淺論高校電子文件的管理

胡曉瑩

【摘要】目前高校電子文件管理面臨諸多問題，本文基于元數據、文檔一體化、風險管理提出3種電子文件管理方案，要求高校從頂層設計，自上而下，明確電子文件管理目標定位，并納入高校教育信息化改革進程，促進職能部門、二級學院之間的聯系，將高校分散的、不合理的電子文件管理孤立系統建設成為一個合理規范體系。

【關鍵詞】高校;電子文件;元數據;文檔一體化;風險管理

電子文件在時代的需求下應運而生，在如今的“互聯網+”時代，更是蓬勃發展。電子文件具有紙質文件不可比擬的攜帶方便、存儲方便、共享方便等特征，能夠最大限度地提高文件利用率。目前，高校處于紙質文件和電子文件雙軌制管理階段，但是由于高校電子文件檔案的載體、開放形式（網站、數據庫等）不夠完善，加之教師、學生的檔案保護意識不高，在有技術漏洞或病毒侵入的情況下，導致高校電子文件管理出現諸多問題，高校電子文件管理工作任重而道遠。

一、高校電子文件管理面臨的問題

一是高校檔案工作人員專業知識不強，大部分由普通工作人員兼任，這些人員平時很少鉆研檔案業務，工作崗位也經常變動，致使檔案工作缺乏連續性，檔案工作管理質量不高，尤其是電子文件管理工作非常落后。

二是由于電子文件自身的特點，使得電子文件管理面臨一些難題。第一，傳統紙質文件或其他載體的電子文件（即經數字化技術生成）保留了傳統文件的性質、運行軌跡和管理模式，一旦在傳統管理模式下出現文件缺失、泄密等問題，電子文件管理中也會出現無法檢索的問題。第二，計算機網絡技術下運行的電子文件，其真實性、完整性以及可讀性等容易遭到破壞。電子文件從生成到傳輸、保存與利用，中間有很多情況都可能導致文件真實性、完整性的缺損，或者無法證明它的真實與完整，比如沒有使用辦公自動化系統的學校，學校層面的電子文件需要經過職能部門、二級學院（輔導員）層層傳達、轉發，才能傳達至每一位教師或學生，由于理解的深度不同，文件就容易被傳輸者消化吸收后重新傳輸;即使是使用辦公自動化系統的單位，文件也有可能被惡意篡改，如果該電子文件的原始記錄性被破壞，那么其保存、利用也就無從談起，電子文件管理工作就會出現偏差。第三，大數據背景下，互聯互通、共享機制成為必然，但是電子文件的屬性問題極易造成信息孤島現象，日后也會成為社會歷史、文化、法律、科技的殘缺，無法喚起社會的記憶。

二、高校電子文件管理方案

（一）元數據——電子文件的狀態更迭

檔案工作是為了真實完整地記錄保存人類的社會實踐活動，并且對其進行研究，上升為理論，再指導人們的實踐活動，無論采用什么樣的方式方法，保持檔案的原始記錄性是檔案工作最本質的特征。電子文件元數據全面、系統和有序地記錄了電子文件的屬性、內容、結構、背景及其變化情況，具有反映電子文件原始狀態的功能。元數據跟蹤記錄電子文件從“生（利用）到死（銷毀）”的全過程，其間如果發生了載體、設備及所用技術的變化，元數據可以真實地記錄下來，如果該文件被修改、刪除、恢復，元數據亦可記錄整個歷史過程，即不論載體、設備、技術如何更新換代，不論使用者、使用人次多少，元數據都能將全部變動作為歷史數據保存下來，將電子文件的創建、形成、使用及載體和設備的更替、銷毀全過程記錄備案，對判斷電子文件的真實性與完整性、憑證依據的效力有重要作用。

元數據可以由人（編制者、信息專家或使用者）提供，也可由計算機程序自動生成，不同的編制者包含的元數據不同。《信息與文獻文件管理過程文件元數據第一部分：原則》（GB/T26163）中對元數據的創建、管理及應用進行了規范。國家檔案局于2009年、2014年、2017年先后發布《文書類電子文件元數據方案》（DA/T46-2009）、《照片類電子檔案元數據方案》（DA/T54-2014）及《錄音錄像類電子檔案元數據方案》（DA/T63-2017）。

（二）文檔一體化管理——電子文件的生命周期

電子文件可以作為法律證據使用，其法律憑證效力由“內容、結構、背景”三大要素支撐，電子文件是流動的數據，隨時都可能被修改刪除。為確保其安全性，應在文件生成之初就確定文件的保存價值、歸檔范圍以及采集時間和方式，否則有些文件可能會丟失或被非法修改損壞。因此，電子文件從形成到永久保存或銷毀，整個生命周期應該是一個無縫管理系統，這就更需要文檔一體化管理。

文檔一體化管理主張在電子文件生成之初就采取行動，以保證歸檔質量，即在傳統紙質文件歸檔管理模式中，將“后控制”手段提到前端。文件生命周期理論是實行文檔一體化管理的基礎，該理論認為文件、檔案只是文件在整個生命運動周期的不同階段，不管文件處在哪一個階段，生成、傳輸、保存、利用亦或銷毀，其物質形態、信息內容等方面無根本性的改變。文件生命周期把文件從“生（利用）到死（銷毀）”看成一個完整的過程，在進入文件生命周期之前，把整個管理過程的目標、要求和規則、需要實現的功能、有可能出現的問題及問題的解決辦法全部進行系統分析、科學整合，這是前端控制思想的精髓。

另外，來源原則是檔案工作的基本理論和核心原則，其基本思想是尊重來源，明確檔案與形成者的聯系，從而有力地維護和保持檔案的原始記錄性。這就要求檔案部門尊重文件形成部門自成體系的管理方法，將工作重心放到文件歸檔之前，體現了文檔部門的合作精神，為文檔一體化管理策略提供了依據。

（三）風險管理——電子文件的安全穩定

電子文件的產生，豐富了文件的表達形式、結構、性能，但是其自身攜帶的兼容性、安全性方面的技術漏洞給電子文件管理留下了隱患;電子文件本身的傳輸速度、效率和利用給人們帶來方便，但是也給更改、截獲電子文件帶來更多的可能;同時，高校使用的其他各種管理系統、學校的網絡環境也必然會影響到電子文件的安全穩定。事物本身具有的兩面性使得電子文件管理系統存在一定的風險，沒有安全的保障，系統同樣不能穩定運行。因此，從謹慎安全方面考慮如何很好地進行風險管理是不容忽視的一步。電子文件管理系統的風險管理亦要遵循全程管理和前端控制原則，始終本著超前的意識和有始有終的態度，風險管理大概分為：一是風險的時時檢測，即防范。對系統進行時時檢測，最大限度地將風險扼殺在搖籃里，避免對文件造成破壞，使系統遭到損失。二是風險的消除，即執行。運用一切技術消除出現的風險，確保文件的真實、完整、長期可讀。三是風險的監控，即創新。針對殘余的風險及新風險一一堵漏，逐項完善，做到高效、安全、卓越，與眾不同。

三、結語

不管是電子文件的元數據、文檔一體化管理，還是風險管理，都要有一個統一的標準，要從職能部門、二級學院層面向學校層面，從分散式管理模式向集中式管理模式，從環節式分段管理向無縫式流程管理進行戰略轉型，從頂層設計，自上而下，明確電子文件管理目標定位，并納入高校教育信息化改革進程，促進職能部門、二級學院之間的聯系，不斷完善高校分散的、不合理的電子文件管理系統。

參考文獻：

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（作者單位：鄭州信息工程職業學院）