固定資產(chǎn)全程信息管理系統(tǒng)

●程宇虹 高麗清 孫麗芝

一、引言

現(xiàn)階段我國企事業(yè)的固定資產(chǎn)管理有兩種方式，一種是使用傳統(tǒng)“賬、卡、物”相結(jié)合的方式來管理固定資產(chǎn)，這種傳統(tǒng)的管理方式簡單落后，易發(fā)生人為錯誤，造成浪費；另一種是使用市場上流通的資產(chǎn)管理系統(tǒng)，這種管理方式不能及時獲取資產(chǎn)的實時變動，易發(fā)生物不對人，資不對賬。因此，我們在現(xiàn)行固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，研究出一套可使用RFID 的企事業(yè)固定資產(chǎn)全程跟蹤管理系統(tǒng)，對資產(chǎn)的信息和使用狀況進行更精準(zhǔn)的管理、更科學(xué)的數(shù)據(jù)分析，這對企事業(yè)的成本控制管理具有深遠的意義。

二、系統(tǒng)設(shè)計

（一）設(shè)計目標(biāo)

我們針對企事業(yè)固定資產(chǎn)種類繁雜的數(shù)量特點、需求不同的環(huán)境特點、等級不同的管理特點，設(shè)計出一套可以實現(xiàn)全程跟蹤的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，包括資產(chǎn)的登記入庫、會計記錄、統(tǒng)籌和報告生成打印等資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)。同時為特殊的固定資產(chǎn)安裝頻射卡，利用RFID 技術(shù)實現(xiàn)固定資產(chǎn)的全程跟蹤并予以記錄，提高企事業(yè)的資產(chǎn)管理效率，減少管理成本（見圖1）。

圖1 固定資產(chǎn)全程信息管理系統(tǒng)

（二）系統(tǒng)的功能模型

系統(tǒng)分為多種功能模塊：資產(chǎn)前期管理模塊、資產(chǎn)臺賬管理模塊、資產(chǎn)運維管理模塊、資產(chǎn)會計管理模塊等。

1.資產(chǎn)前期管理模塊。此模塊為資產(chǎn)建卡前的相關(guān)業(yè)務(wù)，包括設(shè)備選型、資產(chǎn)購買申報、審批及驗收入庫。用戶需填寫設(shè)備選型表及資產(chǎn)購買申請表提出申請，經(jīng)過資產(chǎn)管理部門審批通過后進入資產(chǎn)購買階段，通過相關(guān)部門驗收后即可入庫建立資產(chǎn)卡片，與后續(xù)資產(chǎn)管理的具體業(yè)務(wù)流程連接。

2.資產(chǎn)臺賬管理模塊。資產(chǎn)經(jīng)過驗收入庫后進入到資產(chǎn)新增入賬模塊，完成建檔后即可在資產(chǎn)臺賬管理模塊中進行查詢管理。資產(chǎn)臺賬管理為資產(chǎn)信息的整合，包括資產(chǎn)編碼、名稱、型號、國標(biāo)號、配置、保管人員等詳細(xì)信息。在資產(chǎn)跟蹤管理模塊，用戶可根據(jù)資產(chǎn)的特殊性事先制定管理規(guī)則，實現(xiàn)對特殊固定資產(chǎn)的移動、存儲環(huán)境、檢查維護等一系列事件進行跟蹤管理。資產(chǎn)的實時數(shù)據(jù)傳入計算機后，經(jīng)后臺程序判斷與規(guī)則相沖突，計算機可對用戶的移動端發(fā)出預(yù)警、報警。此功能可減少資產(chǎn)的丟失率及損毀率，保證企事業(yè)的資產(chǎn)成本得到控制。

3.資產(chǎn)運維管理模塊。資產(chǎn)運維包括資產(chǎn)運行、保養(yǎng)和故障維修，是資產(chǎn)領(lǐng)用維護階段的重要環(huán)節(jié)。固定資產(chǎn)采用保養(yǎng)和檢修并行的計劃保養(yǎng)方式，定期組織維護保養(yǎng)，發(fā)現(xiàn)故障立即在資產(chǎn)故障維修模塊填寫相關(guān)報表。

4.資產(chǎn)會計管理模塊。實施政府會計制度，將資產(chǎn)系統(tǒng)與財務(wù)信息系統(tǒng)進行實質(zhì)性數(shù)據(jù)對接，固定資產(chǎn)信息通過資產(chǎn)系統(tǒng)同步進入財務(wù)系統(tǒng)，生成記賬憑證。資產(chǎn)全周期管理的賬務(wù)處理包括：資產(chǎn)購置、資產(chǎn)計提折舊、資產(chǎn)處置等。

三、資產(chǎn)跟蹤管理模塊的實現(xiàn)

（一）企事業(yè)固定資產(chǎn)跟蹤對象的確認(rèn)

