淺議行政事業單位物資電子采購和傳統采購

●申永君 李敬敏 武愛軍 李 輝

行政事業單位采購是當今市場經濟中一種重要的采購。我國目前正處在市場經濟快速發展的階段，因而采購成為行政事業單位降低成本的重要環節。隨著互聯網的快速發展，電子采購業務的出現，給行政事業單位采購帶來了前所未有的影響。行政事業單位電子采購是一種由購買方發起的網上采購業務，可實現網上投標、網上招標、網上競標、網上談判、網上簽訂協議、網上支付貨款等。與傳統的采購業務相比，電子采購不僅完成了采購行為，而且可以優化行政事業單位的供應鏈，實現訂單履行信息從生產商到供應商的無縫流動，在降低單位采購成本、提高經濟效益等方面，比在線零售、資源計劃更具潛力。行政事業單位電子采購在信息共享，擴大交易范圍，縮短采購周期，提高整體供應鏈的獲利能力，提高采購效率，減少庫存量，穩定物資流通，弱化“牛鞭效應”等方面具有重要意義。

一、現代行政事業單位采購面臨的問題

1.采購的時間長，采購流程比較復雜，信息查詢發布、洽談業務、簽訂合同、結算貨款、物流配送交割等全部手工作業，浪費了很多人力、物力、財力。

2.對市場的反應速度慢，很難掌握最新產品的信息、生產商的信息、供貨商的信息和市場價格情況。

3.庫存積壓過多，庫存周轉率低，資金使用率低下。

4.采購流程不合理，行政事業單位為了更加有效地控制采購產品方面的支出，采購申請需要多科室、多領導逐層批準，產品的采購流程很復雜，使單位的采購活動效率極其低下。

5.行政事業單位的采購情況很難進行匯總分析，不利于各單位控制采購活動中出現的突發性問題。

6.采購成本高，要完成一份采購需求通常要有很高的費用。

7.采購方式單一。

二、現代行政事業單位電子采購業務概述

（一）電子采購業務的概念

電子采購業務是由購買方發起的一種采購行為，是一種不見面的網上交易活動，如網上招標，網上投標、網上談判、網上競標、網上簽訂合同、網上結算貨款等。電子采購業務不僅可以完成采購，而且可優化行政事業單位的供應鏈。在降低單位支出成本、提高經營、社會效益方面，比在線零售、行政事業單位資源計劃（ERP）更具有潛力。

（二）電子采購業務的模式

行政事業單位采購業務流程的每個步驟都可以在信息技術的支持下實現電子化。一套完整的電子采購業務模型主要包括六大核心部分：電子設計系統、電子供應源系統、電子目錄系統、電子訂貨系統、電子物流系統和電子支撐系統。

電子供應源系統、電子目錄系統、電子訂貨系統這三大系統，主要完成行政事業單位采購業務的采購職能。電子物流可以使采購單位、生產商和供應商聯合制定單位需求計劃和能力規劃，通過電子平臺改善對在途物資的追蹤，降低行政事業單位庫存物資存量，減少資金占用率，降低采購成本。電子采購業務是一個系統的、完整的過程。

（三）電子采購的主要特點

1.采購時間短，采購流程比較簡單，信息查詢發布、洽談業務、簽訂合同、結算貨款、物流配送交割等全部電子作業，節省了很多人力、物力、財力。

2.對市場的反應速度快，能夠迅速掌握最新產品的信息、生產商的信息、供貨商的信息和市場價格情況。

3.可以降低庫存積壓，提高庫存周轉率，從而提高資金使用效率。

4.采購流程合理，不需要多科室、多領導逐層批準，產品的采購流程簡單，使單位的采購活動效率明顯提高。

5. 采購情況可以迅速匯總分析，為單位領導提供有利的決策依據。

6.采購價格、成本降低，要完成一份采購需求不需要很高的費用。行政事業單位可以對各種不同規格、型號產品的性能、外觀、甚至價格進行詳細的了解和比較，通過電子采購，可以用較低的價格，購買到質優價廉的物品。

（四）電子采購業務對傳統采購的影響

1.節約采購業務的時間，提高采購業務效率，降低采購業務成本，提高物資周轉率，從而提高采購單位的經濟效益。

2.優化采購業務流程，降低采購單位安全庫存。用科學的計算方法進行統計和物品儲存，優化結構，降低安全儲存量。

3.信息可以共享。不同行政事業單位、生產商和供應商，可以相互了解采購情況、成交情況、競標情況等信息，可以查詢不同單位的交易記錄，使買賣雙方之間的信息透明。

總之，在傳統的采購模式下，行政事業單位采購的流程十分復雜，這樣就極大地浪費了行政事業單位和個人的時間成本與人力成本，采購過程效率低下。單位采購部門的管理人員還需要處理大量的其他工作，無法在戰略的高度上擔任起其重要職責。這樣一種傳統的采購模式勢必無法適應互聯網高速發達、信息聯系緊密的、現代化的行政事業單位采購模式。隨著信息技術的發展，安全、高效、便捷的電子采購模式將逐步替代傳統的采購模式，其優勢為使行政事業單位采購業務簡單化、量化，減少了成本投入，提高了采購效率。同時，電子采購是運用網絡技術來協助改善傳統采購的一種途徑。電子采購必須與傳統采購整合在一起，來提升行政事業單位原有采購水平，并開發新的采購機會，通過兩種采購模式的優化整合，降低采購成本，擴大交易范圍，縮短采購周期，提高整體供應鏈的獲利能力，提高采購效率，信息共享，最大化地發揮行政事業單位的采購職能。