鐵路企業報銷管理系統的研發與應用

王 龍，春 意，孫 晶，麻 磊

（中國鐵道科學研究院集團有限公司 電子計算技術研究所，北京 100081）

鐵路企業報銷管理是加強財務管理，嚴格財務開支范圍和標準，規范審批程序和權限，明確費用支出歸口部門的重要手段[1-2]，是控制企業經營風險的重要措施和評價、考核企業經營成果的重要依據[3]。

目前，多數鐵路企業的費用報銷模式還處于手工填報的階段。各類企業的報銷業務雖然基本相同，但鐵路企業下屬單位結構復雜，管理方式不同，審核方式也不盡相同[4]。手工填報的方式雖然能夠基本滿足員工日常報銷的需要，但也存在一些問題，如員工報銷周期長，財務工作量大、易出錯，費用統計分析難度大，費用預算難控制。

通過對各類企業費用報銷系統的調研分析，結合鐵路企業特有的報銷管理模式和費用核算體系，本文從實際出發，解決報銷管理中急需解決的各類問題，設計研發了鐵路企業報銷管理系統。

1 系統總體設計

1.1 建設目標

鐵路企業報銷管理系統是鐵路財務集中化建設的一項核心內容[5]，旨在優化企業經費的報銷和管控流程，提升內部管理層次，改善現有財務管理模式，減輕企業報銷壓力，減少人力資源成本和因工作流程不規范導致的經費差錯[6]。具體建設目標如下。

（1）報銷單據規范化。通過鐵路企業報銷管理系統對報銷單據的內容和格式進行規范化管理，保證財務入賬依據的標準化，為財務核算規范奠定基礎。

（2）審批流程電子化。通過電子報銷單和相應附件的電子化流轉，以及與企業門戶的待辦事項集成和針對報賬費用規則的卡控，在保證審批質量的同時加快審批流程，提高財務核算效率[7]。

（3）信息傳遞自動化。建立與財務5.0系統、合同管理系統、預算管理系統、銀企互聯系統、稅務系統和企業門戶等系統的接口，實現信息快速、準確傳遞，降低人工勞動強度，提高財務工作效率[8]。

1.2 邏輯架構

鐵路企業報銷管理系統的邏輯架構設計如圖1所示。

系統支持企業業務報銷全過程的電子化，員工可隨時隨地通過手機、PC、平板等多種終端設備進行遠程操作，實現日常、差旅、采購、項目等各類費用的報銷，通過自定義審批流滿足各類復雜的審批流管理，同時，支持上傳各類票據進行附件審批。

系統包含報銷申請、費用審批、預算管理、票據管理、權限管理、字典管理、流程管理和報表管理8個功能模塊，滿足了從員工在線填單、業務審批、財務復核、圖像識別、發票查驗到生成會計憑證的整個業務流程。系統集成多個應用系統，與光學字符識別（OCR ，Optical Character Recognition）系統、稅務系統、業務流程管理（BPM，Business Process Management）系統等多種業務、輔助系統無縫集成。

1.3 技術架構

系統技術架構如圖2所示，采用前后端分離設計。前端展現層基于Html 5、CSS、Bootstrap和Vue等技術進行頁面展現，兼容PC、手機等多種設備。后端業務邏輯層采用Spring框架，涵蓋工作流、報表、消息推送、OCR等多種組件，并集成單點登錄，滿足企業門戶集成需求。底層數據庫采用MySQL和Redis進行數據訪問和存儲。

1.4 業務流程

系統通過覆蓋所有費用相關的流程，實現管理制度的有效落地，并在審批過程中將管控方案有效執行，強化鐵路企業的管理規則，提升組織效率。業務流程如圖3所示。

2 系統功能設計

2.1 報銷管理

員工根據要報銷的費用類型填報相應的報銷申請單，在保存或提交申請時，系統根據預先設置的預算規則自動進行費用標準、預算結余額度、項目可用額度等驗證，并給出預警提示；審批人員進行審批處理時，自動結合已發生在審批中的預算提示進行審批操作；財務人員對所有審批通過的報銷單進行核驗，并自動生成會計憑證。

