新形勢下加強社會保險檔案管理工作的思考

戴放

摘 要：我國社會保險行業的發展呈穩定上升態勢，社會保險體制越來越完善，這是深化保險體制改革給社會保險行業帶來的優勢，但也對社會保險行業提出了更高的要求。參保人數的大幅度增長，使社會保險檔案管理任務增多，管理工作日漸艱巨。為了建立更加優質的管理方式，提高檔案管理水平，社會保險行業必須充分利用大數據時代的優勢，將資源檔案管理工作向信息化管理轉型，實現數據電子化。這需要身處社會保險行業的工作人員認識到目前檔案管理工作的不足，并根據企業的實際情況，提出應對方案，早日建立檔案管理信息系統。基于此，本篇文章對新形勢下加強社會保險檔案管理工作的思考進行研究，以供相關從業人士參考。

關鍵詞：新形勢;社會保險;檔案管理;

引言

在新形勢下，進行社會檔案管理的改革創新是很有必要的，傳統的紙質檔案管理很容易造成檔案丟失，而在保險工作如果檔案丟失，那么保險服務就很難順利進行下去，不僅給投保人帶來困擾，也會給保險行業帶來一定的沖擊，所以，進行檔案管理工作的改革創新就很有必要。社會保險管理工作是很嚴肅的，需要小心謹慎的去面對，決不能馬虎大意。隨著信息時代的到來，信息檔案的整理與錄入似乎就有很多優勢和方便

一、加強社會保險檔案管理工作的意義

第一，社會保險檔案在維護參保人員合法權益上發揮著憑證的作用。社會保險與參保企業、參保機關和參保個人等密切相關，規模極為龐大，事關國計民生。且社會保險檔案管理工作專業性較強，與多個環節密切相關，能夠將參保人個人信息反映出來，是參保人繳費記錄、保險關系轉移和待遇享受等的依據。第二，加強社會保險檔案管理工作，有利于社會的和諧與穩定。社會保險檔案與人民群眾終身利益密切相關，若是經辦單位出現疏忽，將對參保人切身利益帶來影響，不利于社會的和諧與穩定。現在人們保險意識不斷增強，參保人數也日益增多，需要對社會保險檔案管理進行完善，讓參保企業與個人獲得更為優質的服務，保證社會保險檔案管理職責充分發揮出來，為社會的和諧與穩定作出積極貢獻。

二、社會保險檔案管理工作的現狀

1.基層工作條件較差

主要表現為基層社保業務檔案管理工作機構不健全、人員配備不足、經費保障困難等。地市一級的社保經辦機構仍有相當一部分沒有單獨設立檔案管理科室，即使設立了檔案管理科室，也極少配備擁有檔案管理專業背景的人員;區縣一級的情況更加嚴峻。此外，基層社保業務檔案管理工作中還存在庫房面積不足，環境質量不高，專用設備簡陋不足、更新不及時，工作制度不健全等問題。

2.2社會保險檔案管理方式老套，信息化意識薄弱

社保檔案工作作為黨和國家檔案事業的一部分，如果擁有的信息資源非常齊全且豐富，就可以起到為人們服務的良好作用，不過不同部門對檔案管理的重視程度存在差別，導致該工作還存在一些問題。與其他行業相比，社會保險的運營工作具有一套獨特的體系。社會保險具有獨特性，是為了保障一部分在生活中遭受損失的人的權益而衍生的保險體系。現階段，隨著社保檔案信息的健全和完善，各項缺陷也隨之暴露出來，難以滿足社會各方面要求，社會保險檔案管理方式老套，信息化意識薄弱，特別是失業職工退休、特殊工種提前退休等在退休年齡上存在誤差，因此，更大規模地收集、記錄社保信息，是時代賦予相關部門的責任。隨著時代的發展，人們對社保檔案工作提出了更高的要求，現在的社保檔案工作起到承前啟后的嶄新作用，檔案工作要發揮主觀能動性和積極性，更好地服務社會各界。

2.3社會保險業務檔案管理缺乏規范性

由于部分基層社會保險業務檔案管理人員缺乏專業素養，導致社會保險業務檔案管理缺乏規范性，主要表現在檔案的分類整理上：業務檔案分類不清，會給檔案的管理和調動采用造成麻煩，不利于檔案管理效率的提高。此外，檔案分類和裝訂工作不完善，還會導致檔案的遺失，不利于保護參保人的隱私安全。

三、新形勢下加強社會保險檔案管理工作的策略

3.1提高檔案管理人員專業素養

檔案管理人員是提高社會保險業務檔案管理工作有效性的主要推動力，因此要不斷注重提高檔案管理人員的專業素養，從而實現社會保險業務檔案管理工作有效性的提高。首先，要注重相關工作人員的選拔工作，通過選拔一批高素質的專業人才進入到檔案管理工作中來，推動檔案管理工作質量的提升。其次，要注重對檔案管理人員的培訓和管理，不斷提高其工作素養，同時培養其責任意識，強化其工作責任感，以保護參保人信息安全和合法權益為工作的出發點。最后，為激勵檔案管理人員的工作熱情，社會保險單位可以制定適度的激勵政策，通過提拔、獎勵工作優秀人員來形成行業內的良性競爭風氣，有利于提高檔案管理團隊的整體工作素養。

3.2全面提升數據意識，深入了解時代需求

在數字化、信息化、電子化的時代，每個人都是時代的一朵浪花，如果不能汲取時代快速前進的動力，不了解最新的科學技術，最終只會被留在原地，看著時代浪潮漸行漸遠。因此，社會保險機構的管理層必須首當其沖，系統學習信息化建設的相關知識，充分認識到信息化建設對社會保險檔案管理的重要性，并制訂相關方案，系統開展信息化建設。同時，管理層還要樹立科學的管理理念，幫助社會保險機構在時代的快速變化中穩健掌舵，不被互聯網的浪潮吞沒。在社會保險的實際工作中，相關負責人應將信息化的建設理念盡可能地落到實處，充分了解信息化技術在生活中的各種應用，提升自己在面對信息化挑戰時的能力。

3.3明確主體，劃清職責范圍

社保業務檔案管理工作的鏈條很長，工作環節較多，不同的主體負責不同環節的工作。《管理規范》明確規定，社保經辦機構業務經辦部門負責業務材料的收集、整理和立卷工作;業務檔案管理部門負責指導業務材料收集、整理和立卷工作，以及業務檔案歸檔、保管、鑒定和銷毀、統計、利用、移交及信息化管理等工作。因此，在社保經辦機構內部，應在分清工作職責的基礎上，樹立“人人都是檔案員”的理念，達成凡經辦社保業務就有責任和義務對所形成的業務材料進行收集整理立卷的共識，調動每一名社保經辦工作人員的主動性、積極性，讓做好業務檔案管理工作成為全體工作人員的自覺行動。

結束語

綜上所述，社會保險檔案存在保存、查考與利用等價值，對社保經辦機構來說，應該避免社會保險檔案的真實性與完整性受到影響，讓檔案信息能夠將當地經濟發展情況充分反映出來。這樣才能發揮出社會保險檔案的作用，為當地發展規劃提供可靠依據，也有利于促使當地社會保險體系更加完善，為構建和諧社會作出貢獻。社會保險檔案管理機構應該意識到這項工作的重要意義，主動將崗位職責履行到位，不斷提高辦事效率與工作質量，為人民群眾提供更加優質的服務。

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