根據(jù)GB/T 14885-2010《固定資產(chǎn)分類與代碼》，企事業(yè)固定資產(chǎn)分為六類：土地、房屋及構(gòu)筑物；通用設(shè)備；專用設(shè)備；文物和陳列品；圖書、檔案；家具、用具、裝具及動植物。我們采用ABC 分類法，根據(jù)企事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略及資產(chǎn)實際使用狀況，結(jié)合資產(chǎn)數(shù)量、價值、類別等因素把固定資產(chǎn)分為A、B、C 三類：A 類為專用設(shè)備，B 類為通用設(shè)備，C 類為房屋構(gòu)筑等。

A 類資產(chǎn)可根據(jù)數(shù)量、結(jié)構(gòu)占比、凈值率等數(shù)據(jù)確定重點跟蹤資產(chǎn)對象；B 類資產(chǎn)根據(jù)單位價值、成本效益等因素確定重點跟蹤對象；C 類資產(chǎn)具有不可移動、凈值率高等特點，資產(chǎn)管理部門可直接在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)登記建卡，根據(jù)資產(chǎn)管理流程按年折舊、保養(yǎng)維修，無需進行全程跟蹤管理。

（二）系統(tǒng)跟蹤管理模塊

1.資產(chǎn)的移動跟蹤。管理人員把有源電子標(biāo)簽固定在需要全程跟蹤的固定資產(chǎn)上，閱讀器部署在門口、通道或其他需要重點關(guān)注的場所。一個閱讀器可同時處理200 個標(biāo)簽的信號，若資產(chǎn)在移動也可接收標(biāo)簽發(fā)出的的信號。系統(tǒng)采用兩種跟蹤管理方式，一種是持續(xù)監(jiān)控：閱讀器持續(xù)采集標(biāo)簽發(fā)出的信號，若在一定時間內(nèi)采集不到信號，系統(tǒng)向資產(chǎn)管理部門和用戶發(fā)出報警信號；另一種是閱讀器采集到未經(jīng)授權(quán)的資產(chǎn)移動信號，門口天線將自動發(fā)出聲、光警報，服務(wù)器則向資產(chǎn)管理部門和保安控制室發(fā)出警報，同時提供資產(chǎn)的基本信息和地理位置。

2.資產(chǎn)的環(huán)境監(jiān)控。需特殊監(jiān)控環(huán)境數(shù)據(jù)的固定資產(chǎn)可利用傳感器持續(xù)向計算機發(fā)送數(shù)據(jù)，如溫度、濕度、輻射等需要被檢測的數(shù)據(jù)。用戶可在移動端事先設(shè)置此類數(shù)據(jù)的安全值范圍，數(shù)據(jù)傳送到計算機后，經(jīng)后臺程序分析、判斷收集到的數(shù)據(jù)。若判斷此時資產(chǎn)的某項數(shù)據(jù)不在事先設(shè)置的安全值范圍內(nèi)，計算機將立即向用戶及資產(chǎn)管理部門發(fā)出警報，用戶可立即在移動端查看相關(guān)數(shù)據(jù)，根據(jù)系統(tǒng)提供的資產(chǎn)地理位置前往查看（見圖2）。

四、結(jié)語

在信息技術(shù)迅速發(fā)展的大環(huán)境下，資產(chǎn)的管理作為企事業(yè)成本管理的重要一環(huán)，提高固定資產(chǎn)的信息化管理程度成為企事業(yè)競爭的必要趨勢。以高效的資產(chǎn)管理為出發(fā)點，我們設(shè)計的資產(chǎn)全程信息管理系統(tǒng)采用了新型的軟硬件設(shè)備和RFID 技術(shù)，運行安全平穩(wěn)。具有低成本、低維護量、抗干擾性高、低耗用等特點，實現(xiàn)了對遠端設(shè)備資產(chǎn)的跟蹤、控制。

圖2 系統(tǒng)工作原理

我們詳細(xì)闡述了資產(chǎn)全程信息管理系統(tǒng)的關(guān)鍵模塊，其中資產(chǎn)移動跟蹤模塊是資產(chǎn)信息的位置監(jiān)控，減少固定資產(chǎn)丟失或被盜的情況；資產(chǎn)環(huán)境監(jiān)控模塊則實現(xiàn)了資產(chǎn)的實時監(jiān)控，避免因管理不當(dāng)而造成資產(chǎn)報廢，提高資產(chǎn)使用率。信息化、集成化的系統(tǒng)數(shù)據(jù)作為企事業(yè)評估風(fēng)險的重要依據(jù)，為企事業(yè)單位的管理分析決策提供了科學(xué)有效的數(shù)據(jù)分析工具。這種固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)更新及時、全程跟蹤，避免了資產(chǎn)的無謂損耗，提高了企事業(yè)單位資源配置的統(tǒng)籌規(guī)劃效率。