河南省民辦高校檔案信息化平臺建設中存在的問題與對策

【摘要】檔案信息化平臺建設，不僅能保證信息的準確性和時效性，還能提高民辦高校檔案管理的整體水平。當前，我省民辦高校檔案信息平臺建設還不夠完善，數據更新慢，檔案服務體系尚不健全，信息安全保護方面還存在漏洞。對此，應加強檔案信息平臺建設，完善平臺制度建設，強化數據的安全性，增強檔案服務意識，增加檔案平臺建設投入，推動民辦高校檔案信息化工作深入開展。

【關鍵詞】民辦高校檔案信息化問題建議

高校檔案是高等院校開展各種工作活動過程中產生和利用的文件和資料的總和。民辦高校檔案管理是高校發展的重要組成部分，是學校發展的歷史見證，也是衡量民辦高校管理水平的重要標志。在“互聯網+X”背景下，信息技術的應用已成為檔案發展的必然趨勢。檔案數字化和管理網絡化、平臺化，是促進檔案事業發展的必由之路。因此，加快民辦高校檔案信息平臺建設切勢在必行。

1.民辦高校檔案信息化平臺建設的意義

檔案管理信息化平臺將各類檔案材料如文本，圖形，音頻和視頻等信息存儲在光盤，磁盤和其他載體上，并且通過計算機網絡和終端有效利用和共享文件信息資源。能為利用人直觀的提供更更便捷、高效的文件信息服務。

1.1有利于為學校的科學發展提供參考。

民辦高校檔案信息資源反映了不同時期高校的管理水平和服務水平。加強檔案信息資源的整合與規范，可以為檔案理論的研究和學校建設的發展規律提供重要的信息支持。同時，檔案信息資源可以為學校教學和科研的發展、管理水平的提高提供重要的決策依據、理論支持和智力支持。

1.2有利于檔案的長期保存和科學管理。

長期以來，民辦高校檔案信息資源一直采用傳統的紙質文獻保存和管理方式，這不利于檔案信息資源的長期保存與利用。建立檔案信息管理平臺，實現檔案數字化保存，有助于永久保存歸檔信息。當前，隨著數字化校園建設的發展和無紙化、數字化辦公方式的廣泛應用，檔案信息管理平臺的建設將最大限度地提高各類文檔管理的效率和管理水平，促進檔案的規范有序管理。

2.目前民辦高校檔案信息平臺建設現狀

目前，大部分民辦高校檔案信息化平臺的建設正朝著信息化和移動終端的方向發展。民辦高校檔案信息化建設缺乏配套制度保障，從業人員業務適應性差、平臺更新速度緩慢，建設資金不安全，檔案工作者的檔案意識有待提高。

2.1平臺建設標準不統一，檔案信息質量不高。

民辦高校傳統檔案管理模式多年未引起一些民辦高校信息化建設和檔案管理人員的關注。如支持文件信息系統平臺的管理系統還不完善，出數據庫入口數據標準不統一、還沒有形成完整的文件信息平臺管理系統，造成信息共享不暢，數據孤島現實嚴重，數據庫利用率低，嚴重削弱了教師，學生，學校和社會的信息平臺溝通功能。加之傳統檔案信息收集面窄、信息不完整、數據庫的小型化、單一化、實用性低等缺陷的存在，直接導致檔案信息化質量不高。

2.2檔案從業人員業務素養不適應信息化要求。

隨著信息技術的普及和應用，信息形式的文件資源將急劇增加。目前，許多檔案管理人員的知識結構還沒有得到進一步的改善，已經不能滿足當前檔案信息化工作的需要。只有了解紙質管理的理論、原則、方法和技巧的管理人員才是不稱職的。雖然現代化的設備已經引進，但它仍然不能充分發揮其功能，更不用說檔案的電子信息了。隨著統一辦公自動化平臺的建設和民辦高校數字化校園的運行，計算機信息網絡的出現和發展打破了地理邊界。信息傳播速度加快，信息傳播方式發生了變化，為教師，學生，科研人員和社會各界提供了新的模式。信息利用模式從根本上改善了信息交流，科研合作和資源共享，促進了教育科研的快速發展。民辦高校檔案工作者要適應這種新形勢的要求，采取有效的對策措施，促進電子申報管理和網絡平臺的應用，實現信息資源的充分交流與共享。

2.3民辦高校檔案信息平臺建設缺乏安全性。

目前，隨著各高校檔案信息平臺的建設上線，雖然檔案信息化建設在很大程度上給用戶帶來了便利，但也存在著檔案泄露等安全隱患。主要表現在保密檔案的安全管理方面存在不足，在檔案數據的審查和信息共享方面缺乏安全管理，甚至在外部網絡的網絡環境或普通計算機中使用保密信息，這些容易造成黑客入侵，造成信息泄露。

