立足本職不斷創新—全面提升行政事業單位檔案管理工作水平

郭莉

摘 要：隨著社會的發展，檔案管理工作也越來越被行政事業單位所重視。當前行政事業單位檔案管理出現了一系列新的變化，檔案管理工作作為行政事業單位中的重要環節，檔案管理人員應立足本職不斷創新，通過提升檔案管理水平以更好地推動用人單位健康發展。檔案管理工作對于行政事業單位的可持續發展具有非常重要的作用。

關鍵詞：不斷創新;立足本職;檔案管理;全面提升

行政事業單位領導要意識到，在工作改革過程中，要充分了解本單位日常管理工作和檔案管理信息。行政事業單位制定不同的檔案管理目標將會直接影響到日常管理活動，因此，行政事業單位如果想要獲得長期健康的發展就需要設置更加合理化、科學化的檔案管理目標，了解眾多行政事業單位當前所擁有的檔案狀況，為行政事業單位提供更加優化的檔案管理提供重要參考。

1 行政事業單位檔案管理中存在的問題

1.1 行政事業單位缺乏對檔案管理工作的重視

目前多數行政事業單位對檔案信息管理的認識不足，傳統的檔案管理方法仍然是主流，計算機技術未能在檔案管理工作中得到廣泛推廣和應用，工作方法缺乏創新性，目前的檔案工作方式都使用比較傳統的保存途徑，實現檔案信息管理還有很長的路要走。行政事業單位檔案管理工作普遍存在三個問題，一是設施水平不高，檔案信息基礎設施和信息資源建設不足，檔案管理人員技術水平達不到要求，導致檔案管理工作存在諸多問題，需要通過多種手段加以改進。二是部分檔案管理人員責任心不強，檔案場所管理不規范。三是檔案文件信息利用率不高，一些單位雖然建立了比較完善的信息檔案管理系統，但在共享方面沒有發揮應有的作用。

1.2 當前行政事業單位檔案信息存在的倫理問題

目前多數行政事業單位檔案信息自身的安全性較弱，經常出現檔案信息被破壞的問題。信息技術系統的收集、檢索、處理、重組和傳播等信息處理對個人隱私產生影響，使一些人更容易獲取他人的保密信息，如何保護檔案信息安全是衡量檔案管理人員道德問題的重要標準，這就要求檔案管理部門要嚴格遵守有關法律、法規和職業道德，要求檔案管理人員對安全問題有深刻認識。當前，隨著檔案信息量的不斷增加，檔案管理部門應更加注意保護個人隱私，加強檔案信息安全建設，避免個人保密信息泄露給他人的威脅。

1.3 行政事業單位檔案管理工作方法缺乏創新性

行政事業單位檔案管理質量問題，直接影響行政事業單位檔案管理工作的順利進行，而且有可能給單位造成巨大損失。當前行政事業單位檔案管理主要采用收集和登記的方式來獲得檔案第一手所需內容，這同時也會導致行政事業單位所擁有的檔案在收集上比較機械、在保管上比較分散、在抽檢上比較隨機、在內容上比較保守。行政事業單位檔案積壓現象不斷出現，長此以往對行政事業單位檔案管理水平必將產生非常不好的影響，不利于其穩定長遠發展。要實現檔案管理的功能，必須充分依靠現代信息技術的支持，但目前我國行政事業單位檔案信息化建設普遍水平較低，業務信息融合程度低，數據不準確、不完整。

1.4 檔案管理工作人員素質有待提高

行政事業單位檔案管理工作的主要內容是對檔案材料的收集、保管、傳遞和利用，檔案管理工作人員往往局限于滿足自己的歸檔工作，缺乏足夠的管理能力。檔案管理工作受檔案管理人員素質和能力低下的影響，難以適應行政事業單位的機構發展。我國在檔案管理上缺乏科學性，對于檔案管理人員的培訓也缺乏專業化，不能將檔案管理人才與檔案發展合理安排于一體，在一定程度上導致了我國檔案管理事業發展的落后，給行政事業單位的發展形成了很大的制約。同時，由于現代檔案管理人員培訓力度不足，引進檔案管理專業人才數量過少，大多數工作人員沒有基礎的檔案管理理論知識與豐厚的實踐操作經驗，缺乏科學性的工作知識。

2 提升行政事業單位檔案管理水平的相關措施

2.1 從根本上加強對檔案管理工作的重視程度

行政事業單位要想做好檔案管理工作，首先單位領導要提高對檔案管理的認識與重視，多措并舉，完善檔案管理工作。一是要設置積極的工作氛圍，積極的工作氛圍可以促進工作人員對檔案管理工作的認識和理解，更好地將檔案管理理念融入具體的工作中。二是要設置宣傳標語，在工作中將這些標語對工作人員進行落實，讓工作人員之間、工作人員與單位管理層之間興起濃厚的檔案管理氛圍。三是要組織舉辦檔案管理宣傳大使的競賽活動，在單位醒目的位置建立宣傳欄，把近期檔案管理值得大家學習的事跡、圖片、工作方法等相關知識進行展示，對不利于檔案管理實施的問題進行批評并要求改正，大家互相學習。只有行政事業單位管理層明確了內部檔案控制的方向，明確了內部檔案控制的功能，才能改善檔案管理制度。在這方面，管理層應努力提高其自身文化水平，并根據行政事業單位目前的發展，制定長期發展的工作計劃，建立薪酬和制裁制度，這是可行和有效的，要求單位管理層向每個部門的工作人員通報檔案標準化建設進程。

2.2 提升檔案管理的信息化手段

信息化技術已經應用到了各個領域，所以行政事業單位檔案管理工作也要緊跟時代發展的步伐，在檔案管理過程中實施信息化管理，與傳統檔案相比，信息檔案具有許多優勢，符合未來發展的趨勢。檔案信息化建設需要投入大量的人力、財力，如果單位領導不給予足夠的重視，檔案信息化建設的進程必然是緩慢的。實施檔案信息管理的單位應當建立健全有關規章制度，為實現檔案管理標準化，保證檔案系統之間的聯合溝通和信息交流暢通，還應建立本系統內各單位的信息收集、信息利用和安全保護等相關制度。確保檔案資源的共享和利用，引進先進的多媒體設備，加強硬件設備的投資，有效地實施信息化技術的引進和應用，是檔案管理信息化建設的基礎和保障。

2.3 引進新型的檔案管理人員

檔案管理人員關系到行政事業單位檔案管理工作的有效性，筆者認為用人單位不僅要引進新型的管理人員，還需要對檔案管理人員進行培訓與教育，要保證檔案管理人員具備良好的檔案管理意識，在日常工作中要有責任心與耐心，能夠遵守相關的規章制度，掌握相應的專業知識。從另外一個角度分析，檔案管理工作要從本質出發，從根本上實現對檔案信息的全面應用，對檔案管理工作的重要意義加以分析，在潛移默化中調動每一位檔案管理人員的積極性。只有如此，才能真正打造一批高素質高修養的檔案管理人員，真正提高檔案管理的完善性與全面性。

3 結束語

總的來說，隨著社會經濟的快速發展，行政事業單位的檔案管理水平也要進行全面的提升。社會各界的檔案資源越來越多，給檔案管理人員帶來巨大的挑戰。同時，信息技術的成熟為檔案管理提供了新的視角，檔案管理信息化建設和倫理化建設對我國檔案管理具有重要意義。

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