探究檔案管理工作者應(yīng)具備的素質(zhì)和能力

崔巍

摘? 要：當(dāng)前社會(huì)科學(xué)技術(shù)已經(jīng)極大便利了生活，信息化發(fā)展給各行各業(yè)帶來了巨大的改變，信息技術(shù)給檔案管理工作帶來了新的發(fā)展機(jī)育的同時(shí)，也帶來了新的行業(yè)要求，對(duì)檔案工作者的素質(zhì)和能力也提出了新的要求。

關(guān)鍵詞：檔案管理;工作者應(yīng);素質(zhì)和能力

采用現(xiàn)有工具無法在合理時(shí)間范圍內(nèi)對(duì)檔案進(jìn)行管理、處理和整理，適當(dāng)放寬數(shù)據(jù)精準(zhǔn)度的要求，對(duì)檔案管理工作提出新期待，工作崗位對(duì)工作者不斷提出新要求，員工就要多多學(xué)習(xí)不斷滿足這種要求，檔案管理工作者的技術(shù)應(yīng)當(dāng)保持在行業(yè)發(fā)展前沿。

一、善用溝通技巧，提高檔案管理者的思想素養(yǎng)

溝通技巧在人與人之間的交流中重要性已經(jīng)不言而喻，企業(yè)采用多樣化的溝通技巧，加強(qiáng)與檔案管理員工的溝通交流，可以了解員工思想認(rèn)識(shí)水平，拉近人與人之間的距離，還可以及時(shí)緩解工作中的各種矛盾。匯集行業(yè)發(fā)展合力需要管理部門本身樹立以人為本的思想，通過溝通交流了解檔案管理者需求，并且滿足員工需求，在溝通交流中，體現(xiàn)出對(duì)員工的關(guān)懷和愛護(hù)，增強(qiáng)員工對(duì)工作的認(rèn)同感。在部門之間的溝通，還可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中的問題，探討解決措施，改進(jìn)目前的工作狀態(tài)。現(xiàn)代青年學(xué)習(xí)能力較強(qiáng)，互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的大浪潮下，提高員工素質(zhì)和能力，匯聚企業(yè)發(fā)展合力的方式更加多樣化，可以利用互聯(lián)網(wǎng)的便捷性和及時(shí)性，與員工進(jìn)行對(duì)話，可以對(duì)員工的先進(jìn)事跡進(jìn)行廣泛報(bào)道，可以在節(jié)假日對(duì)員工表示關(guān)懷和慰問等等，通過互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)與員工溝通內(nèi)容豐富，形式多樣。

例如，檔案管理工作中有很多體力性勞動(dòng)，工作強(qiáng)度大，有時(shí)候時(shí)間還很緊張，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)部門就可以經(jīng)常到職員休息室，了解職員的工作內(nèi)容和工作感知，滿足他們?cè)诠ぷ魃钪械男枨螅Z氣和緩平靜，面帶微笑，心情舒暢，以平易近人的姿態(tài)與員工交流，對(duì)員工的辛勤勞動(dòng)表示感謝，對(duì)他們堅(jiān)持工作的態(tài)度表示敬佩。在溝通中還可以了解到員工工作散漫，積極性不高的問題，對(duì)此采取措施，為員工繼續(xù)工作加油打氣，提高企業(yè)員工向心力。還可以通過微信公眾平臺(tái)、QQ群的方式展現(xiàn)員工工作面貌，表揚(yáng)他們的勞動(dòng)，認(rèn)同他們的工作奉獻(xiàn)，以此加強(qiáng)員工對(duì)企業(yè)的好感。

二、建立健全檔案管理制度，提高檔案管理者的職業(yè)素養(yǎng)

沒有規(guī)矩不成方圓，規(guī)章制度建設(shè)不完善，在實(shí)際行動(dòng)中就無法有序展開檔案管理工作者的職業(yè)素養(yǎng)提高活動(dòng)。有了明文規(guī)定，大家活動(dòng)就有了目標(biāo)，就可以有序提高檔案管理工作中的工作水平和工作效率，就知道該如何進(jìn)行活動(dòng)，提高員工職業(yè)素養(yǎng)也就有了正確路徑和行動(dòng)方向。建立健全檔案管理制度需要發(fā)揮組織引領(lǐng)的作用。有序開展職業(yè)素養(yǎng)活動(dòng)必須要有專門的組織單位，定期開展職業(yè)培訓(xùn)活動(dòng)，確定培訓(xùn)活動(dòng)內(nèi)容，明確活動(dòng)參與人員等等都需要有人負(fù)責(zé)和管理。在有序組織的帶領(lǐng)之下開展的職業(yè)培訓(xùn)活動(dòng)，也會(huì)更受管理工作者的重視，也會(huì)更加認(rèn)真對(duì)待每一項(xiàng)培訓(xùn)項(xiàng)目。負(fù)責(zé)舉辦培訓(xùn)活動(dòng)的單位組織還需要結(jié)合時(shí)代發(fā)展潮流，學(xué)習(xí)兄弟部門的活動(dòng)經(jīng)驗(yàn)，創(chuàng)新活動(dòng)形式和活動(dòng)內(nèi)容，可以結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)開展現(xiàn)代化的培訓(xùn)內(nèi)容，教授最先進(jìn)的管理技術(shù)和管理知識(shí)，使得職業(yè)培訓(xùn)活動(dòng)朝著現(xiàn)代化發(fā)展，朝著大家喜愛的方式發(fā)展，這樣的活動(dòng)開展才有意義和效果。