2.2 二維碼掃描

報銷人員在填寫報銷單并提交審核后，系統自動生成二維碼標識，每個報銷單單號對應唯一二維碼，報銷單流轉到財務人員時，財務人員通過掃碼槍對紙質報銷單據的二維碼進行掃描，確認單據已接收，并進行審核。財務審核過程中，可通過掃描單據二維碼快速查找對應的報銷單。

2.3 單據打印

系統可以按照鐵路企業的業務要求設計報銷單據樣式，員工報銷時，經業務部門審核完成后，直接在線打印報銷單據，粘貼紙質票據，并交至財務審核。

2.4 票據管理

員工可以通過手機等設備對原始票據進行拍照，并在提交報銷申請時批量上傳票據照片和電子票據信息。業務部門和財務部門審核時可以查看到每筆報銷單對應的電子票據信息。

系統對上傳的票據進行統一管理，根據票據類型的不同進行分類維護，管理人員可針對時間、報銷類別、報銷人等不同維度進行查詢和預覽。

2.5 流程審批

系統可以根據報銷類型的不同，定義不同的報銷審批流程和審批模板。報銷人員提交報銷申請單，業務部門領導在系統待辦信息列表中會收到相關報銷單申請信息，審批通過后，提交至財務部門審批。財務人員審核通過后，流程結束。具體的流程審批操作如下。

（1）報銷人員提交申請

報銷人員在填寫表單信息并確認無誤后，選擇下一級審批人員并提交。

（2）業務審核

業務部門領導在系統首頁中會收到待辦信息提示，選擇相應的待辦信息進行審核，審核無誤后，選擇通過。

（3）財務審核

財務審核人員在收到待辦信息提示后，對報銷信息與紙質票據進行核對并選擇相應的報銷科目，確認無誤后提交進行財務復核。

（4）財務復核

財務復核人員在收到待辦信息提示后，對財務審核人員提交的報銷單據信息進行復核，確認無誤后點擊審核通過。

（5）駁回

每一級的審批人員在發現單據有問題時，都可以選擇駁回單據。根據實際業務需要選擇駁回到上一級或駁回到報銷人員。

2.6 統計分析

系統提供多維度的報銷查詢和統計功能。管理人員可以根據報銷人、時間、會計科目、項目等維度來查詢報銷記錄，部門領導可以統計各個項目的經費開銷情況，實時掌握各個科目的報銷情況，對于開銷超過預算或不足預算的科目及時進行調整。具體功能如下。

（1）多維度的統計分析報表

自動生成多維度、智能化的分析報表，使得各種統計數據一目了然，能夠幫助決策者進行決策分析。

（2）實時掌控費用支出

隨時查詢當前未提交消費、已申請未支付和已支付費用的情況。預測報銷所需現金需求，為更好地管理現金提供依據。

（3）各類費用報銷分析

能夠直觀展現差旅、會議、通信等日常報銷費用類別及占比情況，及時掌控企業費用的使用情況，加強費用管控。

2.7 基礎數據管理

基礎數據包括項目主數據、科目主數據、成本中心、銀行賬戶、費用類型、結算方式、住宿標準、出差標準、職級字典、地區字典、會議級別，這些數據是進行報銷流程的基礎。其中，科目、項目、成本中心等數據是生成會計憑證的基礎，住宿標準、出差標準等是員工報銷的基礎。

