企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)分析

劉博

摘 要：信息化時(shí)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展趨向于多元化，同時(shí)也帶動(dòng)著企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，使企業(yè)內(nèi)部信息資源更加豐富，在企業(yè)管理中，檔案管理的規(guī)范起著至關(guān)重要的作用，必須要把管理檔案做到規(guī)范有序，有利于企業(yè)的健康發(fā)展，同時(shí)還能夠有效地保證企業(yè)的核心利益，所以一定要認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案管理的重要性。本文主要針對(duì)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策進(jìn)行分析和討論。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;企業(yè)管理;信息化;建設(shè)對(duì)策

一、檔案信息化建設(shè)內(nèi)容

檔案信息化，從字面上來(lái)解釋這個(gè)名詞，它的意思就是把檔案按照信息記錄的方式進(jìn)行整理，便于對(duì)檔案的利用?？傮w來(lái)說(shuō)，檔案信息化可以分為整體和細(xì)節(jié)兩類(lèi)。從整體來(lái)看，就是一面很復(fù)雜的檔案信息關(guān)系網(wǎng)，那么檔案信息化就是要捋清這個(gè)關(guān)系網(wǎng)之間的聯(lián)系，然后進(jìn)行信息化歸納整理，把我國(guó)所有的信息都?xì)w納整理好之后，然后在各個(gè)行業(yè)之間進(jìn)行融合，檔案信息化以公開(kāi)透明的方式呈現(xiàn)在管理人員的眼前，便于檔案的融合和管理人員的利用。從細(xì)節(jié)上看，就是檔案信息內(nèi)部的事情，檔案就像檔案信息的毛細(xì)血管，是整體檔案的分支，各司其職的同時(shí)又相互聯(lián)系。隨著我國(guó)科技的發(fā)展，檔案信息整理也有了很大的進(jìn)步，檔案信息更加細(xì)致、全面，便于查找，同時(shí)也可以在檔案中尋找到更加符合實(shí)際的檔案信息，為人們所利用。所以，在檔案信息化建設(shè)中，只有從整體和細(xì)節(jié)兩個(gè)方面共同入手，才可以建設(shè)出更好的檔案信息化，才可以讓檔案信息化在現(xiàn)代社會(huì)快速發(fā)展，為人們提供便利，為社會(huì)作出貢獻(xiàn)。

二、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題分析

1、管理水平落后

在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，開(kāi)始廣泛應(yīng)用信息技術(shù)。傳統(tǒng)的檔案管理模式和方法無(wú)法滿足時(shí)代發(fā)展要求，也與企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展相背離。首先，在檔案管理信息化建設(shè)期間，軟件開(kāi)發(fā)商沒(méi)有深入分析企業(yè)的發(fā)展規(guī)律、個(gè)性需求和管理流程，從而導(dǎo)致軟件開(kāi)發(fā)缺乏針對(duì)性，沒(méi)有深入考量和分析企業(yè)信息化建設(shè)需求。企業(yè)在應(yīng)用軟件開(kāi)展信息化管理時(shí)，沒(méi)有立足于自身實(shí)際情況進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，從而導(dǎo)致檔案信息化管理系統(tǒng)無(wú)法發(fā)揮出優(yōu)勢(shì)作用。其次，企業(yè)所聘用的檔案管理人員非專業(yè)人員，不具備專業(yè)的管理能力和水平。當(dāng)管理人員素質(zhì)能力較低時(shí)，將會(huì)影響檔案管理工作的信息化建設(shè)，還會(huì)導(dǎo)致企業(yè)流失人力資源。

2、信息化建設(shè)缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃

在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，我們必須具備有效的策略，并建立起完善的現(xiàn)代化企業(yè)管理制度，并對(duì)企業(yè)自身的發(fā)展戰(zhàn)略有足夠深刻的意識(shí)。這直接關(guān)系到企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)施效果，所以國(guó)有企業(yè)應(yīng)當(dāng)充分利用時(shí)間，高效率地去制定一個(gè)總體規(guī)劃，這將有助于企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展，保證企業(yè)的最大效益。

