優化高校財務報銷流程的思考

●李 紅

高校財務報賬是財務部門經常性工作，也是高校財務管理重要的組成部分。在日常報賬工作處理中，不僅業務量大，而且突發情況多，尤其是報銷流程設計不夠科學，使報賬難、難報賬問題比較突出。所以，優化財務報賬流程，解決現行報銷流程存在的問題，對提高高校財務報銷的工作效率，更好地服務于廣大師生具有重要意義。

一、高校財務報銷流程現狀

目前師生可在任意時間通過網上報賬系統預約報銷。在這個系統開啟后，以往抽號排隊等候報銷，尤其到年底天天排長蛇陣的壯觀場面終于消失了，這是一個重大地改進。其具體處理流程如下：（1）需要報賬的廣大師生，先分類整理好要報銷的各種單據。如差旅費類票據、管理費類票據、固定資產類票據等。（2）根據票據類型上財務報賬系統填寫相關要素進行預約。（3）打印填寫好的報銷單，并將相應的原始單據附在其后。（4）持報銷單及原始憑證找相關領導審批后，再將其投入到自助投單機里。（5）等待報賬結果。按規定在5 個工作日報銷業務即可完成。

二、高校財務報銷流程存在的問題

從整體上來看，利用網上預約系統將報銷單填寫環節由線下搬到線上，且部分報銷信息可以由網上預約系統傳送至財務處，由財務人員進行后續處理，確實大大提高了效率。但從具體操作上看，依然還存在報銷業務工作量大、報銷人和財務人員信息不對稱等問題。

（一）財務管理觀念滯后

主要體現在：（1）財務信息化建設意識薄弱，部分領導不重視財務管理信息化建設，忽視了信息化在強化內部控制域管理、提高工作效率中的重要作用。（2）財務人員簡單地認為財務管理信息化是會計電算化，只是匯總財務數據、制作財務報表。導致的結果是：財務軟件一直沒有得到深度開發、信息資源得不到有效整合，財務數據不能共享，財務軟件功能不完善且利用率較低。

（二）數據庫無法實現財務數據共享

事業單位的財務管理信息系統以局域網的形式進行相關業務處理，信息存儲存在一定局限性。由于各單位的信息系統不盡相同，單位花費在財務管理信息系統上的維護支出較高，固定資產管理部門模塊與財務處資產管理系統不盡相同，造成重復錄入，增加了工作量，不同系統數據間交互困難，信息反饋時效性差。

（三）財務報賬系統科學性較差，增加了審核人員的工作量

利用網上預約系統進行報銷代替手工填寫報銷單這一環節，一定程度上方便了師生報銷，但從財務報銷整體業務鏈條來看，財務人員的工作量有增無減，大量的工作仍需要手工完成。（1）報銷人填寫好報銷單后，投遞到自助投單機里，與審核不見面，若報銷單手續齊全便可一次通過，審核慶幸報銷業務完成；若手續不全或者不能報銷，審核面對問題單據，需要電話或短信告知經辦人。如若對方沒接聽電話，短信也沒有收到，審核要多次聯系經辦人，造成一份單子要看三遍或更多，工作量會更加繁重。（2）在目前的財務報銷模式上，隨著電子發票的逐步增多，報銷人提交了大量的電子發票紙質原始憑證，這些憑證的真偽主要靠審核人工鑒別，并且審核需將電子發票逐張掃描一一對應關聯記賬憑證，以防止經辦人電子發票重復打印報銷。這種情況下，不僅增加了審核工作量，還可能造成對虛假發票的識別和管理上的困惑。

（四）報銷時間過于集中，使財務人員某時間段工作量劇增

高校的日常活動種類繁多，有差旅費、購買專用材料、圖書、固定資產、會議籌辦、勞務費的發放等等，涉及的業務模塊包含審批、采購，固定資產的管理，財務費用的報銷等。由于現有的報銷流程繁瑣，且信息不對稱，造成報銷人不知道如何把握，許多人將平時的發票積攢起來，等到年底集中整理報銷、分管的部門催報或者上年發票快作廢時才報銷，造成3 月、6 月和9 月集中報銷，特別年末報銷時間截止前，財務處集中報銷更加突出，工作量井噴。問題單子也會隨著增多，審核做不完的憑證，報銷人收不到款不停電話或現場查詢，更加重了工作量，使財務人員工作負擔雪上加霜。