系統管理員可以對主數據進行增刪改查，調整上下級關系，與統一平臺進行數據同步等維護操作。員工在填寫報銷申請時，系統需要從這些基礎數據中取得信息。

2.8 系統管理

系統管理包括對用戶、部門、崗位、角色、權限5個方面的管理，是整個系統運行的基礎。

（1）用戶管理模塊主要實現對用戶的增刪改、分配角色、設置崗位的功能；

（2）部門管理模塊主要實現對部門的增刪改和上下級的管理，部門信息是樹狀結構；

（3）崗位管理模塊主要負責對各部門崗位進行增刪改管理。一個用戶可以設置多個崗位，但是只能設置一個主崗，只有設置主崗后，用戶才可登陸該系統；

（4）角色信息管理模塊主要實現對角色的增刪改和分配權限的功能；

（5）權限管理模塊通過設置菜單名稱和路徑來展示頁面，并提供維護頁面排序和菜單顯示圖標的功能。

2.9 憑證管理

財務審核完成以后，在已審核列表中勾選需要生成憑證的報銷單，點擊批量生成操作，即可生成會計憑證XML文件，并通過在財務5.0系統中進行導入操作，生成預制憑證。同時，系統會自動生成匯總表Execl文件，包含報銷人姓名、身份證號、開戶行、銀行卡號、報銷金額明細等信息，用于財務打款。

3 接口分析

鐵路企業報銷管理系統的建設要制定統一的系統接口規范，通過與財務5.0系統、BPM系統等多種業務、輔助系統間無縫集成，實現信息的有效傳輸和共享。

3.1 BPM系統數據接口

BPM系統通過調用流程信息推送接口，把流程數據推送到報銷系統，實現業務審批流轉。

3.2 財務5.0系統接口

系統通過調用財務5.0系統人員機構模塊接口，獲取組織機構、人員數據，保證基礎數據的一致性，其流程為勾選審核通過的報銷單據，生成匯總會計憑證XML文件，導出到本地PC，再導入到財務5.0系統，減少會計手工做賬時間，提高效率。

3.3 數據服務平臺接口

按照鐵路企業的數據共享管理要求，鐵路企業報銷管理系統需提供相關業務數據的同步和共享服務，可通過定時同步和手動同步的方式推送數據到數據服務平臺，滿足各業務系統間數據共享需要。

4 關鍵技術

4.1 前后端分離設計

系統采用前后端分離設計，前端使用基于Vue.js的前端框架，兼容PC、手機等多種設備。后臺使用Spring Boot框架，基于業務拆分多個微服務，支持分布式部署，便于系統維護更新。

4.2 集成各類服務接口

建立同其他業務系統的接口，實現數據交換和信息共享。系統集成了BPM系統接口、財務核算系統接口，支持流程的可配置，將報銷系統生成的會計憑證推送到財務核算系統。

4.3 可視化統計分析

利用數據可視化技術，實現各層級單位和用戶自定義、多維度的數據統計、查詢功能，提高管控時效性，便于實施績效評價。系統支持各種復雜報表的配置和呈現，方便各單位、各類報表的查詢、導出和上報。

4.4 分級管理

對基礎數據進行分級管理，鐵路企業各個單位可以根據需要配置企業管理員、部門管理員的管理范圍，并逐級進行基礎數據和審批數據的維護，分散基礎數據的維護工作量。

5 結束語

鐵路企業報銷管理系統于2019年1月在烏魯木齊局集團有限公司和廣州局集團有限公司正式上線，使用情況良好，系統運行穩定。系統上線前，員工報銷從填單審批到財務審核過賬一般需要2～3個星期甚至更長的時間，系統上線后，員工報銷基本上在1～2個星期內完成，報銷效率提高近50%，同時，改善了員工的報銷體驗。

該系統結合鐵路企業實際，為鐵路企業員工提供了一個靈活、快捷的網上報銷自助服務平臺，實現了報銷業務的網上自助申請、單據填報和打印、流程審核，以及統計分析，同時，保障了系統的安全透明和業務的嚴謹規范。該系統雖然解決了鐵路企業報銷的一些棘手問題，但還有許多有待完善的地方。未來需要進一步與其他業務系統深度集成，優化系統業務架構，實現財務數據共享和集中處理，真正達到業財融合。