圖書(shū)資料檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)探究

陰軍

摘 要：隨著時(shí)代的快速發(fā)展，圖書(shū)資料檔案管理也迎合時(shí)代發(fā)展的步伐，傳統(tǒng)的圖書(shū)資料檔案管理已經(jīng)不能滿(mǎn)足人們的需求，把現(xiàn)代的信息技術(shù)應(yīng)用到圖書(shū)檔案管理工作中，使圖書(shū)資料檔案管理更加迎合市場(chǎng)的需求和適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，加速圖書(shū)資料管理的發(fā)展歷程。

關(guān)鍵詞：圖書(shū)資料檔案;信息化管理;優(yōu)勢(shì)探究

引言

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的升級(jí)，各行各業(yè)都積極適應(yīng)新時(shí)代，圖書(shū)資料檔案信息化也踏上了新的征程。圖書(shū)除了承載人們文化修養(yǎng)的寄托之外，更多的是對(duì)文化的傳承，圖書(shū)對(duì)文化進(jìn)行傳承的基礎(chǔ)就是提高檔案管理工作的效率以及積極建設(shè)符合新時(shí)代需求的圖書(shū)。圖書(shū)資料檔案要想實(shí)現(xiàn)信息化管理，就必須積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)理念，適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的需求，從觀念上轉(zhuǎn)變檔案管理工作的內(nèi)容，以先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為支撐，整體提升檔案管理工作的效能，實(shí)現(xiàn)圖書(shū)檔案管理工作高品質(zhì)快速發(fā)展。在現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用快速普及的階段，諸多圖書(shū)已經(jīng)意識(shí)到其優(yōu)勢(shì)，并著手建設(shè)信息化圖書(shū)，但是在信息化檔案管理層面，仍然有一定的差距?；诖?，本文對(duì)圖書(shū)資料檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行相應(yīng)的分析。

一、實(shí)現(xiàn)圖書(shū)資料檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

1. 實(shí)現(xiàn)圖書(shū)資料檔案信息化管理，能夠更高的提升檔案資料的應(yīng)用效率。傳統(tǒng)的檔案管理的體制和形式導(dǎo)致圖書(shū)資料管理工作效率低下，基本都是人工操作，根本就不能滿(mǎn)足現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需求，檔案管理僅僅限于一般意義角度的管理，無(wú)法達(dá)到高效的應(yīng)用。在當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)高速發(fā)展的形式下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域，都可以達(dá)到信息資料共享。實(shí)施信息化建設(shè)和管理模式，不但能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)資源的集中管理，還能夠?qū)n案的信息資源盤(pán)活，為更好的管理檔案打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，使檔案的價(jià)值最大程度地得以體現(xiàn)。所以，改變傳統(tǒng)的圖書(shū)資料管理模式，借助信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，提升圖書(shū)資料的利用效率是檔案管理的必然趨勢(shì)。2. 實(shí)現(xiàn)圖書(shū)資料檔案信息化管理，有利于社會(huì)公眾精神文明發(fā)展。社會(huì)大眾離開(kāi)校園以后，圖書(shū)是他們獲取知識(shí)和信息的主要渠道之一，但是網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展降低了他們對(duì)圖書(shū)的使用效率?，F(xiàn)階段網(wǎng)絡(luò)信息來(lái)源廣泛，而且種類(lèi)繁多，對(duì)圖書(shū)的沖擊很大。為了順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，圖書(shū)必須在管理中加大對(duì)信息技術(shù)的投入，為讀者建立一個(gè)良好的平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)圖書(shū)和讀者有效的溝通，實(shí)現(xiàn)信息的互通，很好的促進(jìn)了廣大公眾的精神文明建設(shè)。

二、圖書(shū)資料檔案信息化管理措施

1.增強(qiáng)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力

就現(xiàn)如今的圖書(shū)檔案管理人員來(lái)看，其專(zhuān)業(yè)素質(zhì)及綜合能力其實(shí)都有較大的提升空間，特別是在信息技術(shù)高速發(fā)展的大背景下，圖書(shū)及社會(huì)對(duì)檔案管理的要求還會(huì)不斷提高，此時(shí)只有強(qiáng)化人員的培訓(xùn)力度，注重增強(qiáng)其專(zhuān)業(yè)素質(zhì)與綜合水平，才能從根本上提高檔案管理的質(zhì)量與效率?？偟膩?lái)講，圖書(shū)可從兩方面進(jìn)行檔案管理人員的培訓(xùn)。第一，專(zhuān)業(yè)技術(shù)能力的培養(yǎng)必須得到足夠的重視，在幫助管理人員不斷更新檔案知識(shí)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的基礎(chǔ)上，使其工作水平能在最大程度上提升;現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)的操作培訓(xùn)也很重要，從而在提高管理效率的同時(shí)，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的重要作用。第二，由于圖書(shū)信息檔案的類(lèi)型十分豐富，所以管理工作也非常復(fù)雜繁瑣，管理人員既需注重時(shí)事類(lèi)檔案與政府文件類(lèi)的管理，也要確保人事檔案管理的質(zhì)量和效率，基于此，除需具備應(yīng)有的專(zhuān)業(yè)技能外，管理意識(shí)也必須納入培訓(xùn)考核之中。此外，圖書(shū)也可通過(guò)責(zé)任制的形式，對(duì)管理人員起到約束、督促的作用，確保其能在保存與整理檔案的時(shí)候，做好檔案建檔和分類(lèi)處理的工作。

