檔案管理在辦公室工作中的重要性分析

王釗

摘 要：在辦公室工作中，檔案管理不僅可以為部門領導進行科學決策的制定提供參考依據，同時也能夠有效提高辦公室業務的執行效率。為此，本篇文章有針對性地提出了幾點加強檔案管理工作的措施建議，供參考。

關鍵詞：檔案管理;辦公室工作;檔案工作

一、前言

檔案資料對于單位的可持續發展至關重要，其中記錄著各項經營決策與成長經歷。通過開展檔案管理工作，不僅可以幫助單位針對上一階段的業務水平展開客觀總結，進而對后續經營決策的調整提供參考依據。而且還能夠對未來的發展趨勢做出準確判斷，制定出更加適合可持續發展的任務目標。而在辦公室的業務工作中，檔案管理同樣也發揮出了重要的核心作用，可以有效提升不同階層經營決策方案的準確性，保證辦公室工作的順利進行。

二、檔案管理在辦公室工作中的重要作用

1.為科學決策提供參考依據

在當前的時代發展背景中，國有企業的決策層工作任務主要包括如下兩個方面：其一是從客觀的角度入手來綜合分析單位現階段的運行情況;其二是對未來的發展方向展開科學探討，從而給出相應地決策方案。而在辦公室工作中，檔案管理工作可以為各項業務的順利進行提供重要的參考信息，以此來保證經營決策結果的可行性與科學性。在上文中有所提及，檔案資料中全方位的記載了單位在不同發展歷程中的重要事件，而辦公室工作的主要任務是為單位內的其他部門提供輔助，因此可以與檔案管理工作相輔相成、相互補充。

2.有效提高辦公室工作效率

在事業單位中，檔案管理工作不僅是行政部門的核心樞紐，同時在決策部門中也發揮出了十分關鍵的指導性作用。檔案管理工作除去要完成基本的任務內容以外，同時還需要對現有的檔案信息資源進行加工，同時進一步擴大檔案管理的輻射范圍，深入挖掘檔案資源的現實價值。而在辦公室工作中，通過逐步完善檔案數據網絡體系，不僅可以促進辦公室自動化建設工作的順利落實，同時也能夠有效解放人力資源，將基本的文稿修改和起草工作進行電子化處理，全面提高工作效率的同時減少人力資源的成本支出。

3.促進單位的良好發展

在檔案信息中全面且準確地記錄了單位在不同階段內的發展情況，因此通過加強對檔案資源的解讀與分析，將幫助單位準確了解自身的綜合實力，從而找出更加適合自己的發展方向。由于辦公室工作的主要任務是為其他部門提供輔助支持，因此通過加強檔案信息管理，將為辦公室工作體系的完善提供資源支持。在日后的工作中，檔案管理工作的積極價值將體現得更加順利，尤其是在制定各項經營決策時，在檔案資源的幫助下，辦公室工作的輔助作用得以明顯提高。

三、檔案管理在辦公室工作中的應用建議

1.協調好工作內容

通常情況下，事業單位的檔案整理工作會在每年的年底或年初開展。但在此時，辦公室工作也進入了十分繁忙的階段，每天的工作任務包括工作總結制定、考核方案規劃、工作計劃完善等，同時還需要整合多方資源來準備各種類型的材料，以此來應對即將到來的各種檢查，保證年度會議的順利進行。針對這一現象，為了能夠充分發揮出檔案管理工作的積極作用，則必須要提前協調好檔案管理與辦公室工作之間的合作關系，根據不同工作內容的重要性來分清主次，規劃出行之有效地時間表，進一步明確時限。此外，辦公室領導也要督促工作人員做好時間規劃，避免因工作內容過多而出現紕漏，對后續步驟的順利進行帶來負面干擾。需要格外強調的是，檔案管理工作也要牢牢把握住年底工作總結的重要時期，積極整理和歸檔各種資料資源，做好相應地查漏補缺工作。在這一階段中，可以更加準確地排查出檔案管理工作中所存在的不足之處，并及時做好歸檔處理。整體而言，如果能夠妥善協調好檔案管理與辦公室工作之間的關系，將能夠使得兩者相互促進和相互扶持，提高工作效率。

2.合理利用信息技術，盡快實現無紙化辦公

在當前的時代背景下，信息技術已經被廣泛應用到了檔案管理與辦公室工作中。相比較而言，傳統模式的紙質檔案管理不僅占用了很多的空間，同時在分類處理上也存在著很高的難度。為此，在日后的檔案管理工作中，需要盡快落實無紙化辦公模式，辦公室工作人員應當全面提高自身的信息技術水平，需要熟練運用各種類型的辦公軟件，同時將每次會議的主要內容和傳遞出的精神編輯成文字，將其存入到電腦中，以此來實現檔案信息的電子化處理。不難想象，無紙化辦公具有十分明顯的優勢，不僅可以幫助單位節約存放紙質檔案的空間，使得檔案資源更加有利于分類、整理、傳輸，而且還可以方便管理者和編輯者在極短的時間內搜索到所需要的檔案資源信息。此外，無紙化辦公的安全性也更高，檔案管理者不用再擔心紙質檔案被蟲蛀、鼠咬，或者在運輸過程中丟失，管理更加高效。

3.做好檔案分類，注意保密工作

在上文中有所提及，雖然無紙化檔案管理工作的安全等級較高，但仍然不能忽視其保密工作。

相較于紙質檔案而言，電子檔案所面臨的安全威脅在于容易泄露，經常會受到黑客或病毒的攻擊。因此，無論是檔案管理人員還是辦公室人員，都必須要充分認識到電子文件保密工作的重要性，在日常的工作中需要保持12分警惕，嚴格做好檔案分類工作。根據辦公室工作的主要要求來制定出保密條例，嚴格遵守相關條例來進行規范操作。在辦公的過程中，對電腦進行斷網處理，尤其是對保密級的文件而言，需要進行妥善保管。所有辦公室人員都應簽訂保密協議，做到不傳密、不泄密、不賣密。

4.加強日常學習

在信息時代中，各種新型的信息技術層出不窮，知識的更新速度也在逐步加快。為了能夠更好地勝任檔案管理辦公室工作，則必須要利用日常時間來逐步豐富專業知識。每一位檔案管理者都要樹立起應有的憂患意識，除去要不斷強化自身的業務水平以外，同時還應當積極學習先進的檔案管理方法，協調好日常的檔案管理與辦公室工作。

四、結束語

綜上所述，在當前的信息時代中，務必要合理平衡好檔案管理與辦公室工作之間的關系。積極運用信息技術和先進的管理的念來提升檔案資源的應用效率，使得辦公室業務得以順利開展。

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