高校辦公室秘書工作中的溝通藝術

林偉璇

摘? ?要：高校辦公室秘書的工作范圍較廣，需要與不同身份的人員打交道，其中涉及到教師、領導人員、學生或者職能部門相關人員等，面對不同的主體其想要達到的目的存在差異，因此在現實情況的指引下，辦公室秘書應當講求貼近主體類型的溝通模式，建立彼此之間的信任。在以上背景下，本文將重點研究高校辦公室秘書在具體工作中如何形成溝通藝術，進而確保工作效率的提升。

關鍵詞：高校辦公室秘書;溝通藝術;策略

作為傳達領導思想并積極反映下級意見的樞紐，辦公室秘書承擔著溝通的重任，起到協調多層次關系的作用，領導人員下發決策需要秘書合理搜集其他責任主體的意見，準確反映各科室對于學校發展以及教育體系構建的可行性建議，從而保證高校朝著積極正向的方向發展。由此可見，辦公室秘書要立足于工作實際，逐步提升溝通藝術，從而更好的應對實際工作的需求。

一、高校辦公室秘書工作的多重溝通視角

（一）溝通內容

高校辦公室秘書并非等同于一般的專職秘書，具有一定的特殊性，需要以高素養作為支撐，由于其面對的主體較多，因此針對不同的主體訴求要設定符合其思想和意識表達的溝通辦法。首先，作為高校辦公室秘書要完成情感溝通，以真誠之心感受對方的實際需求，構建良好和諧的交流氛圍。情感溝通是人特有的交流方式，辦公室秘書要有意識的規范個人行為，做到熱情周到，能夠有效促進信任的產生[1]。其次，需要完成信息溝通，向上傳遞教師、學生和其他主體的請示和基本訴求，向下傳達規章制度、指示命令、會議精神等，其中包含大量的信息和數據。換言之，辦公室秘書需要具備解說者和宣傳者的思維，完善橫向和縱向溝通的任務，其既是信息的接收者同時也是發出者，說明要做好紐帶的各項工作，協調多個部門參與學校管理與建設。最后，辦公室秘書有明確的負責區間，即需要完成何種類型的工作項目，例如：黨建方面、辦公方面等，應當在明確工作重心和內容的基礎上，轉變溝通的形式，維持高校活動的正常開展。

（二）溝通載體

作為高校各層面關系的連通者，辦公室秘書要準確發揮個人職能，努力成為處理和優化關系的載體，若處理效果不盡如人意勢必會影響關系之間的發展。辦公室秘書要準確處理好與領導之間的關系，保持敬畏和寬容之心，面對指責和詢問要準確表明自己的想法，及時向領導反映現階段的發展情況和工作難以推進的原因，適當給出解決意見。同樣，其要與職能部門等建立平等的關系，保持親切的狀態，密切聯系校園內的其他人員，真正做到反饋民情民意，為群眾做好意見反饋的工作[2]。

（三）溝通標準

形成高效溝通的標準是辦公室秘書能夠獲得信任度和支持率，良好的信任環境有助于提升溝通的質量和效率，降低工作難度，對于學校發展的積極作用不言而喻。學生、教師和其他人員能夠對辦公室秘書的工作予以配合是肯定其行為的直觀表現，同時收獲支持也是溝通藝術逐步深化的具體表征，因此在實際活動中要將同步提升支持率和信任程度作為最終目標。

二、高校辦公室秘書工作中的溝通藝術

（一）與領導溝通

在與領導溝通的過程中要掌握好分寸，由于在地位等多個方面存在差異，所以在思考問題方面可能存在著偏差，因此辦公室秘書要盡量站在領導的眼界下思考問題的解決方案，準確把控其心理，維持統一的思想高度，精準對接領導的思維和意識發展方向[3]。而高校工作項目繁多，所面對的事務種類范圍較廣，在報告工作內容的過程中要區分好主次，既要及時又要精確，滿足抓大放小的溝通原則，為領導制定決策意見提供支持，避免出現主次不清的問題，不僅降低了工作的效率，還不利于與領導間形成可靠的溝通關系，自然抑制了工作效果的提升。高校日常活動種類較多，領導無分身乏術難以面面俱到，辦公室秘書要完成信息傳遞和收集的溝通任務，對于其布置的任務和給出的建設決策要對接作用主體，準確傳達，并形成階段性的反饋機制，緊跟決策或者意見的實施進度，并反饋給領導，使其能夠依據進度和合理調度，更為信任秘書。為保證溝通藝術深化和構建的效用，在與領導溝通的環節要保持尊重、誠懇的態度，真實反映現階段的具體情況，使用言簡意賅的語言形式，力求做到精煉，不可出現敷衍了事或者拖泥帶水的問題，簡明扼要，真切反饋，給出可行性意見，有助于營造良好的溝通氛圍。

