應用信息技術提升電網企業辦公室精益管理水平

●于 艇

電力行業是應用信息技術較早且較有深度的行業之一，目前信息化技術在電力生產、營銷、基建等領域發揮了至關重要的作用，但行政辦公業務與信息化的融合還有較大的提升空間。近年來，云計算、大數據、物聯網、移動應用、人工智能等新一代網絡信息技術加速推廣應用，為提升電網企業辦公室工作精益管理水平提供了技術支撐和解決方案。通過應用信息技術，可以大幅提升會議管理、督辦管理、車輛管理、考勤和訪客管理、辦公資產管理等工作的精益管理水平，從而提高辦公室工作的質量和效率。

一、信息技術在電網企業辦公室精益管理中的應用方向

（一）建設智能會議室提升會議管理精益水平

1.傳統模式。目前，電網企業使用的會議室多為傳統多媒體會議室，在會前、會中、會后各環節均存在工作效率不高的情況。一是對會議組織者而言，會前需打印裝訂大量的紙質會議資料，工作繁瑣費時且造成資源浪費；會后整理會議紀要時需回聽會議錄音，費時費力。二是對會議參與者而言，會前需集中排隊簽到，影響會議體驗且容易出現會后字跡難以辨認的情況；會中查詢資料時，需從大量紙質文檔中尋找，容易分散注意力。

2.信息化解決方案。基于日趨成熟的人臉識別、語音識別等人工智能技術，打造智能會議室，可大幅提升工作效率，提升電網企業會議管理精益水平。一是應用無紙化會議系統，通過桌面終端實現坐席設置、文件共享、手寫批注、投票表決等功能，與傳統會議模式相比，不僅綠色節能，更具有減少工作量、及時糾錯、快速統計等特性，能夠有效提高會議效率和質量。二是應用人臉識別簽到系統，采用人臉識別方式和在線匹配，實現自動簽到。三是應用語音辨識與轉化系統，可實現會場發言的實時記錄、文字轉化、智能排版、自動形成會議記錄。四是應用智能環境控制系統，實現智能會議室燈光、溫度、窗簾、新風等系統的智能調節，減少浪費。

（二）應用移動應用技術提升督辦管理精益水平

1.傳統模式。當前，電網企業基本通過建立督辦信息系統，實現了桌面電腦端的督辦管理信息化，與傳統的發文、郵件、填報表格等方式相比，大幅提升了督辦工作的規范化水平和效率，但受限于桌面電腦的使用環境要求，仍存在較大的改善空間。一是提醒不夠及時，仍存在“人找事”的現象，因提醒不到位引起的工作停滯時有發生。二是當督辦工作的參與人員出差或外出時，無法及時登錄電腦處理督辦工單，事后容易遺忘督辦事項。三是線下催辦的溝通成本較高。四是統計不夠直觀，無法滿足多樣化需求。

2.信息化解決方案。應用移動應用技術，打造掌上督辦APP，與傳統督辦信息系統打通，可進一步提升督辦工作的即時性、便捷性，從而提升督辦管理效率。一是實現即錄即查，新增督辦任務將第一時間推送到相關責任人的手機端，通過“事找人”避免督辦任務流轉滯后。二是實現及時提醒和預警，工作下達、預警、超期、催辦等消息將通過APP、短信等形式即時推送。三是實現一鍵催辦，領導關心的重點任務可隨時對任務相關人員進行提醒催促。四是實現高效統計和手機端展示，通過不同關鍵字篩選，提供高效豐富的統計和分析功能，在手機端以表格、條狀圖、柱形圖、餅圖、對比圖等多樣化的形式進行展示和考核排名，一目了然。

（三）應用移動互聯網和車聯網技術提升車輛管理精益水平

1.傳統模式。目前，電網企業普遍建立了車輛管理系統，員工可以在系統上提交用車申請單，經審批通過后使用公務車輛，但與當前社會上應用廣泛的網約車平臺對比，在便捷性、使用體驗等方面存在較大差距，管理成本也處于高位。一是員工提出用車申請、車輛調度員審批均需在信息系統中完成操作，即時性較低，工單提交后往往還需線下溝通提醒，溝通成本較高。二是調度管理智能化水平較低，無法按照用車時間和線路合理拼車，資源使用效率亟待提升。三是用車形式單一，未通過市場化手段有效利用社會車輛資源，用車高峰時段車輛資源緊張，無法及時滿足用車需求；用車低谷時段車輛出現閑置，車輛維修保養成本較高。