三、優化高校財務報銷流程的對策建議

（一）建立統一的財務信息數據庫，豐富財務軟件功能

一方面，在學校范圍內，以信息數據庫為基礎，以賬務處理為核心，建立一個統一的財務信息管理平臺。在平臺建設中引入云計算，利用互聯網技術提供服務，使用者能夠隨時存儲會計信息，妥善處理會計業務，將人力資源部、國際處、資產處、科研院等部門相關信息資源共享，減少重復環節，節約人工成本。推行網上報銷模式，可以切實提高財務報銷審核效率。另一方面，原始單據通過自助投單機傳遞到財務處，讓審批蓋章等傳統流程通過網絡報銷系統來實現。通過設置大量的計算標準、采用復雜精準的計算方法，極大地簡化財務審核的工作量。特別是報銷差旅費業務，添加單位和職級，與人力資源部信息庫教工個人資料對接，按照人力資源部信息庫職級進行差旅費報銷，審核不需要核對標準計算補貼等耗時操作，節約了大量的審核時間；與賬務處理系統憑證處理模塊對接，實現記賬憑證的自動生成，減少審核手工錄入工作量。

（二）財務報銷系統設置進行提前預審，減少問題單

第一，財務報銷系統增加對話框給與提示。如可以插入講解視頻，解釋哪些費用可以報銷；也可視頻指導報銷人員填寫單據和整理票據。如出租車票、郵資費、書費等，一張報銷審批單發票不得超過50 張等等具體要求，填寫付款單位或個人時應針對一人或一單位，一事一單，報銷人根據提示逐步完成提交，經辦人申報時，若報銷金額大于項目余額，系統提示經費不足不予進行下一步操作。另外初審內容包括如下幾點：審批單簽字齊全；發票專用章齊全；按規定材料入庫單或固定資產驗收單齊全；附件齊全如版面費錄用通知、會議通知、合同、中標會簽單、發票真偽等。系統提示若未達到標準則不予進行下一步操作。第二，報銷人將電子發票在網上預約報銷系統內掃描，審核需要核對紙質單據與報銷系統中的掃描件一致，對各類費用自動計算，自動轉換生成會計憑證。在財務系統上將經辦人在網上預約系統申報時掃描過的電子發票關聯，審核不再重復掃描。實現信息一次錄入，打通業務環節，避免重復工作。若未按要求或經費不足，報銷人則不能提交。

（三）增加財務宣傳力度

財務工作不僅僅是財務處的事，實際上是學校每個人的事情。從最初的“三公”經費公開到部分單位零星公開，再到現在的統一時間、統一格式的全體公開預決算，預決算公開工作已經越來越深入，這是當前預決算工作的前進方向和必然趨勢，也與當前推進國家治理體系的治理能力現代化的總體要求、推進廉政建設和維護公眾利益相一致，也是會計核算方面的主要任務。大力宣傳國家政策，減少對會計人員的誤解，可以提高工作質量和效率。第一，可以在學院設二級財務人員，從各個學院辦公室培養一兩個稍微精通財務的業務人員來緩解財務人員的壓力，方便學院教師咨詢，使財務規章制度深入師生心中，做到有章可循。第二，可以在新招教職工入職培訓中增設財務內容，指導他們填寫報銷單據、熟悉報賬流程，了解相應的審批權限，讓財務報銷基本知識普及于師生中。第三，可以增設咨詢崗，專門負責接聽電話，接待查詢，回答解釋相關問題。

（四）提高財務人員綜合素質，培養復合型會計人才

既要提高財務人員的專業知識，又要提高財務人員的計算機操作水平，應定期對在職財務人員進行集中培訓，邀請專家學者進行授課，力求提升財務管理水平和工作質量。同時，要注重財務人員的職業道德培養，激發其工作積極性和單位的認同感，以促進財務工作的積極開展。

（五）細化量化控制活動，加強信息溝通

從單位層面和業務層面分別制定相應的控制措施，并進行細化量化，使得相關人員在充分了解自己工作中的責任和權力基礎上，對業務進行仔細審核。