加強物業企業檔案管理的重要作用分析

張春榮

摘 要：基于對加強物業企業檔案管理重要作用的研究，首先，闡述加強物業企業檔案管理的重要作用。然后，分析物業企業檔案管理的重要作用。最后，為確保物業企業檔案管理工作的順利展開，給出加強員工檔案管理意識、完善檔案管理制度等措施。

關鍵詞：物業企業;檔案管理;教育培訓

在如今社會的不斷發展中，物業企業已經成為我國發展的重點與關鍵，如果物業企業想要在激烈的市場競爭當中，實現自身更好發展，同時增強市場競爭力，要加強檔案管理工作。通過檔案管理工作的展開，不僅能夠提升企業服務質量與服務水平，同時能夠提升資源利用率，避免資源浪費情況產生。所以，本文將針對加強物業企業檔案管理的重要作用相應內容進行闡述。

1 物業企業檔案管理基本概述

1.1 內涵

檔案作為一種信息資源，作為企業生產、經營、技術和科研等活動的真實記錄和一項基礎性工作，同時也作為與企業同步發展的無形資產，在企業管理等各方面積極地發揮著應有的作用。例如：每年公司領導多次強調的重中之重的《年度物業管理、安保及食堂托管項目》投標工作中，檔案資料發揮了極其重要的作用。這得歸功于平日對各類檔案資料的收集、整理和歸檔。

1.2 性質

企業檔案是企業發展的真實記錄和見證，全面、真實地反映著企業整體發展狀況和經營成果。企業檔案記載著這個企業發展史上的優秀成果，檔案管理工作對于不斷提升企業在市場經濟中競爭力具有重要意義。同時，企業檔案也是企業文化的重要組成部分。通過企業檔案我們能夠了解到企業的成長歷程，企業的核心價值觀，文化氛圍等。例如：那一張張抗風搶險的照片，一段段災后復電的影像，一份份表揚和感謝的文件，一方面讓員工產生了歸屬感、凝聚力和向心力;另一方面也有利于有關各方準確認定企業經營成果，為企業與各有關方面進行有益合作奠定了堅實的基礎。

2 物業企業檔案管理重要作用

如果將物業企業視為生產企業，那么物業企業管理服務就是企業產品，檔案管理就是物業企業管理服務說明書。物業企業檔案主要記載的內容是，企業實際發展內容以及工作人員服務內容等。與此同時，還包含合同約定、環境綠化、安全保衛、物業基礎設施、設備的維護、保養以及管理等。管理者與領導者通過加強對檔案信息內容的利用，實現對企業資源的科學合理配置，避免出現資源浪費等情況的產生。實際物業企業檔案管理的重要作用，主要體現在以下幾點中：

檔案在法律方面的作用。檔案是當時、當地和當事人在業務活動中形成的原始記錄，真實可靠，是令人信服的真憑實據，能夠保護企業、員工、業主合法權益不受侵害，明確各方職責，減少不必要的糾紛[1]。例如：在公司與某些員工之間的勞資糾紛中，檔案管理工作起到了重要的憑證作用。

檔案在培訓方面的作用。檔案是一種重要的教育資源，其真實性和原始記錄性，具有不可抗拒的說服力和感染力，一個個真實的案例可以提高培訓效率和培訓效果。

3 加強物業企業檔案管理有效措施

3.1 加強員工檔案管理意識

為更好實現物業企業檔案管理工作，要保證物業企業內工作人員能夠具備較強的檔案管理意識。工作人員只有具備較強的檔案管理意識，才能及時做好檔案收集與歸檔等各項工作，確保物業企業檔案管理工作的有序進行[2]。在加強員工的檔案管理意識中，可以從以下幾點展開：第一，企業領導者與管理者在企業中，要加強宣傳工作，宣傳的主要內容就是有關檔案管理工作的內容。通過宣傳工作的展開，促使工作人員能夠對檔案管理工作有正確認識，從而在未來工作的開展中，可以端正工作態度，認真對待各環節檔案管理工作。第二，加強對工作人員的教育培訓工作，通過教育培訓工作的展開，能夠不斷提升工作人員的專業素養與綜合能力。提高工作人員的職業道德修養，避免在實際檔案管理工作的開展中，出現一系列弄虛作假等違法或者違規行為。在這一過程中，管理者與領導者要將各環節工作落實到實際工作人員身上，確保檔案管理工作可以有專門工作人員負責，防止出現工作混亂等情況產生。

3.2 完善檔案管理制度

在物業企業檔案管理工作的開展過程中，除了要加強員工的檔案管理意識，同時還需要完善檔案管理制度。在檔案管理制度的完善中，可以從以下幾點展開：第一，積極鼓勵檔案管理工作人員以及企業基層工作人員，參與到檔案管理工作中，使得檔案管理制度的完善性與合理性得到保障。第二，加強對檔案目錄的完善，每個季度要結合檔案目錄內容對檔案資料進行催收，同時加強對檔案資料的核實與檢查[3]。如果在檢查工作與核實工作的開展中，發現在其中存在資料不完整情況，要及時聯系相應責任人，對檔案資料進行調整與完善。如果錯誤問題較為嚴重，那么可以適當給予責任人一定懲罰，促使工作人員能夠對檔案管理工作有正確認識，對其他員工起到一定警示作用，保證檔案管理工作的有序進行。第三，在企業傳統檔案管理工作的開展中，會制定相應的檔案管理制度，但是制度的完善性無法保障。基于此，物業企業可以在傳統檔案管理制度的基礎上，不定期進行檔案管理制度的修訂與補充，從而實現檔案管理制度的不斷完善，增強檔案管理制度的可操作性。第四，對其他企業的檔案管理制度進行借鑒，然后結合物業企業自身實際情況，制定相應的檔案管理制度，確保檔案管理制度的科學性。在檔案管理制度得到完善后，要將其落實到實際檔案管理工作中，將檔案管理制度的作用與價值充分發揮，不斷提升企業檔案管理水平，增強物業企業在市場中的影響力與競爭力。

4 結束語

綜上所述，在物業企業的發展過程中，檔案管理工作的展開對于企業的更好發展而言具有重要作用。基于此，物業企業應該將檔案管理工作作為重點與關鍵，不斷提升檔案管理工作人員的綜合素養與專業能力，促使工作人員能夠主動參與到檔案管理工作中。加強對檔案管理工作的重視程度，及時發現物業企業檔案管理中存在的問題，針對問題給出有效解決措施，確保檔案信息內容的真實準確與齊全完整，避免出現檔案信息錯誤等情況產生，從而實現對企業信息與資源的合理配置企業的可持續發展。

參考文獻

[1]姚娟，劉琳琳.哈爾濱物業供熱集團積極做好企業合并重組后檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2018（05）：39.

[2]王侃.淺議住宅小區物業檔案的管理[J].上海房地，2018（09）：34-36.

[3]詹敏青.淺議如何做好物業電氣設備檔案管理工作[J].辦公室業務，2016（21）：89.