探究事業單位文書檔案的信息化管理

廖娟

摘 要：事業單位文書檔案管理是一項基礎性工作。在當前大力推行信息化和無紙化辦公的情況下，文書檔案信息化管理能力的高低已經成為制約事業單位工作效能的重要因素之一。本文分析了事業單位文書檔案管理的意義以及當前的信息化管理現狀，進而對其未來發展提出了相關建議。

關鍵詞：文書檔案;信息化管理;文書管理;事業單位

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.135

1 事業單位文書檔案管理的意義

在事業單位日常運轉中，文書檔案管理是一項基礎性工作，但同時也是一項十分重要的工作。基礎性主要是指文書檔案是事業單位日常運轉中的重要信息載體，承擔著上傳下達的職責，且每天都會有一些新的通知接收、一些新的文件發出，是一項常態化、程序化的工作。重要性則體現在事業單位社會服務職能的實現離不開日常文書的運轉，文件接收、傳閱的及時性決定領導對上級要求把握的時效，同時也決定工作部署與開展是否能夠有充足的時間。同時，每個文件中的內容都是事業單位工作開展的指導，而事業單位內各個部門與科室的工作情況的反饋最終也是以文書形式存在。此外，文書檔案還是事業單位日常工作開展的重要依據，即許多工作開展都需要以過往的文件精神為依據，以之前的工作成效為參考，因此日常工作中需要對以往文書進行查閱，這也離不開文書檔案的管理。由此可見，文書檔案管理在事業單位內發揮著信息中樞的作用，是事業單位日常運轉中不可或缺的一環。

2 事業單位文書檔案信息化管理及其現狀

文書檔案信息化管理實際上就是將以往紙質的文書檔案管理工作以計算機和信息網絡技術下的管理進行替代，文書內容的載體由紙質變為數字化文檔，文書傳遞的方式由紙質傳閱轉變為網絡傳閱，而文書檔案的管理則由各種計算機軟件進行記錄和匯總，從而在進行文件查閱時在計算機軟件中按照關鍵詞、時間等進行搜索。可以說，文書檔案的信息化管理以數字化形態取代了以往的紙質文書形式，有助于無紙化辦公的實現和文書檔案管理效率的提升。但從當前事業單位信息化管理的實際情況看，其中仍存在不少問題。

首先，文書檔案信息化管理并未完全取代紙質文書管理。雖然國家一直在大力倡導無紙化辦公和機關節能，但實際上信息化管理仍然與紙質文書檔案管理并存。這主要是因為事業單位領導層年齡較大，其長期習慣于紙質文書的批閱，且不熟悉現代計算機和信息網絡的運用，所以文書傳閱過程仍然還是以紙質文書為主。文書的信息化傳遞大多是在部門與部門之間。此外，現階段事業單位的文書檔案每年仍需要集中向當地檔案館進行呈遞并由檔案館對文書檔案進行統一收錄，而這也是以紙質形式進行存檔的，所以日常文書檔案管理中還是需要有紙質文書存在以為存檔所用。上述這些因素就共同造成了當前文書檔案信息化管理并未完全取代紙質文書的問題。

其次，文書檔案信息化管理信息化程度不足。目前，國家已經建立起了覆蓋全國的電子政務內網系統，這一系統從中央到鄉鎮層層連通，已經初步實現了電子公文的信息化傳遞。但這其中也存在一些不足，如電子政務內網系統的功能性較為欠缺，一些文書檔案管理中需要用到的功能并不具備，整個系統縱向連接暢通，而橫向連接不足，許多同級單位間并未實現連通，這就導致文書傳遞過程中出現不暢的問題。此外，事業單位內部并未針對文書檔案的存儲、管理建立起專門的信息化管理系統，這也使得文書檔案管理仍有許多工作如文件的簽收、清退等需要依靠紙質文件登記簿來完成。

3 事業單位文書檔案的信息化管理的發展建議

3.1 加快便攜式文書檔案收發工具的推廣應用

在無紙化辦公推行的過程中，紙質文件的存在一直都是文書檔案信息化管理的重大阻礙。從上述紙質文書存在的具體原因不難看出，如何讓事業單位領導層改變紙質文書批閱習慣，轉而使用數字化工具進行文書瀏覽與批閱就成為關鍵。在這一方買，推進便攜式文書檔案收發工具的推廣應用是一個有效措施。這是因為當前智能手機、平板等終端設備的普及使得無論年齡大小都具備基本的便攜式智能終端的操作能力，且這種便攜式設備也可以滿足事業單位領導人員隨時隨地進行辦公的需求，所以對便攜式文書檔案收發工具的推廣應用可以逐漸轉變其使用紙質文書的習慣，進而逐漸減少事業單位中紙質文書存在的數量。但在具體實施中，應該確保便攜式文書檔案收發工具能夠與電子政務內網系統相連接，如此就可以實現統一系統上的文件收發，最大程度上保證文書的安全性，杜絕文件泄露的可能。

3.2 積極與專業軟件企業合作進行文書檔案信息化管理系統的開發

鑒于當前事業單位文書檔案信息化管理系統的缺位以及現有系統功能性上的不足，就需要事業單位重視起文書檔案信息化管理工作，積極與社會上的專業軟件開發企業合作開發出能夠真正滿足日常文書檔案管理需求的信息化管理系統。一方面，事業單位文書檔案管理人員要向軟件企業人員提供自身在工作上的詳細需求，將文書檔案管理的具體工作流程、管理目標等提供給開發人員，然后由軟件開發人員以需求為導向進行信息化管理系統的開發，從而使文書管理人員可以將以往的線下管理工作遷移到信息管理系統中，實現文書的數字化存儲、分類，同時也為事業單位其他部門與科室人員查閱資料提供便利。另一方面，事業單位需要結合實際文書檔案管理的需求不斷對信息化管理平臺的功能性進行調整完善，從而使文書檔案管理可以全面實現高效的信息化管理。

3.3 提升文書檔案信息化管理意識與素質

就目前而言，大多數事業單位的文書檔案管理人員并不具備良好的信息化管理意識，在信息化管理素質上也存在明顯不足。這就需要事業單位重視起文書檔案管理工作并強化其管理意識和素質。一方面，事業單位應在單位內部展開文書檔案信息化的宣傳培訓，鼓勵所有人員都積極運用信息化技術去進行文件收發和編制工作，從而形成一個依靠信息化技術進行辦公的內部氛圍。另一方面，要優化文書檔案管理人員的年齡結構配置，確保崗位上既有年輕人，又有年紀較大但具有豐富工作經驗的人，從而分別發揮兩者在信息技術和檔案管理方面的優勢，形成優勢互補，從而使檔案管理人員既具有豐富的管理經驗，又能夠具備良好的信息化管理意識和素質。

4 結語

綜上所述，雖然當前事業單位文書檔案信息化管理上還存在一些問題，但其卻是文書檔案管理工作的未來趨勢。因此事業單位必須通過便攜式文書收發工具的推廣應用、信息化管理系統的開發以及人員意識與素質的提升層面著手去改善當前文書檔案信息化管理現狀，從而使文書檔案管理工作更好地發揮出自身信息中樞作用。

參考文獻

[1]凌小英.信息化背景下優化事業單位文書檔案管理的措施[J].辦公室業務，2020（11）：101+103.

[2]李歌.機關事業單位文書檔案電子信息化的管理[J].電子世界，2020（02）：78-79.

[3]張雪.事業單位文書檔案信息化建設分析[J].蘭臺內外，2019（18）：25-26.