辦公室文秘工作水平的提升策略初探

潘玉婷

摘 要：在辦公室的日常工作中，文秘發揮著重要的作用，辦公室文秘的工作任務是最繁重、最核心的。因此，相關部門應該重視辦公室文秘工作，保證其有較高的工作質量和水平。辦公室文秘工作者要做到工作認真負責，加強工作責任感，把學到的專業知識更加恰當地在工作中使用。本文就辦公室文秘工作中存在的問題、辦公室文秘工作者要注意提高自身的專業素質以及提高辦公室文秘工作質量和水平的策略，這三個方面對文秘工作的質量和水平的提高進行了深入的探討。

關鍵詞：辦公室文秘;工作質量和水平;辦公效率

引言

隨著社會經濟的發展，國有企業迎來了較好地發展契機，辦公室文秘涉及企業的日常經營活動、業務來往，因此對企業的未來發展方向起有著重要影響。由于辦公室文秘工作人員每天接觸到的業務數量較多，因此文秘工作人員必須有非常強的動手能力，熟悉業務流程，遇事能隨機應變，并且能在第一時間內將各種信息傳達到企業里的各個部門。

1突出把握政治性，堅持從講政治的高度去思考

習近平總書記指出：“堅持黨的領導、加強黨的建設，是我國國有企業的光榮傳統，是國有企業的“根”和“魂”，是我國國有企業的獨特優勢。”國有企業是中國特色社會主義的重要物質基礎和政治基礎，是我們黨執政興國的重要支柱和依靠力量。習總書記的講話，指明國有企業具有鮮明的政治屬性。因此，國有企業辦公室文秘人員在文稿撰寫時，必須堅定政治立場，從講政治的高度去思考，才能確保寫出高質量的文稿。一是必須堅持以習近平新時代中國特色社會主義思想為指導。習近平新時代中國特色社會主義思想，是馬克思主義中國化最新成果，是中國特色社會主義理論體系的重要組成部分，是全黨全國人民為實現中華民族偉大復興而奮斗的行動指南。只有以習近平新時代中國特色社會主義思想為指導，并結合企業的實際撰寫出來的文稿，才能成為站位高遠、觀點鮮明的好文稿。二是必須體現黨對國有企業的領導這一重大政治原則。習近平總書記指出：堅持黨對國有企業的領導是重大政治原則，必須一以貫之。國有企業是黨的執政基礎，只有堅持這一重大政治原則，發揮國有企業黨委（黨組）的領導作用，把方向、管大局、保落實，才能使黨的執政基礎穩如泰山、牢不可破。把握好這一重大政治原則，是辦公室文秘人員起草好文稿的重要前提。三是必須增強“四個意識”、做到“兩個維護”。國有企業是黨和國家最可信賴的依靠力量，是堅決貫徹執行黨中央決策部署，推動落實“四個全面”戰略布局，壯大綜合國力、促進經濟社會發展的重要力量。辦公室文秘人員只有切實增強政治意識、大局意識、核心意識、看齊意識，堅決維護習近平總書記黨中央的核心、全黨的核心地位，堅決維護黨中央權威和集中統一領導，才能在文稿起草中做到思想純正、態度端正，寫出高質量文稿。

2文秘工作人員應找準工作重點，統籌規劃工作內容

文秘人員的工作內容便是傳達領導信息，工作人員若想提高工作效率，應當遵循企業規范，抓住工作技巧。辦公室文秘工作人員的工作內容較多，一個優秀的文秘工作人員應能分清工作主次，按照重要程度羅列事項的先后順序，既有條理、又高效地完成工作內容。國有企業的內部會議都是以工作人員寶貴的時間為基礎。由于會議會涉及許多內容，因此文秘人員在會議開始之前要將重點全部羅列出來。例如文秘人員要熟知會議流程、明確會議目的、嚴格把控會議時間，將這幾個重點全部明確后才能最大化會議效果。

3勤于辦事的執行能力

其一，要“眼中有活兒”，即工作要超前想，主動做，而不是等著領導催促才去辦理，等著問題出現才去解決。辦公室工作內容多而雜，文秘人員不可能只是做好“案頭工作”就行，其它具體的事務性工作也要多經歷，多面對，這對個人綜合素質的提高有很大幫助。在辦事的過程中，要具匠心，善溝通，會協調。其二，要“會辦事”?！耙獓栏褡裱卮髥栴}按原則辦、日常工作按制度辦、綜合工作按分工辦、請示報告按程序辦的基本辦事規則，堅持原則性與靈活性相統一，認真把份內的工作、領導交辦的任務完成好?！币心芰Π讶菀椎氖罗k好，把困難的事辦成，逐步提升自身處理多方復雜關系的公關能力。其三，要“及時報”?！皥蟆币庠跍贤ê蛥f調。這其中既包括及時上報領導工作進展、存在問題、下步籌劃，又包含及時下達部門，傳達指令，具體問題具體分析。

4增加文秘工作者的數量

文秘工作者的數量少是企業和政府機構文秘工作進展緩慢的主要原因。人員太少，工作量太多，形成了巨大的失衡，文秘工作就無法正常進行。這就導致了很多辦公室文秘的工作每天都完成不了，工作任務堆積如山。讓大部分文秘工作者都望而卻步，感到巨大的壓力。但是文秘工作的人員數量增加的數量不要太多，因為人員太多，工作者的工作效率就會降低，這樣就難以發揮每個人的自身能力。因此，文秘工作者要增加到合適的數量，以更好、更有效率地開展工作。

5會議管理能力

①制定完善的會議管理制度。從企業全局出發，會議管理制度建立是保證所有會議有序開展的前提。②對于文秘人員來說，處理好會議全程的工作是重點。會前要做好充分地準備，清楚本次會議的議題，領會領導意圖。做好會前的基礎工作，例如會議資料的準備等。如遇重大會議，文秘人員還要負責工作動員，對每一個細節、每一個程序考慮周到。③會議管理是一項系統性工作，涉及的部門較多，所以要求文秘人員要有較強的統籌協調能力。文秘人員要做好精密的會議計劃，從接待、材料、新聞報道、會議紀要等方面都要有嚴謹的計劃和細節，只有這樣才能做好會議工作。

6突出把握針對性，堅持從問題導向上去著眼

一是目的要明確。撰寫一份文稿，文秘人員首先要弄清楚文稿做何使用，達到什么目的，需要突出表達的內容是什么，哪些問題需要避而不談？然后再進行構思動筆。二是站位要準確。文秘人員撰寫的文稿，要站高看遠，站在“講述人”的角度去定位和思考，不能局限在文秘人員自身的范圍來起草。一般文秘人員起草的文稿，都是要通過企業領導“講出來”，或者以企業的名義“傳出去”，因此必須要站在“講述人”的角度或企業的高度來表達。三是意圖要精確。文秘人員在撰寫文稿時，除清楚目的、搞準站位外，領會領導意圖也十分關鍵，這是突出把握針對性的重點。以撰寫向上級領導匯報工作的文稿為例，首先要弄清楚“匯報人”想“講什么”？其次要弄清楚上級領導想“聽什么”？但最終要以“匯報人”想“講什么”為主來撰寫，故聽取“匯報人”的想法，領會“匯報人”的意圖十分重要。否則，難以撰寫出讓領導滿意的文稿。

結語

綜上所述，國有企業辦公室文秘工作雖然內容復雜，但其工作職能在整個企業中都非常重要。作為連接上下級之間的樞紐，辦公室文秘工作質量與工作水平會直接關系到企業的未來發展規劃，因此文秘工作人員應當適當優化工作方式，協調好各項內容，提高文秘工作的條理性。

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