人事檔案管理信息化趨勢

摘? 要：隨著互聯網技術的飛速發展，各行各業都受到了互聯網技術的影響，為其他行業的發展創造了新的機遇。特別是人事檔案管理工作越來越突出，其主要職能便是企業和單位對人員資料信息的統計和管理。在信息化建設下做好人事檔案管理工作非常重要，本文就信息化建設下如何做好人事檔案管理工作進行簡要的分析研究，并在此基礎上，為大家提供相應的建議，希望對大家有所幫助。

關鍵詞：人事檔案;管理工作;信息化

一、我國人事檔案管理工作現狀

目前我國人事檔案管理工作其工作形式比較單一，而且比較枯燥乏味，不同于其他工作多姿多彩，而且努力就可以看到成果，人事檔案管理工作怎么努力成績并不明顯，因此社會領導部門對于人事檔案管理部門的工作不夠重視，給人錯誤的感覺，以為人事檔案管理工作就是對該單位的工作人員的身份信息進行統計管理，并不是單位的重要部門，只要是能夠登記好、管理好、不丟失就是好的檔案管理。所以這項工作常常不被相關領導重視，而且人事檔案管理工作人員的素質并不高，工作并不積極，常常是應付工作的狀態，所以人社檔案管理工作的發展是遙遙無期的。沿用傳統的人事檔案管理方式不僅浪費時間，單靠工作人員手把手的記錄，很難提高工作的效率，降低檔案的管理水平，阻礙了企業和單位的發展。面對大量的人事檔案信息，如果還停留在依靠手工整理進行管理，那勢必會被歷史淘汰。

做好人事檔案管理工作是一個企業和單位發展的基本要求，是提高企業及單位人事檔案管理部門工作質量和工作效率的重要條件。信息化建設應用于人事檔案管理工作中的意義是什么？首先，信息化建設應用于人事檔案管理工作中，有利于提高整個人事檔案管理部門的工作效率，信息技術代替手工勞動，可以更好地統計和管理人員檔案，其工作效率也會大大提高。其次，在傳統的手工勞動中對檔案的收集和整理并不完善、七零八散，而在信息化的支持下，為檔案的收集和整理提供了一個發展的平臺，工作人員利用信息技術科學合理的進行人事檔案的收集和分類，使檔案的收集和管理工作有效地進行。最后，信息化在人事檔案管理工作中的應用，很大程度上提高了相關單位和部門的工作，使其能夠方便快捷的了解需要的信息，提高了各部門的工作效率。

二、新形勢下人事檔案管理信息化發展的必然趨向

（一）人事檔案信息化發展的必然性

人事檔案信息化，就是充分利用現代的互聯網技術，對人事檔案進行登記、整理。將靜態的管理過程轉化為動態的管理過程，但是在轉化過程中不能僅僅趨于形式化，要從根本上實現轉換。所以，人事檔案管理過程中應該加強信息技術的投入，信息技術的發展為人事檔案工作開辟了新途徑。實現人事檔案信息化是新時期人事檔案工作的重要任務，這樣不僅縮短了與其他行業的差距，而且緊跟時代的步伐，提高了我國信息化建設。

在人事檔案管理工作中實現信息化發展，是人事檔案管理工作的必然趨勢。而利用信息化管理就是通過電子信息技術等手段，對各種信息資源進行收集和整理，通過存儲、檢索等方式實現人事檔案的共享，從而提高人事檔案管理工作的效率和質量。

網絡信息提供的信息非常的廣，檔案信息可以及時更換，獲取到最新的檔案信息，從而第一時間拿到最新資料。提高了信息的準確性和及時性，同時提高了辦事效率，工作強度也大大降低。

當人事檔案建立在網絡信息系統上之后，任何一位上網者都可以在允許的權限范圍之內查閱到相關資料，打破了資源占用的不公平，也實現了從紙質檔案到電子檔案這個質的飛躍。

（二）人事檔案信息化發展趨勢的現實可行性

計算機技術和互聯網技術被人事檔案信息化廣泛應用，從理論上將這兩者的應用改變了人事檔案信息化的存在方式，從靜止發展逐漸趨向動態發展。這一轉變不僅展示了信息化的價值，最重要的是信息化的發展提高了人事檔案的運行方式以及管理質量，使人事檔案管理工作更加依賴信息化，這也進一步凸顯了信息化所占據的社會地位。但是在實際人事檔案管理工作中，人事檔案管理工作依據處于傳統的工作方式，從本質上講違背了信息化發展的要求。但是隨著科學技術的不斷發展，相信不久后人事檔案信息化成為工作的必要方式，建立人事檔案系動化系統，對人事資料進行自動化管理指日可待。

