企業(yè)財(cái)務(wù)信息化應(yīng)用和設(shè)計(jì)

邵東東

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)管理? 信息化應(yīng)用和設(shè)計(jì)

一、企業(yè)財(cái)務(wù)管理面臨的突出問(wèn)題

企業(yè)一般會(huì)經(jīng)歷初創(chuàng)期、成長(zhǎng)期、成熟期、轉(zhuǎn)折期，每個(gè)階段的財(cái)務(wù)管理手段不同，財(cái)務(wù)信息化也是如此，初創(chuàng)期信息化多數(shù)為記賬軟件與手工并行，一般滿足日常的財(cái)務(wù)核算為主，隨著企業(yè)的發(fā)展進(jìn)入成長(zhǎng)期，特別是產(chǎn)銷(xiāo)一體的企業(yè)，這個(gè)階段的企業(yè)，財(cái)務(wù)管理一般表現(xiàn)以下幾個(gè)方面：

（1）收款與發(fā)貨不能有效匹配，導(dǎo)致發(fā)貨效率低下

在預(yù)收款的企業(yè)，客戶向銷(xiāo)售人員報(bào)送訂貨數(shù)量，業(yè)務(wù)人員傳遞銷(xiāo)售訂單至管理部門(mén)，客戶向企業(yè)轉(zhuǎn)款，財(cái)務(wù)人員查詢網(wǎng)銀收款記錄，制作收款憑證，訂單管理到財(cái)務(wù)查詢貨款是否收取，最后傳遞至倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨，整個(gè)流程，純手工操作，一個(gè)訂單可能會(huì)超過(guò)5天時(shí)間，效率非常低下。

（2）企業(yè)成本核算模糊，不能有效進(jìn)行成本控制

手工成本核算，往往根據(jù)總的消耗進(jìn)行分配和分?jǐn)偅荒軠?zhǔn)確對(duì)應(yīng)到每一生產(chǎn)訂單和產(chǎn)品中，導(dǎo)致單品項(xiàng)成本不精確，沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，不能指導(dǎo)生產(chǎn)進(jìn)行成本控制。

（3）數(shù)據(jù)分析滯后，不能及時(shí)指導(dǎo)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)

傳統(tǒng)的核算，各個(gè)模塊數(shù)據(jù)未打通，往往每月關(guān)賬后，才出具本月的經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)滯后，不能及時(shí)分析每日的經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)，為經(jīng)營(yíng)決策提供支撐。

（4）資金未統(tǒng)一集中管理，導(dǎo)致集團(tuán)化企業(yè)資金分散，資金周轉(zhuǎn)效率低下。

（5）存貨無(wú)貨齡和批次管理，不能有效進(jìn)行先進(jìn)先出出入庫(kù)，會(huì)導(dǎo)致存貨周轉(zhuǎn)效率低、過(guò)保質(zhì)期的風(fēng)險(xiǎn)。

以上面臨的財(cái)務(wù)管理問(wèn)題，歸根結(jié)底是沒(méi)有集成的信息化系統(tǒng)給予支持，導(dǎo)致企業(yè)財(cái)務(wù)管理相對(duì)滯后和薄弱。

二、財(cái)務(wù)信息化應(yīng)用和設(shè)計(jì)方案

針對(duì)傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)信息化存在的問(wèn)題和矛盾，如何設(shè)計(jì)和解決問(wèn)題，使企業(yè)各項(xiàng)數(shù)據(jù)真正的動(dòng)起來(lái)，將財(cái)務(wù)人員真正的從賬房式核算向管理型財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型，業(yè)財(cái)融合、打通企業(yè)各項(xiàng)數(shù)據(jù)鏈。

（一）企業(yè)信息化項(xiàng)目組

財(cái)務(wù)信息化必定會(huì)帶動(dòng)公司全面信息化的實(shí)施，財(cái)務(wù)信息化是統(tǒng)籌全局的信息化，企業(yè)應(yīng)作出信息化戰(zhàn)略，成立信息化戰(zhàn)略委員會(huì)，信息化戰(zhàn)略委員會(huì)一般由公司總經(jīng)理任主任，IT、財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售、倉(cāng)儲(chǔ)、人事等部門(mén)主管任成員，同時(shí)成立各模塊項(xiàng)目組，由主管任組長(zhǎng)，選取信息化關(guān)鍵用戶和一般用戶。