2.要安全管理檔案信息化系統(tǒng)

檔案管理信息化，就會(huì)使檔案信息處于開(kāi)放的網(wǎng)絡(luò)空間，圖書(shū)管理工作者在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，就一定要提升自身的安全防護(hù)意識(shí)，要全面重視檔案的安全管理工作，建立健全檔案信息化管理制度、檔案應(yīng)用制度。檔案信息化管理工作形式的建立，就要建立相應(yīng)的電子檔案管理工作體系，通過(guò)檔案管理的相關(guān)制度，規(guī)范檔案管理工作人員的工作行為。檔案管理工作人員要對(duì)身份信息進(jìn)行驗(yàn)證，設(shè)立操作權(quán)限，無(wú)關(guān)人員不能進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行操作。對(duì)檔案數(shù)據(jù)的傳輸和使用都要進(jìn)行安全管理，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全加密。為了更有效的避免數(shù)據(jù)庫(kù)因操作不當(dāng)出來(lái)問(wèn)題，影響數(shù)據(jù)安全，就需要對(duì)整個(gè)檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行異地備份，并和檔案管理信息同步，來(lái)保證檔案管理系統(tǒng)的安全。

3.提高圖書(shū)檔案管理中檔案文件的利用率現(xiàn)如今我們正身處大信息時(shí)代，作為圖書(shū)檔案管理工作人員，需要全面掌握檔案管理技術(shù)，確保電子檔案管理軟件符合圖書(shū)檔案管理工作的需要，同時(shí)要確保檔案管理具備相應(yīng)的軟件和技術(shù)輔助支持以及掃描儀、打印機(jī)等硬件設(shè)備輔助。在對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行歸檔時(shí)，需要合理分類(lèi)檔案，為工作的展開(kāi)提供便利。圖書(shū)檔案的開(kāi)發(fā)利用有助于提高圖書(shū)的服務(wù)水平，所以加大對(duì)各類(lèi)檔案資源的開(kāi)發(fā)力度，提高檔案的利用率有助于提高檔案的科研管理水平。同時(shí)應(yīng)該設(shè)置相關(guān)的權(quán)限，具備權(quán)限才可以有效調(diào)閱圖書(shū)相關(guān)檔案資料，加大技術(shù)創(chuàng)新力度。

4.加強(qiáng)圖書(shū)資料的現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

從工作性質(zhì)來(lái)看，圖書(shū)屬于事業(yè)單位，嚴(yán)重依賴(lài)于地方經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。如果沒(méi)有強(qiáng)勁的經(jīng)濟(jì)作為支撐，那么圖書(shū)的建設(shè)就好比紙上談兵。圖書(shū)信息化管理的工作質(zhì)量，不僅需要擁抱新技術(shù)、新思想，更需要地方政府的財(cái)政支持，只有充足的資金，才有圖書(shū)現(xiàn)代化建設(shè)的基礎(chǔ)。在我國(guó)思想文化建設(shè)不斷深入的當(dāng)下，中央財(cái)政統(tǒng)一撥付的財(cái)務(wù)制度解了燃眉之急。各地方圖書(shū)應(yīng)立足于當(dāng)下，根據(jù)自身發(fā)展的需求，抓住國(guó)家的紅利期，申報(bào)建設(shè)基金，真正讓圖書(shū)信息化建設(shè)工作落到實(shí)處。同時(shí)，國(guó)家應(yīng)將圖書(shū)資源共享，建立起統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)質(zhì)分配。

結(jié)語(yǔ)

以當(dāng)前的信息時(shí)代水平，應(yīng)積極更新我國(guó)圖書(shū)檔案管理系統(tǒng)，來(lái)提高圖書(shū)檔案管理的整體效率。同時(shí)，要高度重視圖書(shū)檔案的管理，并將其引入戰(zhàn)略規(guī)劃體系，積極整合信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)各種圖書(shū)檔案資源的快速準(zhǔn)確匯總和資源共享，確保在信息時(shí)代背景下圖書(shū)檔案管理工作不斷創(chuàng)新和發(fā)展。

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