高職院校教學檔案管理工作的幾點建議

楊甜

教學檔案是各級各類學校的教學管理機構及教師個人，在從事教學管理、教學實踐和教學研究活動中直接形成的，有一定保存價值的文字、圖表、聲像、電子載體的、具有有機歷史聯系的文件體系。也就是說，教學檔案主要包括教務工作、學籍管理工作、教研（改）工作與以及教師培訓（養）工作等方面的文書材料。所以我們在教學檔案管理實踐中，決不能把教學檔案看成一份份孤立的個體存在，而應將其作為一種有機的、不斷生長的文件生命體進行管理和開發利用。本文以高職院校教學檔案管理為主體，談一下提高教學檔案管理工作的幾點思考，對總結高職院校教學經驗、探索教學規律、進行教學改革、深化教學研究和提高教學質量，有著十分重要的意義。

一、教學檔案管理現狀

（一）檔案觀念意識淡薄，服務意識不強

教學檔案形成于各種教學活動實踐中，并隨著學校的發展而逐漸積累起來。由于檔案工作效益的滯后性，導致檔案工作沒有得到應有的重視。多數院校認為檔案工作只不過是收集保存文件而已，領導層面沒有充分認識到檔案工作的意義，部分檔案管理人員不了解檔案工作的內容和任務，不清楚檔案工作的管理原則和方法，不能充分開發和利用檔案資源。由于全員檔案觀念意識不強，而導致檔案工作開展不順暢，檔案收集不全面，檔案管理分散不集中，大量有價值的檔案信息成為無人問津的“死檔”，難以發揮檔案的憑證和參考作用，由此往復使得檔案工作不受重視成為一個死循環。

（二）檔案管理制度不健全，部門職責權限不清晰

近年來，隨著《檔案法》的重新修訂，一系列檔案法規的出臺，各院校的檔案規章制度建設也取得一些進步，但從目前教學檔案管理現狀來看，仍存在著以下幾個方面的問題。一是教學檔案產生移交部門與檔案最終管理部門各自為政，缺乏有效的指導、協調和監督，出現了文件的形成與歸檔脫節;二是從移交檔案流程來看，移交部門簡化流程造成文件歸檔信息不完整。例如院校教學檔案室在后期文件收集歸檔過程中發現查無此件，院系等移交部門反映材料已上交，各部門產生相互推諉，造成文件歸檔信息不完整，責任落實不到位的情況。

（三）檔案管理人員整體素質不高

據統計目前院校檔案管理員素質普遍偏低，具體表現在：一是大多數檔案管理員不是科班出身，缺乏系統的檔案管理知識，對歸檔文件及檔案價值缺乏應有的鑒別能力，使檔案材料的收集與整理存在很大的隨意性;二是有些檔案工作是由院系的老師兼任，一方面他們由于忙于教學、科研、人事、辦公室等事務性工作，沒有多余的時間和精力坐下來學習檔案專業知識，另一方面也沒有機會接受專門的檔案管理業務培訓，無法實現檔案的規范化管理和可持續性發展;三是換人頻繁、流動性特別大，導致檔案工作無法持續開展。

（四）信息化程度不高，檔案的開發利用低

目前，許多院校的教學檔案存在信息開發不足的問題。各院校、院系之間教學檔案的管理互相封閉，無法相互借鑒和交流。盡管院校加大了管理改革力度，但從整體上看，問題仍比較突出，不少單位只注重設施、設備、技術的投入，而不注重效益的產出。21世紀是一個網絡化、信息化時代，這對教學檔案工作提出了新的挑戰。而現在計算機網絡雖然普遍存在，但檔案管理未實現網絡化、信息化管理，導致檔案的開發與利用水平低下。

二、教學檔案管理的解決對策

（一）提高全員的教學檔案意識，健全教學歸檔制度

由于教學檔案涉及學校內部眾多部門和個人，因此需要全員參與才能做好這項工作。首先，提高檔案意識。一是學校各級領導一定要轉變觀念，重視檔案工作，并加強對教學檔案管理的領導;二要加強宣傳，使廣大老師和管理人員充分認識到教學檔案在教學活動、教學研究、教學實踐、教學管理等各項工作中的作用。其次，健全教學歸檔制度，明確教學檔案歸檔范圍。教學檔案具有專業性、多元性、周期性、成套性和歷程性的特點，需要花費大量的時間與經費，為了保證教學檔案齊全，就必須有一個嚴格的制度約束，明確職責、規范業務，才能使檔案工作的質量和效率得到保障，更好地為教學和教學研究服務，為教學改革和教學決策提供依據。

（二）完善教學檔案管理制度，加強教學檔案管理模式創新研究

一是建立健全管理制度。通過院系教學檔案管理制度建設，進一步推進教學檔案建設的標準化，使檔案工作的各個環節和各個方面都有規范要求，保障教學檔案管理各個環節緊密聯系。二是加強教學檔案管理模式創新研究，形成一系列完整的系統的模式，實現教學檔案管理良性運轉。利用現代網絡技術，確保教學檔案管理更科學化規范化。

（三）重視教學檔案人才隊伍建設，提高檔案管理人員的綜合素質

教學檔案管理人員的素質直接關系到教學檔案工作質量的好壞。要建設一支高素質的教學檔案管理隊伍，首先，要提高檔案管理人員的政治素質，加強職業道德修養，牢固樹立教學檔案為教學工作服務的思想。其次，學校檔案主管部門把加強檔案專業知識教育作為一項戰略性的工作來抓，采取各種形式、多種渠道，積極開展檔案管理人員崗位培訓和繼續教育，使檔案管理者能及時學到新知識，掌握新技能，不斷提高他們的檔案管理工作水平;再次，認真做好檔案工作人員計算機應用理論和技能培訓，具備計算機運用、網絡運用以及對聲音、圖像、影響等多媒體資料進行處理的能力，成為既具備檔案管理能力，又能熟練使用現代化技術的復合型人才。

（四）促進教學檔案信息化建設，加強教學檔案管理系統開發利用

學校應加強檔案部門的硬件基礎設施建設，配備先進的設施設備，為教學檔案管理的現代化和檔案信息資源的開發利用提供強有力的物質保障。在校園網絡環境下對檔案管理工作系統分層級，統一規劃開發。建立檔案管理系統是的贛南工作信息化的重要環節，各高校在建設數字化校園時，應統一規劃同步建設不同層級的檔案管理系統。以校園網為平臺，以學校檔案主官部門為中心，結合學校黨政、財務基建教學科研等核心機構，把相應的交檔案管理、教學管理、學籍管理、科研管理等應用系統納入校園網的統一規劃中，建立學校的檔案管理網，并開發位于學校檔案管理系統下層的院系檔案管理軟件，有利于提高教學管理的工作效率，保證了教學檔案的準確和快速。

（96625部隊）