例如，可以在企業(yè)單位部門選擇幾位負(fù)責(zé)管理培訓(xùn)活動(dòng)的員工。可以是固定人員，也可以是人員輪流負(fù)責(zé)，具體內(nèi)容包括制定培訓(xùn)活動(dòng)執(zhí)行方案，結(jié)合近期的檔案管理任務(wù)，選擇舉辦活動(dòng)恰當(dāng)?shù)牡攸c(diǎn)、時(shí)間等等。也可以由企業(yè)統(tǒng)籌進(jìn)行，選擇一個(gè)培訓(xùn)組織部門，定期開展培訓(xùn)活動(dòng)，具體部門派人參加活動(dòng)即可，將籌辦活動(dòng)的任務(wù)落實(shí)到企業(yè)本身，由此可以在活動(dòng)中滲入檔案管理工作的精神面貌，統(tǒng)籌培訓(xùn)內(nèi)容，強(qiáng)調(diào)職業(yè)素養(yǎng)的落實(shí)，比如側(cè)重培訓(xùn)書寫能力、信息整合能力等等。

三、運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，提高檔案管理者的職業(yè)能力

大數(shù)據(jù)，還可稱之為巨量資料，是現(xiàn)代科學(xué)發(fā)展的必然結(jié)果和計(jì)算機(jī)技術(shù)高質(zhì)量發(fā)展的重要體現(xiàn)。其指的是數(shù)據(jù)量規(guī)模十分巨大，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)匯聚所有需要的信息，對(duì)信息合成之后成能為用戶決策提供積極影響的信息。大數(shù)據(jù)的發(fā)展使得數(shù)字信息化在行業(yè)發(fā)展中極為重要，基于大數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)巨型檔案信息，對(duì)各種檔案信息進(jìn)行整理、加工、匯總，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以幫助檔案管理工作者找到各種數(shù)字之間的規(guī)律，加強(qiáng)檔案管理，方便對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和再次利用。大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展也對(duì)檔案管理工作者的職業(yè)能力提出了新要求，要求檔案管理工作者掌握適當(dāng)?shù)挠?jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫技術(shù)、現(xiàn)代化的信息檢索技術(shù)等等，目前市場(chǎng)上經(jīng)常出現(xiàn)新型的電子檔案管理技術(shù)就要求檔案管理工作者掌握一般計(jì)算機(jī)原理，熟悉電子信息操作，不斷滿足新時(shí)代崗位對(duì)工作者提出的新要求。掌握相關(guān)大數(shù)據(jù)技術(shù)，不斷提高自身操作能力和技術(shù)實(shí)力，需要檔案管理工作者樹立終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，工作不止學(xué)習(xí)不止，具體的學(xué)習(xí)路徑包括繼續(xù)教育、入職前的培訓(xùn)、入職后的溝通交流活動(dòng)等等。

例如，現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，要求檔案管理工作者掌握一般的計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)于年輕人來說，計(jì)算機(jī)操作已經(jīng)不成問題，訪問數(shù)據(jù)庫、進(jìn)入信息管理系統(tǒng)，在系統(tǒng)中操作完成工作內(nèi)容都可以運(yùn)用自如，需要做的是在工作經(jīng)驗(yàn)中不斷深化計(jì)算機(jī)運(yùn)用技術(shù)，可以通過網(wǎng)絡(luò)云課堂、專業(yè)的技術(shù)門戶進(jìn)行自學(xué)，每天抽出一小時(shí)深入學(xué)習(xí)更進(jìn)一步的數(shù)據(jù)庫操作等等。年輕人還承擔(dān)著幫助年長(zhǎng)一代處理信息技術(shù)問題的責(zé)任，手把手教會(huì)年齡大點(diǎn)的員工學(xué)習(xí)電腦基本操作，例如文件傳送、制作檔案管理信息表格等， 在老職員需要的時(shí)候可以提供必要的幫助。各個(gè)檔案管理部門還要主動(dòng)為員工提供學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，可以和大數(shù)據(jù)相關(guān)學(xué)院進(jìn)行合作，聯(lián)合培訓(xùn)企業(yè)員工，將大數(shù)據(jù)的知識(shí)普及到每一位檔案管理工作者面前。

本文從善用溝通技巧、建立健全檔案管理制度、運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)三個(gè)方面提高檔案管理工作者的思想素質(zhì)、職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)能力，以期滿足市場(chǎng)對(duì)管理工作者的新需求。

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