2.4民辦高校檔案管理人員的檔案意識有待提高。

檔案信息管理在民辦高校管理工作的重要部分更是評價的重要指標。檔案管理從業人員的檔案管理意識對工作質量有很大影響。但是，目前民辦高校往往重視辦公室的業務工作，忽視了檔案信息管理工作。因此，切實提高民辦高校檔案管理人員的檔案意識顯得尤為重要。

2.5民辦高校檔案信息設備資金不足，平臺更新速度較慢。

網絡化存檔信息管理平臺的開發需要相機，服務器，高速掃描儀，光盤庫，圖像數字化設備和終端設備的支持。這是實現高校檔案信息建設的常規要求。然而，目前許多民辦高校對這些設備的投入嚴重不足，致使文件信息構建平臺的更新速度相對較慢，這使得一些文件信息資料無法及時更新，這直接影響到文獻信息的建設，導致檔案信息化建設滯后，檔案管理網絡平臺功能不完善。

3.加強民辦高校檔案信息化檔案管理網絡平臺建設戰略

3.1提高認識，加強領導，完善民辦高校信息化平臺建設管理體制。

民辦高校應根據國家檔案管理規定，建立健全，科學，合理可持續發展的檔案信息管理制度。其主要內容應包括：電子文件歸檔管理系統，保密系統，訪問使用系統，網絡安全管理系統和具體人員崗位目標責任制。建立統一的在線目錄標準，確保人們能夠快速方便地在線檢索文件，充分體現檔案信息管理的管理方法和質量要求。只有這樣，才能促進檔案信息管理的順利實施。同時，檔案信息管理也可以作為年度考核及職稱晉升的常規參考指標，這將在一定程度上激發檔案管理人員的主動性和積極性。

3.2加強檔案管理人員的培訓，提高檔案工作者的信息管理水平。

民辦高校檔案信息管理網絡化水平與檔案管理工作者水平有直接關系。因此，要提高信息處理能力，必須大力加強人才培養，首選是培養檔案從業人員了解、學習和使用信息網絡設備，提高其業務技能，提高綜合素質。其次建立以內培外引，自學提高的可持續的培訓機制，確保檔案工作者素養的不斷提高。最后，通過培訓和不斷擴大知識面，在了解檔案專業知識的同時，還要重視教育管理知識的學習，掌握文件撰寫知識，了解教育研究方法，為檔案的深入研究和發展奠定基礎。

3.3加強學習，樹立檔案信息管理的新觀念，提高服務意識。

民辦高校檔案信息化思想的更新是信息技術在學校信息化建設中的具體運用。在各種科學和技術知識和成就的信息化改造的臉，在民辦高校檔案工作者應審查的情況下，與時俱進，開拓創新是大膽的，并確保檔案的網絡化管理的先進性質首先，要樹立社會檔案信息資源的觀念，服務社會。從基于靜態歸檔信息資源的被動服務到基于網絡資源的主動服務，搞好檔案信息服務平臺建設，建立綜合性的學校信息數據庫。整合各種分散的信息資源，積極挖掘有價值的資源，并共享。

3.4有必要提高信息安全意識，確保檔案信息的安全使用。

民辦高校要繼續推進檔案信息平臺建設，為大眾提供更好的檔案信息服務。因此，民辦高校檔案信息管理平臺應重視檔案信息的安全性。即要加強檔案信息管理平臺的保密性能建設，只能在民辦高校內部網進行注冊，在文件信息查詢中，設置文件信息管理負責人的生物信號信息如虹膜、指紋等。也要加強民辦高校檔案從業人員及行政人員的業務培訓和道德素質專項培訓，以提高他們的職業素質和道德素質。只有這樣，才能從根本上防止文件信息的泄露。

3.5增加資金投入，加快提交信息檔案和管理網絡平臺。

在信息時代，推進民辦高校檔案信息網絡化管理勢在必行。首先，為建立信息網絡平臺，需要計算機等硬件設施等大量硬件設施按照標準化計算機程序進行管理，形成高質量的電子文檔。其次，為了提高工作效率，降低工作強度，有必要建立一個利用網絡強大功能進行存儲，檢索，使用和管理的高速網絡平臺。這是檔案管理發展的方向。因此，民辦高校每年要確立檔案信息專項資金，為學校檔案信息的建設提供資金支持。

總之，民辦高校的發展對我國的全面發展有著至關重要的影響。因此民辦高校應尋求合理的解決方案，并加以應對只有在不斷實踐的過程中吸收先進的科學技術，才能使民辦高校的檔案管理工作順利進行，從而促進民辦高校的健康發展。

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作者簡介：嚴巍，男，（1978.02），湖北省公安縣人，中共黨員，高校講師，大學本科學歷，主要研究方向：中成藥的藥理作用與開發、檔案信息化管理。