新形勢下辦公室工作崗位職能研究

孫輝

關鍵詞：辦公室工作崗位 ?職能

一、引言

在新形勢下，辦公室的管理工作也應相應調整，緊跟時代的步伐，采取各種措施解決出現的問題，努力使管理工作與時俱進。對此，分析和研究新形勢下辦公室工作崗位職能具有極其重要的現實意義。

二、傳統辦公室工作內容和特點

（一）傳統辦公室管理工作的內容

對于辦公室，管理的主要內容是：管理日常工作程序、計劃和安排活動、實施活動、管理和控制活動、檢查和上崗活動、獎懲監(jiān)督活動以及會議管理、文檔和文件管理、檔案管理、行政資金管理、總務物流管理等。簡而言之即是行政事務和服務。

（二）傳統辦公室管理工作的特點

從傳統辦公室崗位工作特點來看，辦公室工作代表著“繁重”，“苦澀”、“雜項”和“困難”。它是間接的、直接的、全面的、可維護的和機密的，具有突擊性、程序性和及時性等特點。辦公室是組織的重要有機組成部分，但它不是組織的核心業(yè)務組織，辦公室工作不會直接產生經濟效益。

三、新形勢下辦公室管理工作面臨的問題

（一）傳統思維模式制約

辦公室工作人員在工作中缺乏積極思考，對其他行業(yè)，甚至辦公室職工本身都對辦公室功能有誤解。沒有完全意識到辦公室工作的重要性，認為辦公室工作是要處理一些簡單的任務，辦公室職員每天仍沉浸在各種瑣碎的事情中，科學管理程度低。

就目前的情況而言，關于辦公室管理的理論研究相對較少，并且落后于其他管理研究領域。由于理論研究的落后，導致在辦公室的實際工作中對職工自己的工作缺乏新的科學認識，缺乏客戶意識和服務意識。

（二）人力資源配置不合理

辦公室任務的執(zhí)行程度最終由辦公室人員確定。因此，辦公室工作的成功取決于職工的素質。大多數上班族通常在日常事務上花費大量精力，但由于時間緊迫或其他原因而缺乏系統地學習管理理論知識。一些辦公室工作人員對該職位的業(yè)務了解較淺，操作程度很高，并依賴于工作經驗。辦公室人員的理論和專業(yè)素質對辦公室工作效率有很大影響。

（三）運行機制不順暢

辦公室工作崗位與特定的辦公室工作結合使用時，許多高級管理方法和機制顯得落后。

盡管5S精細化管理在中國已經有了十多年的發(fā)展歷程，但在辦公應用中還沒有得到充分運用。盡管大多數組織的辦公室也制定了管理計劃和績效評估方法，但是由于辦公室人員相對較少，分工不詳細，并且每個職工都有多種角色，因此每個兼職工作都必須取得優(yōu)異成績。

四、新形勢下辦公室工作基本職能拓展

（一）政務辦理集成模塊化

集成模塊最初是微電子術語。管理中集成模塊化的概念是指使用某種過程設計將相關的工作內容，工作對象和工作時間整合在一起，以形成快速響應的日常工作。在多年的實踐中，以地方政府設立的政府事務中心為典型的集成模塊化辦公室，突出了其集成，低消耗和高效的優(yōu)勢。

集成模塊化管理的優(yōu)點是減少內部消耗，提高效率并改善組織形象。在日常工作中，辦公室工作人員應積極考慮優(yōu)化業(yè)務流程和方法，整合簡單高效的業(yè)務流程，并增強自己的能力，同時加深對工作的理解，改善辦公室工作的外部形象和感知。

（二）管理工作法制化規(guī)范化

使管理工作合法化，依法規(guī)范和規(guī)范管理工作的所有活動和環(huán)節(jié)，并使管理工作的技術方法、協調方法、行為方法、步驟和程序合法化。

在辦公室管理合法化，規(guī)范化的過程中，應注意以下幾點：第一，必須加強流程審批管理。通過促進簡化的行政管理和權力下放，權力和職責清單清晰明了，工作流程的批準和管理得到加強和標準化;第二，必須加強計劃管理，轉變觀念，設計科學合理的程序;第三，應充分參與專家論證，風險評估，合法性審查和集體討論重大決定的法定程序，以確保重大決策程序合法、公開、明確。

五、結束語

新形勢下，為了改善辦公管理方式，提高辦公管理水平，必須更加重視辦公工作。只有不斷優(yōu)化辦公室的硬件設施和工作環(huán)境，積極推動辦公室的機制體制建立，倡導團隊合作，才能使辦公室的功能得到更好地發(fā)揮。

參考文獻

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