（二）業(yè)務(wù)流程梳理

項(xiàng)目管理成立后，要組織對(duì)現(xiàn)有業(yè)務(wù)、流程進(jìn)行梳理。要從前端至后端，各個(gè)流程均要列出;梳理重復(fù)性、手工類的作業(yè)，用信息化替代;采用思維導(dǎo)圖，將業(yè)務(wù)模塊進(jìn)行細(xì)化;制定公司核訣權(quán)限流程，實(shí)施內(nèi)控節(jié)點(diǎn)管控。

（三）信息化平臺(tái)的選型與確定

市場(chǎng)上信息化軟件和平臺(tái)居多，可以選取適合企業(yè)的軟件，信息化平臺(tái)要符合集成管理架構(gòu)，能夠?qū)崿F(xiàn)業(yè)財(cái)一體化運(yùn)行，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)能夠?qū)崿F(xiàn)互聯(lián)互通。

（四）信息化藍(lán)圖的設(shè)計(jì)與應(yīng)用

信息化藍(lán)圖設(shè)計(jì)，應(yīng)關(guān)注企業(yè)的每一道環(huán)節(jié)，做好入口和出口兩個(gè)的管控，同時(shí)要結(jié)合企業(yè)內(nèi)部控制要求，設(shè)計(jì)出行之有效的流程和操作指南，并將這些流程應(yīng)用到信息化中。

1、企業(yè)組織架構(gòu)和模式的設(shè)計(jì)

企業(yè)組織架構(gòu)是按照法律、章程明確各部門(mén)權(quán)限的一個(gè)組織，企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定科學(xué)、高效、制衡的組織體系，組織架構(gòu)一般分為集權(quán)型和分權(quán)型，根據(jù)集分權(quán)程度大小，又分為財(cái)務(wù)管理型、戰(zhàn)略管理型、操作管理型的模式，三種模式各有利弊，一般在企業(yè)成立初期、單一產(chǎn)業(yè)領(lǐng)域可選擇操作管理型的組織。組織架構(gòu)確定后，應(yīng)根據(jù)以下各模塊，制定企業(yè)的核訣權(quán)限流程。

2、訂單與收款流程設(shè)計(jì)

訂單與收款流程包含銷(xiāo)售訂單的下達(dá)、收款控制、倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨、到貨確認(rèn)、銷(xiāo)售發(fā)票流程。企業(yè)應(yīng)將CRM系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、資金系統(tǒng)、庫(kù)存系統(tǒng)、金稅開(kāi)票進(jìn)行無(wú)縫連接，實(shí)現(xiàn)客戶終端自助下單、銷(xiāo)售訂單自動(dòng)審核派單、倉(cāng)庫(kù)自動(dòng)接收發(fā)貨信息，依據(jù)審核確定的銷(xiāo)售訂單自動(dòng)扣款并記賬或客戶打款后自動(dòng)識(shí)別并記賬，同時(shí)開(kāi)票信息通過(guò)系統(tǒng)傳輸?shù)浇鸲悾_(kāi)具增值稅發(fā)票。此流程還用考慮銷(xiāo)售退貨、免費(fèi)訂單、銷(xiāo)售折扣折讓、客戶授信業(yè)務(wù)，依據(jù)公司實(shí)際業(yè)務(wù)來(lái)完善。

3、采購(gòu)與付款流程設(shè)計(jì)

采購(gòu)與付款流程包含物資采購(gòu)、供應(yīng)商選擇、價(jià)格談判、合同或訂單、到貨檢驗(yàn)、采購(gòu)入庫(kù)、付款等，企業(yè)應(yīng)建立完善的采購(gòu)控制流程，并將這些流程通過(guò)信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)和控制，要能實(shí)現(xiàn)采購(gòu)訂單系統(tǒng)出具，到貨檢驗(yàn)與QMS系統(tǒng)對(duì)接，扣罰與退貨通過(guò)系統(tǒng)傳輸和控制。財(cái)務(wù)付款是最后環(huán)節(jié)，應(yīng)設(shè)計(jì)賬期管理，賬期日自動(dòng)生成系統(tǒng)付款單，審批后傳輸至資金管理系統(tǒng)準(zhǔn)備付款。此流程還應(yīng)考慮采購(gòu)?fù)素洝⒈P(pán)點(diǎn)、預(yù)制發(fā)票等業(yè)務(wù)。

