檔案信息化建設電子檔案管理探索

白潔

摘 要：隨著信息社會發展的深入，我們進入了信息化時代，各行各業特也都迎來了新的變革。在信息化的浪潮中，檔案管理行業也因為信息傳播方式的變化以及信息的“爆炸式”的增長，被賦予了新的使命和要求。很多機構基于這樣的社會形勢，積極探索信息化建設，加強對電子檔案的管理。本論文以電子檔案為切入角度，談一談新時期檔案信息化建設下電子檔案管理工作如何開展，希望對相關人士有所啟迪。

關鍵詞：檔案管理;信息化;電子檔案;建設

隨著電腦使用的普及，大量數據存儲于電腦之中，大量的、重要性的數據資料不再局限在傳統的紙質文本形式，而是以電子的形式被存儲、傳播，如何進行電子檔案的管理成為檔案管理者的一個難題。為了切實做好電子檔案的管理工作，我們必須結合實際的信息化規范建設，提高電子檔案的科學化處理，從而提升信息處理工作的效率。

一、推進電子檔案，實施電子信息化管理模式

在傳統的檔案管理模式下，我們開展一系列的工作必須借助人力，無論是輸入、收集、處理全部環節都需要人的操作，那么這就給從業者帶來了龐大的工作量。實際上，人的數量和精力都是十分有限的，再加上很多的檔案有實效性的要求，如果無法及時有效的處理可能會導致檔案價值不能發揮。正是傳統工作模式的落后，在新的時代發展形勢下我們提出檔案的信息化建設，推進電子檔案，實施電子信息化檔案管理模式，如此一來就可以很好地解決傳統模式的弊端，在減少工作人員工作量的基礎上，還可以降低了檔案管理工作出錯的概率。

檔案管理是一項專業性的工作，從事這一工作也有特定的流程和方法，當然也需要機構內部各個人員和部門的協調配合。在信息化的背景下，我們實施電子信息化檔案模式，還可以促進機構內部乃至外部的信息資源共享，加強各個部門的溝通，那么就可以大大縮短檔案管理的時間，最終促使工作效率的提升。

再者，實施電子信息化管理模式還有助于提高檔案管理工作的時效性。因為傳統的檔案管理工作模式下，工作量大、時間少，那么就有可能延誤一些信息的處理和使用，也很容易出現工作上的紕漏和問題，導致信息損壞或者丟失。此時采取電子信息化管理模式，可以使用軟件對于檔案進行分類管理，就可以提升檔案管理工作的時效性和準確性，改善檔案管理工作的效果。

二、做好檔案收集，推動電子檔案管理規范化

對于檔案工作來說，對信息進行收集與整理是一項非常重要的事情，傳統的紙質檔案管理工作對于時間和空間要求比較要，那么推動檔案的電子化也要注意收集和整理工作。只有做好各類檔案信息的管理和收集，才能夠提高信息工作的邏輯性和系統性，也便于日后的查閱和借閱。特別是一些內容比較多的檔案，可能會有多個卷宗構成，再加上一部分的檔案時間比較長，缺乏合理的編號，經過后期的部門變動和發展信息會出現很多混亂的地方，一旦查找和運用可能會比較棘手。為了減少這一情況的出現，我們中必須建立起檔案分類管理的工作模式，科學地對各類電子信息進行檔案分類，從而提升檔案管理工作的延續性。

再者，為保障規范化的管理指標與體系的建立，我們還需要通過各種手段對信息進行搜集，努力去完善現有的檔案資料。一旦建立了完善的制度保障，那么電子信息化檔案管理各種就可以順利運行，這對于檔案管理工作水平提升也有很大的幫助。

三、加強硬軟件建設，建立網絡電子檔案系統

科學技術日新月異，我們的生活乃至各個行業的發展可以說已經離不開網絡和技術。越來越多的檔案以更新的載體形式出現，這也對工作者提出了更高的素質要求。為了保障工作的更好開展，我們需要加強機構硬件、軟件的建設，建立網絡電子檔案系統。

一方面我們要充分利用經費，定期對現有的辦公設備進行更新，也對于檔案管理工作人員的技術能力進行提升，從而建立起更為信息化的服務模式，借助互聯網和大數據提高檔案工作的效率。另一方面，我們也要大力推進數字信息資源庫建設，大力加強電子檔案歸檔工作。具體可以從以下幾個方面開展：在本單位的歸檔工作中加強數字化管理力度;對于沒有及時歸檔的文件，及時采用技術進行掃描，對其內容的重要性進行判別，做好統一化的管理;加強對于內部檔案管理人員的工作技能培訓，從而滿足現代化社會的需求。無論是科班出身還是半路出家，進入到檔案管理行業都需要具備較強的業務素質與能力，不僅僅要求個人熟練掌握現代化檔案管理知識，還要不斷提升自身的專業技能，特別是計算機應用技術、縮微攝影技術、光盤技術、復印復制技術等，才能夠滿足電子檔案管理的需求。

綜上所述，電子信息化管理模式的應用成為一種必然的發展趨勢，這也是檔案管理職業應對信息化社會的明智之舉。作為一名從業者，我們必須不斷提升電子信息化檔案管理工作的質量和水平，發揮檔案的價值。

參考文獻：

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[2]彭柳.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].城建檔案，2017（01）：17-18.

（內蒙古自治區興安盟扎賚特旗委員會巡察工作領導小組辦公室? 137600）