3、安全性管理缺乏

在信息時(shí)代發(fā)展下，信息系統(tǒng)的安全對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)顯得尤為重要，一定要確保企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)的安全性，檔案數(shù)據(jù)一旦泄露，這會(huì)給企業(yè)造成不可避免的經(jīng)濟(jì)損失，企業(yè)檔案信息系統(tǒng)的安全性主要體現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)上的電子文件，包括一些電子文檔的安全使用，如果在這些方面信息沒(méi)有得到充分保障，或者是由一些人為因素等產(chǎn)生的一系列問(wèn)題，都會(huì)給企業(yè)造成無(wú)法彌補(bǔ)的經(jīng)濟(jì)損失，也會(huì)影響到企業(yè)形象，對(duì)企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的發(fā)展有一定的阻礙作用，由此可見(jiàn)，檔案管理信息化的安全性對(duì)一個(gè)企業(yè)起著至關(guān)重要的作用。

三、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策

1、提高工作人員的專業(yè)技能

信息化社會(huì)在不斷發(fā)展的同時(shí)，對(duì)檔案管理人員的相關(guān)素質(zhì)也提出了更高的要求，以往的檔案管理只需要每天重復(fù)同樣的工作，做到細(xì)心即可，但引入信息技術(shù)后，需要工作人員懂得計(jì)算機(jī)的操作技能，并及時(shí)對(duì)信息進(jìn)行科學(xué)合理的整合和歸納，根據(jù)類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)，從而提供給查閱者更好的服務(wù)。對(duì)此單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)，使他們的計(jì)算機(jī)水平符合相關(guān)要求，因檔案管理這一工作在實(shí)際操作中會(huì)受到很多因素的影響，因此工作人員應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況改變自己的工作模式，并熟練操作計(jì)算機(jī)，提升服務(wù)質(zhì)量，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。

2、推進(jìn)檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)

建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。按照“簡(jiǎn)化整理、深化著錄”的原則，將著錄作為檔案整理的重要任務(wù)，在檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)上，完善檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。整合檔案資源。建立集中統(tǒng)一管理的檔案資源管理架構(gòu)，推進(jìn)檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化。對(duì)檔案資源信息進(jìn)行分類(lèi)，形成各類(lèi)專題數(shù)據(jù)庫(kù)，提供多樣化、個(gè)性化、常態(tài)化的檔案資源服務(wù)。推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)資源共享。利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，建立檔案信息資源共享和服務(wù)平臺(tái)，在確保檔案信息安全的前提下，加大檔案開(kāi)放力度，為檔案利用提供服務(wù)，提高檔案查全率和查準(zhǔn)率。

3、強(qiáng)化檔案信息化安全管理

在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)完善過(guò)程中，注重優(yōu)化企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)，引入專業(yè)管理人才和設(shè)備，不斷優(yōu)化完善網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。采用信息化方式和技術(shù)，大力建設(shè)檔案信息化平臺(tái)，從根本上提升檔案管理效益。在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，必須注重安全管理問(wèn)題。為了提升檔案開(kāi)發(fā)利用率，必須加大檔案信息安全保護(hù)等級(jí)。通過(guò)檔案管理的各項(xiàng)安全要求，基于信息安全要求和分析進(jìn)行分類(lèi)，確定不同等級(jí)的安全保護(hù)要求和標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)評(píng)估信息管理系統(tǒng)的安全性。此外，企業(yè)還需要建立檔案安全管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)常態(tài)化安全管理，對(duì)安全管理操作流程和程序進(jìn)行規(guī)范，充分發(fā)揮出安全管理機(jī)制在檔案管理中的作用。企業(yè)還應(yīng)當(dāng)引進(jìn)安全管理設(shè)施，設(shè)置保密功能和安全查閱權(quán)限，聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)硬件系統(tǒng)，全面確保檔案管理的完整性和安全性。

結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)積極的進(jìn)行檔案信息化的建設(shè)是整個(gè)時(shí)代發(fā)展的必然要求，隨著社會(huì)的發(fā)展、時(shí)間的沉淀，會(huì)出現(xiàn)質(zhì)的改變，改變之后的檔案信息化就是檔案信息越來(lái)越透明，檔案信息每條都會(huì)有詳細(xì)的記載，而且隨著時(shí)間的推進(jìn)，管理人員的技術(shù)也會(huì)越來(lái)越嫻熟，檔案信息化做的越來(lái)越好，間接地促進(jìn)檔案管理的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]蘆園園.加快企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的方法分析[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計(jì)，2017，（17）.

[2]陳啟凡.企業(yè)技術(shù)檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題分析及創(chuàng)新思路[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2018（10）：132-133.

[3]孫彩霞.淺談如何實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的規(guī)范化[J].中文信息，2014（10）：38-39.

（龍江縣投資服務(wù)中心? ?黑龍江? 齊齊哈爾? 161100）