2.信息化解決方案。應用移動互聯及車聯網技術，建設車輛管理APP，打破傳統管理方式，面向領導員工、車輛調度員、司機實現“掌上訂車、掌上派車、掌上用車”，使用車申請簡單化，調度管理智能化，車輛管理精細化。一是實現車輛調度員掌上審批和派車，即使車輛調度員離開辦公室，也可以實現移動端審批，切實提升用車申請單審批效率。同時，審批結果、乘車信息可實時推送至申請人的手機，將有效減少人工工作量、提升員工用車體驗。二是實現員工掌上訂車、拼車，可大幅提升訂車效率，有效整合車輛資源，減少浪費。同時，可對駕駛員進行評價，有助于對駕駛員駕駛技術、服務態度等方面的全方位管理。三是可以通過平臺接口引入網約車服務，當車輛安排緊張時，合理利用社會車輛資源解決員工市內短途公務出行需求，有助于降低維護成本，提升車輛資產運營效率，甚至逐步減少公務用車配置數量。

（四）應用人臉識別和移動應用技術提升考勤和訪客管理精益水平

1.傳統模式。考勤管理方面，電力企業傳統的考勤主要有刷卡考勤和指紋考勤兩種模式。一是刷卡考勤，他人代替刷卡考勤現象嚴重，還經常出現考勤卡丟失情況，考勤成本較高。二是指紋打卡，指紋采集需要花費大量的人力物力，遇到上班高峰期時常出現排隊打指紋的情況，不僅容易造成混亂，還經常出現因排隊而“遲到”的狀況。訪客管理方面，多以保安、前臺人員登記，電話確認等方式為主，不僅增加了溝通成本，也影響了訪客體驗。

2.信息化解決方案。考勤管理方面，應用谷歌tensorflow 人工智能學習系統+ 圖像識別算法搭建圖像識別模塊，只需10分鐘左右的訓練周期，即可實現準確率達90%以上的精準人臉識別，并可持續不斷訓練及優化模型，提高識別準確度。后臺批量導入員工免冠照片即可實現頭像采集，不需組織圖像采集。同時，員工路過攝像頭即可完成簽到，無需排隊，且無法作弊，考勤高效準確。訪客管理方面，打造訪客APP 和前臺觸摸機，可大幅提升訪客管理的精益化水平。外來訪客可通過移動端APP 軟件提前網上預約，登記相關訪問信息，系統審核通過后發送確認信息。訪客可在公司前臺觸摸機自助打印二維碼作為進出憑證，通過控制通道閘機及電梯到達指定樓層。既可以減少溝通成本，又能夠有效提升訪客體驗。

（五）應用物聯網技術提升辦公資產管理精益水平

1.傳統模式。目前，電網企業基本將辦公資產納入資產管理系統進行信息化管理，對于屬于固定資產的辦公資產，通過在系統中建立辦公資產臺賬、粘貼資產卡片、定期盤點等方式，努力提升“賬、卡、物”一致性。但在資產卡片方面，仍存在突出問題：一是多使用普通紙質標簽或一維條碼，一次性使用，不可重復利用，維護成本高且不夠節能環保；標簽易破損臟污，數據容易丟失；需要人工使用紙筆或光學采集設備近距離掃描，耗時費力；不支持批量盤點，效率和準確率不高。二是由于打印機等辦公設備容易搬動，掌握設備編碼卻無法找到具體辦公設備的情況時有發生。

2.信息化解決方案。應用RFID（無線射頻識別）物聯網技術，將辦公資產上的普通紙質標簽升級為電子標簽，可有效提升電網企業辦公資產管理精益水平。一是RFID 標簽自帶儲存區，支持數據反復讀寫，可重復使用。二是標簽不易破損，數據能可靠保存50年不丟失。三是支持遠距離無線式數據采集，使用安全。四是支持批量讀取，盤點效率更高、更準確，且盤點結果可以與資產管理信息系統實時同步，大量節省人力物力，有利于實現日常化盤點。五是通過RFID 定位電子標簽，可以實現室內辦公設備精準定位及定時數據上報，便于辦公設備的精準管理。

二、結語

在信息技術日趨成熟和普及的“互聯網+”時代，在電力企業辦公室應用“云大物移智”等信息技術，實現信息化與辦公室業務深度融合，不僅可以提升辦公室的服務水平，為企業運營管理提供智能、便利的服務，還可以大幅提升工作效率，減少浪費，從而以技術創新驅動辦公室工作精益管理水平提升。