通過人事檔案自動化管理系統，對相關工作人員的工作情況、績效考核、業績評定、工資工齡等情況進行系統的存儲，及時的更新，并且方便資料的提取。大力推行人事檔案管理信息化工作，使整個工作在短時間內進入正常的工作狀態，從而避免資料的雜亂現象。人事檔案管理信息化，就是以信息化為載體，以計算機技術為管理手段，以網絡傳播為途徑的一種新型管理方式，這樣能夠保障人事檔案管理工作的有序發展，還能夠實現資源的共享，在對人事資料進行查找時，免除了各種因素的困擾。

（三）人事檔案信息化建設具有更深刻的戰略意義

實現人事檔案管理信息化是發展的必然趨勢，是促進相關企業和單位發展的重要任務。傳統形勢下的人事檔案管理工作太過復雜，而且已經無法滿足時代發展的需求，加快人事檔案信息化管理工作成為現在必須解決的問題。

各單位領導應該重視人事檔案管理工作，相關領導應該加強對人事檔案管理部門的管理，根據工作任務，建立相關的規章制度和法律法規，督促人事檔案管理工作人員的工作，使管理工作落實到個人，對工作人員的業績進行相應的獎懲，保障人事檔案管理工作有法可依，規范運行。對工作人員進行相應的考核，絕大多數的企業和單位的工作質量都是建立在業績考核的基礎上，因此，為了促進工作人員的工作質量和工作效率，企業和單位要制定有效的政策確保績效考核的公平合理，明確考核標準，提高工作人員的工作素質和業務水平，制定相關的法律法規，對工作人員出現不負責、不認真的現象給予相應的懲罰。

傳統的人事檔案管理工作就是通過工作人員一筆一畫的統計和整理促進工作的完成，使整個過程枯燥乏味，并且單一，很大程度上浪費了時間，而且提高了成本的支出，降低了工作效率。而將信息化建設應用于人事檔案管理工作中，用信息技術進行資料的統計和整理，形成電子檔案，能夠便于工作人員的查詢與檢索，而不再是挨個翻閱資料，加強信息化的應用，建立相關的電子檔案，方便各部門的查閱，節約了相關人員的時間，降低了成本的支出，提高了工作效率。同時在建立電子檔案時利用信息技術可以對檔案進行加密，這樣就不用擔心人員信息的丟失和竊取。人社檔案管理部門利用信息化手段，能夠系統地掌握工作人員的工作能力，起到很好的督促作用。

在人事檔案信息化管理背景下從事人事檔案管理行業工作人員人才相對短缺，單位應該加強管理人才的培養，提高工作者的專業素養，使其順應時代的發展。面對大量的信息資料，為了保證人事檔案資源的準確性和可靠性，就需要相關部門加強對檔案管理人才的培養，建立一支優秀的會計隊伍。除此之外，還要加強對工作人員的培訓，提高工作人員的思想道德素質、業務水平，強化他們的工作作風，建立一支素質高、業務強、作風正派的檔案管理隊伍。

通過對人事檔案信息化管理進行分析，加大物質投入，從而進一步完善人事檔案管理信息化發展。通過對實際資金的了解，進行科學合理的投入，各相關企業和單位應該對大量的資金流進行合理的分析，從而保障資金的來源，從而提高人事檔案管理信息化質量，使其符合實際的投資標準，從而帶動人事檔案的經濟發展。

如今，是信息化發展的時代，要想實現人事檔案信息化管理還需要面臨很多的困難，這就需要相關工作人員不懈的努力，正確認識人事檔案信息化管理工作的意義，改變傳統的思想觀念，積極地投入到人事檔案信息化管理工作中，充分發揮人事檔案信息化管理工作的優勢。

三、結語

總的來說，做好人社檔案管理工作至關重要，并且也要與時俱進，要緊跟社會發展的腳步，才能夠使人事檔案管理工作充滿生機，推動人社檔案管理工作的建設。但是企業及單位也應該高度重視人事檔案管理工作，制定相關的制度和法律法規，提高工作人員的專業素質和業務水平，從而提高人事檔案管理部門的工作質量和工作效率，為企業及單位的發展創造有力的保障。

參考文獻：

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作者簡介：

雷超宇（1986.2-），女，漢，四川省綿陽市，本科，初級會計師;研究方向：人力資源、人事檔案管理。