辦公自動化系統中電子文件歸檔工作思考

（河北省疾病預防控制中心 河北 石家莊 050021）

2016年4月，本單位OA系統正式運行，越來越多的文件以電子形式在OA系統中形成和辦理，而由此產生的大量電子文件的歸宿、保存利用問題也日漸突出。本文通過對本單位辦公自動化系統文件運轉模式、流程等情況進行分析，試圖從歸檔方式和途徑的選擇等層面入手，探討實現OA系統中電子文件自動歸檔的目標。

1.辦公自動化系統中電子文件運轉模式

本文中電子文件是指我單位在履行法定職責或處理日常事務活動過程中，通過OA系統生成、辦理、傳輸和存儲的具有規范格式的電子數據。我單位OA系統的流程主要包括公文管理和信息管理等功能板塊。所有職工在中心OA系統中均為實名制唯一帳戶，從中心內網通過帳戶和密碼可直接登錄訪問，擁有電子文件處理的權限依據崗位職責來設定。由科室發起人選擇流程，經過科室負責人、歸口部門、相關領導審批、承辦科室辦理等流程對文件進行處理。所有通過OA系統流轉的信息和文件的響應和處理時間自動生成，與流轉時間一致，電子文件處理每個節點的辦理人都可以使用單位OA系統提供的功能隨時跟蹤文件流轉情況，操作日志會隨時自動記錄電子公文實時操作的人員、時間、設備、項目、內容等。目前，我單位已實現了收文辦理從簽收、登記、傳閱、承辦，發文辦理從擬稿、審核、簽發以及信息報送、情況報告和印章審批等流程全部在OA系統內完成。文件傳輸也通過廣域網初步實現了電子化，下行文已可以全部通過網絡直接將電子文件傳輸到市級疾控機構，極大地提高了文件運轉效率和管理水平。

2.辦公自動化系統中電子文件歸檔模式

電子文件歸檔是指將具有參考和利用價值且辦理完畢的電子文件管理權限提交成為電子檔案的過程。不同單位的電子文件歸檔工作處于不同的發展階段，無紙化辦公條件成熟度高的單位，OA系統的電子文件實現了網絡歸檔，這種模式考慮了電子文件的歸檔要求，通過電子公文管理系統全部信息按原貌直接在線接收歸檔至檔案管理系統，電子公文從制發、接收、發布，經過歸檔模塊確認歸檔環節，便保存在辦公自動化系統的檔案數據庫中，被確認沒有保存價值的電子文件則可以刪除；大多數辦公自動化剛剛起步的單位，辦公自動化系統中形成并處理完畢的電子文件，僅下載后打印成紙質版本，經整理后形成檔案，其實并不是真正意義上的電子檔案，只是這些文件形成于網絡系統環境中而已。我單位歸檔模式就屬于后者，建立了OA系統，也建立了檔案管理系統，但其實兩者均是孤立的，處于相互脫節狀態。OA系統僅實現了發起、審批、發布等流程，系統沒有自動轉存功能，簽批發布后的電子公文仍保存在OA系統中，只能將電子文件拷貝到檔案管理系統中，編上檔號加以利用，這樣的OA系統只能算是一個辦文系統。

3.辦公自動化系統中電子文件難以歸檔的原因

我單位辦公自動化系統運行四年來，電子公文在形成、處理與傳遞流程運行方面日漸成熟，已不存在什么技術障礙，而是越來越多電子公文的歸宿和保存、利用問題日漸突出。大量的電子公文歸檔成為公文管理工作中的一個重要環節的同時，也成為我單位公文管理工作中急需解決的問題。由于我單位辦公自動化系統與檔案管理系統設計者為兩個不同單位，辦公自動化系統開發之初側重于文件的辦理流程，沒有與檔案管理流程形成一個有機整體。由于系統間的不兼容，不同系統環境下生成的數據轉換困難。電子公文歸檔流程從制作、處理、歸檔、建立數據庫以及利用，都要依靠計算機硬件、操作系統和應用軟件。單位軟硬件環境往往不夠完善，面臨缺乏專業技術人才、技術裝備和電子軟件落后、電子文件歸檔意識等現實情況。如果在辦公自動化系統與檔案管理系統之間建立轉換系統，或者在某個已存在的系統中增加歸檔功能模塊，均需要資金支持。

4.辦公自動化系統中電子文件歸檔對策

4.1 檔案人員電子公文歸檔意識是基礎，領導重視是做好這項工作的前提，要在人財物方面給予大力支持，將本單位的電子文件歸檔納入工作規劃、列入績效考核，建立健全電子公文歸檔與管理制度、硬件安全管理制度、人才培養培訓制度等。

4.2 鑒于我單位辦公自動化系統已建立運行這一實際情況，制定由辦公自動化系統為電子檔案管理提供支撐、為其開發配置電子文件歸檔功能模塊；或者在檔案管理系統中增加歸檔功能模塊，進行電子文件數據接收、審核檢查、信息補充等功能；還可以在辦公自動化系統與檔案管理系統之間建立電子檔案移交接收接口系統，通過電子文件歸檔接口，將歸檔電子文件進行解析與數據轉換成檔案管理所要求的標準文本格式后，導入到檔案管理系統，實現電子公文的歸檔。

4.3 無論是通過增加歸檔功能模塊、還是開發電子檔案移交接收接口系統來實現電子公文的自動歸檔，都要從技術層面提供保障，比如信息加密技術、防火墻技術、生物識別技術等，安全地、不失真地將目錄、原文和各種流轉信息等轉存到檔案管理系統。