（二）與教師溝通

除了與領導接觸頻繁外，與教學工作者之間的聯系也較為密切，由于教學工作者所負責的是學校教育層面的活動，具有教書育人的現實作用，因此在溝通的過程中要具備語言藝術，使對方感受到自己的真誠與認可。首先，辦公室秘書要認清自身的地位與作用，合理定位，其作為一名服務于高校多個主體的人員，不僅要上傳下達，還要協調統籌，但并非高仁平一等。部分人員沒能認識到自身特點，對待教師們所反映的事件置之不理，并擺架子，很容易將工作帶入到僵化的層面上，因此要求辦公室秘書要擺正位置，尊重教師。其次，使用平等的對話模式，處處體現出對教師的認可與尊敬，引導其表達出對學校各項舉措的個人觀點，提出優化辦法，有助于從教師的反饋中汲取到管理方面的合理化建議，符合正向有效溝通的基本要求，需要予以重視。最后，教師和教研人員在崗位上默默奉獻，行為高尚，辦公室秘書在于其溝通中要不吝嗇贊美之詞，通過贊美和認可使教師們感覺到其對于自己的理解，建立同理心。而所選用的贊美之詞要圍繞著工作勤懇、無私奉獻、敬業踏實等展開，說明秘書在實際工作環節要有意識的增加此方面的語言詞匯，避免出現詞不達意的情況，有助于建立相互信任的關系，確保各項工作的順利開展[4]。

（三）與學生溝通

大學生是學校學習的主體，學校設定的多方面舉措究其根本是為了提升學生的素養和能力，因而要更為重視與學生之間溝通的過程。部分辦公室秘書認為自身工作范圍與學生的學習、生活間不存在交集，忽視了與其的溝通，以上情況會造成決策難以落地的問題，使得學生沒能領悟上級的精神，抑制了價值觀和人生觀的形成。為轉變上文所述的困境，需要辦公室秘書立足于學生的發育規律和思維方式，深入研究目前不同專業、年級的學生的性格特征，以引導為主，為其增添社會經驗，明確是非黑白。在完成調研工作后，與學生交朋友，做好傾聽者，聽取其最本真的訴求，針對其中困擾學生行為和日常活動的部分給出合理化建議，并將其基本訴求予以整合，及時上報，交由領導審核。重點關注在心理和生理上有缺陷和困難的學生，了解其家庭情況，連同多個責任和教育主體制定解決方案，并提醒領導關注弱勢群體，準確傳達領導們的殷切期盼和貼心關懷，通過多方面的作用幫助其克服難關，便于在學生有需要的時候信任辦公室秘書，講出個人想法。

（四）與業務部門溝通

高校中涉及到多個職能部門，不同的部門負責不同的項目，因此在與其溝通的過程中要注重場合和時機，選擇恰當的時機準確表述來意，并在對方給出反饋時善于傾聽，維持良好的形象，依據所面對的不同部門或者場合選擇合適的說話語氣，保持平和的狀態，符合自身服務者的身份。對于難以在第一時間協調解決的內容要予以保留，準確記錄，時刻帶著正向的情緒處理溝通中傳遞的問題。而有些來訪者情緒較為激動，要在穩定其情緒的基礎上，曉之以理，細致解答疑惑，說明情況[5]。隨著信息技術的不斷發展，高校工作也應當融入信息化材料，建立雙向溝通的網絡，設置意見反饋平臺，定期查看，促進良好工作氛圍的產生。同時，在與業務或者職能部門溝通中很容易遇到表述不清等問題，解決此問題的辦法是要提升表達能力，能夠從不同的層面分析現狀，使用通俗易懂的規范化語言，依據場合和面對的主體的特征調節語氣、語調和語速，在一些較為休閑輕松的場合中可加入幽默的話語，克服溝通障礙。除了保證以上所述的溝通能力外，還要提升書面溝通水平，在辦公室秘書上傳下達的多個環節均涉及到公文起草等方面的工作，因此要能夠區分不同公文的寫作格式、面向的主體，使用特定的語言，完善公文往來的效用，尤其要重視保密級別，為文件的傳送和接收創設值得信賴的空間，確保產生有效溝通。

三、結語

綜上所述，高校辦公室秘書的工作范圍廣、涉及的溝通關系較為復雜，而提升各項工作質量的關鍵在于是否建立了良好的溝通機制，因此要求相關人員具備溝通藝術。依據日常活動中的作用范疇，使用文明語言，尊重每一個溝通的對象，準確反饋教師、學生等的訴求，傳遞給領導，并借助多層面的宣傳方式將領導決策落地，從而深化高校工作效能。

參考文獻：

[1]薛磊.高校辦公室秘書的角色意識漫談[J].智庫時代，2018，47：69-70.

[2]王蕊.有效提高高校辦公室秘書情商的路徑探析[J].北京教育（高教），2019，02：51-52.

[3]黃烏密.論高校辦公室秘書角色定位與職業素養提升策略[J].智庫時代，2019，10：100-101.

[4]孫晏.論當前高校辦公室秘書應具備的素質及提升策略[J].辦公室業務，2017，07：147-148.

[5]張磊述.淺談提升高校辦公室秘書工作效率的思考[J].西部皮革，2017，3908：272.