4、費(fèi)用與報(bào)銷(xiāo)流程設(shè)計(jì)

費(fèi)用與報(bào)銷(xiāo)包含事前審批、審核付款，企業(yè)應(yīng)制定有效的審批流程，減少人工作業(yè)，提高效率。企業(yè)可上線費(fèi)銷(xiāo)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程全系統(tǒng)化審批，中小型企業(yè)可基于OA系統(tǒng)進(jìn)行開(kāi)發(fā)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的事前審批、預(yù)算費(fèi)用凍結(jié)、事后憑票報(bào)銷(xiāo)，此流程還應(yīng)與資金系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，滿足付款信息自動(dòng)傳輸。

5、資金管理流程設(shè)計(jì)

資金管理包含籌資、投資、資金運(yùn)營(yíng)，資金信息化建設(shè)前期應(yīng)著重對(duì)資金收付款進(jìn)行管理，建立嚴(yán)格的授權(quán)、審批、過(guò)程實(shí)時(shí)監(jiān)控流程。集團(tuán)化企業(yè)可以建立資金管理部，建資金池業(yè)務(wù)，實(shí)行資金統(tǒng)一集中管理，上線第三方資金管控平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)銀企互聯(lián)，做到資金計(jì)劃控制、銀行自動(dòng)對(duì)賬、上收下?lián)堋⒙?lián)動(dòng)支付，資金管理部獨(dú)立核算，實(shí)施“收支兩條線”。資金管理系統(tǒng)還應(yīng)與ERP系統(tǒng)、OA系統(tǒng)進(jìn)行互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)收款記賬、自動(dòng)付款記賬。

6、生產(chǎn)與成本核算流程設(shè)計(jì)

生產(chǎn)與成本核算流程包含生產(chǎn)投料、產(chǎn)出、成本歸集與分配、輔助成本分配等，一個(gè)好的成本管理體系，能夠核算出每項(xiàng)單品的成本要素，并計(jì)算出具體盈利水平，企業(yè)成本管理要通過(guò)具體的方法和工具進(jìn)行控制。企業(yè)成本管理應(yīng)精細(xì)化設(shè)計(jì)，一般應(yīng)涵蓋成本要素模塊、成本中心模塊、內(nèi)部訂單模塊、產(chǎn)品成本計(jì)劃模塊、成本對(duì)象控制模塊、物料分類賬模塊、成本卷積模塊。

建議采用標(biāo)準(zhǔn)成本法，以預(yù)先確定的標(biāo)準(zhǔn)成本為基礎(chǔ)，用標(biāo)準(zhǔn)成本與實(shí)際成本進(jìn)行對(duì)比分析，通過(guò)差異分析，加強(qiáng)成本控制、評(píng)價(jià)管理績(jī)效。

生產(chǎn)成本控制流程應(yīng)包括標(biāo)準(zhǔn)成本制定、生產(chǎn)訂單下達(dá)、生產(chǎn)領(lǐng)料流程、生產(chǎn)報(bào)工、產(chǎn)品入庫(kù)、生產(chǎn)退料、生產(chǎn)訂單結(jié)案、成本卷積、差異分析。

三、結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)的快速發(fā)展離不開(kāi)信息化工具的實(shí)施，財(cái)務(wù)信息化是基于生產(chǎn)、銷(xiāo)售等供應(yīng)鏈一體化信息化的集成開(kāi)發(fā)，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)信息化的布局，依靠信息化技術(shù)提高企業(yè)的生產(chǎn)、銷(xiāo)售、發(fā)貨、財(cái)務(wù)等各項(xiàng)運(yùn)營(yíng)效率，進(jìn)而助推企業(yè)快速發(fā)展。

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