息得到快速有效地利用，對相關(guān)單位工作交流也造成了一定的影響。

4）檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)低。目前，很多的事業(yè)單位由于編制等各方面因素的影響，檔案負(fù)責(zé)人員大多都由一些老員工甚至是一些業(yè)余兼職人員來負(fù)責(zé)，根本無法體現(xiàn)出工作的專業(yè)性，也很難實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的精細(xì)化管理。事業(yè)單位人事檔案管理的水平，究其根本原因還是對工作人員的專業(yè)能力的考驗(yàn)，其工作能力的不足，則會直接導(dǎo)致其最終的工作效果不在預(yù)期的范圍內(nèi)，給之后的工作造成不便。檔案管理的工作效果在根本上也會影響人員在崗位安排上的合理性，如若安排不合理，則會導(dǎo)致有能之士無法充分發(fā)揮其個人的價值。

2 事業(yè)單位信息管理檔案的全面提升

1）提高管理者的專業(yè)素養(yǎng)。人事檔案管理的質(zhì)量、真實(shí)性與檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)與工作責(zé)任感是密不可分的。如果由于工作上的態(tài)度以及觀念因素的不良影響，則會致使其整理與審核工作不能全部做到位，這就更需要要加強(qiáng)檔案管理人員的工作以及社會責(zé)任感。只有嚴(yán)格檢查把控檔案的真實(shí)性，確保檔案的質(zhì)量，積極轉(zhuǎn)變自身的思想與認(rèn)識，并提高管理人員的專業(yè)性等工作管理落實(shí)到位，才能保證事業(yè)單位檔案管理工作的有序進(jìn)行，才能更好地服務(wù)于事業(yè)單位長期運(yùn)行工作。事業(yè)單位可以針對個人能力的不同，進(jìn)行相對應(yīng)的專業(yè)考核培訓(xùn)，增強(qiáng)其檔案管理能力，共同促進(jìn)事業(yè)單位的進(jìn)步發(fā)展。

2）建立科學(xué)規(guī)范的管理制度。一切工作只有進(jìn)行系統(tǒng)的管理、科學(xué)的規(guī)范，才能保證其工作機(jī)制的長期穩(wěn)定發(fā)展。對于大量的人事信息歸類、處理、保存工作而言，繁重瑣碎的檔案管理工作再加上管理難度之大，很容易造成檔案管理人員工作上的懈怠以及失誤，造成不必要的麻煩。所以為了保障人才信息的安全性，應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際單位，制定合理完善的檔案管理?xiàng)l例，不斷完善監(jiān)督及管理方面的工作。另外，為了提升管理人員的專業(yè)能力以及對工作的認(rèn)真負(fù)責(zé)態(tài)度，需進(jìn)行嚴(yán)格的考核制度，提升其專業(yè)能力，最大化的發(fā)揮檔案管理人員的價值。

3）人事檔案管理電子化。隨著現(xiàn)代技術(shù)的飛速發(fā)展，過去的紙質(zhì)檔案管理技術(shù)明顯已無法順應(yīng)時代的潮流，檔案管理人員也應(yīng)跟上時代的步伐，充分利用計算機(jī)快捷、安全的技術(shù)，提高相關(guān)檔案管理的效率。而且就現(xiàn)階段大部分事業(yè)單位采取信息化管理工作成果而言，大量事實(shí)依據(jù)證明了電子化管理得到的效果也的確是非常突出的。采用信息化管理的方式不僅可以節(jié)約人力物力上的資源消耗，同時也正適應(yīng)信息化的今天，更有利于提升檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。比如，自“學(xué)習(xí)強(qiáng)國”平臺上線以來，湖南省南縣人社局嚴(yán)格按照上級部署要求，由專門工作人員引導(dǎo)干部職工在手機(jī)或電腦上下載學(xué)習(xí)，組建在線學(xué)習(xí)管理組，每天都會在工作群中耐心提示，學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)，學(xué)習(xí)管理方式，就連過去的老員工也都在積極適應(yīng)今天的信息化技術(shù)，這對以后的工作開展將會產(chǎn)生巨大的推進(jìn)作用。

4）加大管理人員的專業(yè)水平及教育力度。社會發(fā)展帶來的必要結(jié)果就是人才的增多，為了適應(yīng)時代，檔案管理人員也要面臨更大的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，在工作中，要進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)教育，組織相關(guān)的培訓(xùn)活動，增強(qiáng)個人的社會責(zé)任感以及工作積極性;在相關(guān)學(xué)習(xí)中，要坦然接納學(xué)習(xí)新技術(shù)對舊有工作習(xí)性和觀念的沖擊，積極使用并支持推廣管理軟件，為檔案工作以后的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

3 結(jié)束語

對于當(dāng)下信息技術(shù)飛速發(fā)展的時代，人才的培養(yǎng)建設(shè)是事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的有利基石。因而事業(yè)單位更需加強(qiáng)建設(shè)人事檔案管理隊(duì)伍，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)使人事檔案管理工作不斷地進(jìn)行突破發(fā)展，與此同時也需要各層工作人員的不懈努力，不斷地探索前進(jìn)，以保障事業(yè)單位的健康、穩(wěn)定發(fā)展，與時俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，才能更好迎接時代要求的檢驗(yàn)。

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