關于電子檔案管理策略的分析

◎ 桑永紅

隨著承擔的社會活動的數量與總量不斷增多、社會交往活動的加速，我國事業(yè)單位所產生的檔案材料的數量成倍增加，如何有效管理這些檔案材料，就是引起事業(yè)單位檔案工作人員的思考。現代科學技術的發(fā)展、計算機技術的應用促進了檔案管理理念與方式的變革，檔案管理不再單單依靠傳統(tǒng)的紙質存放模式，逐步向電子檔案的存儲模式過渡。跟紙質檔案管理管理，電子檔案的整理、歸檔、開發(fā)與利用有著相應的特點，但也存在一些需要改進的問題，這就需要相關工作人員繼續(xù)探索，提升電子檔案管理的安全性，不斷擴大這種管理模式的應用范圍。

一、電子檔案管理的具體特征

1.檔案材料的內容與載體可以實現分離。

傳統(tǒng)的紙質管理模式，檔案材料的內容與載體是緊密聯系在一起的，這就需要巨大的存放空間，而且紙質材料的存放與管理需要一定的人力物力來進行防潮防火處理。電子檔案管理主要通過數字化技術進行信息處理，檔案材料內容與載體可以實現分離，以數字化形式存放于存儲空間中，如圖片、照片、音頻、視頻與電子文件等，便與存放、保存與管理。

2.與計算機設備緊密結合。

電子檔案的管理離不開計算機設備，已經相應的軟件系統(tǒng)，這種檔案材料的生成需要通過電腦硬件與軟件系統(tǒng)的處理，如數字編碼、硬件設備、軟件系統(tǒng)與后期技術更新與維護等。

3.便于操作與管理。

跟傳統(tǒng)紙質檔案管理相比，工作人員可以使用計算機系統(tǒng)對電子檔案進行多樣化處理、以及各種檔案材料的優(yōu)化組合，可以根據實際需要，對于存儲在一起的檔案材料進行實時分類，可以供多個用戶在不同的方式進行實時訪問，便于查閱，提升了這些檔案材料的利用率。

4.存在安全隱患。

電子檔案管理并不是萬能的，由于內容與載體的分離，同時借助于計算機設備與互聯網，稍微不慎就會出現信息失真情況，也許工作人員的不經意失誤、或者是系統(tǒng)故障問題，電子材料的轉化與形成過程中就會出現錯誤情況；同時，互聯網領域存在的安全問題，也給電子檔案的管理帶來了隱患，一些技術漏洞都會被黑客利用，容易發(fā)生檔案信息泄露行為，造成不必要的損失。

二、電子檔案管理需要改進的工作環(huán)節(jié)

1.電子檔案管理功能需要進一步完善。

我國事業(yè)單位電子檔案管理主要依靠相應的軟件系統(tǒng)，這些軟件的購置，軟件開發(fā)商基本上根據通用原則來設計，很少考慮到相應單位的實際情況，在購置、使用后，工作人員很難對一些功能進行改進，這就存在與實際工作相脫節(jié)的情況。由于軟件系統(tǒng)功能的不完善，一些電子檔案的轉化過程中就會容易出現問題，或者是形成的電子文檔不符合本單位的管理要求；在技術轉化領域，一些軟件只具備邏輯轉化功能，缺少物理歸檔功能，表面上看是提高了工作效率，但是在遭遇到系統(tǒng)故障、斷網或黑客攻擊的時候，往往會出現功虧一簣的情況，很容易發(fā)生信息丟失行為；除此之外，相關軟件系統(tǒng)只設計了歸檔保管功能，并不具備自動備份復制功能，工作人員在進行數字化、電子化處理時，還需要依靠人工進行雙機熱備份或網絡備份，這就需要占用更多的資源空間，也造成了人力浪費。

2.技術更新速度的加快加重了管理成本。

為了提升檔案材料的安全等級，單位負責人原則上要求工作人員在進行電子檔案處理時，必須增加具有圖形屬性的個性手跡簽名，這就給系統(tǒng)與技術提出了新的要求，后臺人員就必須進行升級處理，由于這些技術更新速度過于迅速，往往一種新的技術沒有使用太長時間，但由于安全問題就必須進行升級換代處理，事業(yè)單位就必須只付出一定的費用來進行升級換代工作，這就加重了檔案管理的成本支付，這也是需要引起注意的問題。

三、我國事業(yè)單位電子檔案材料的具體管理對策

1.重視統(tǒng)一的電子檔案歸檔基本結構標準建設。

要想規(guī)范電子檔案管理，我國事業(yè)單位必須做好管理制度設計，統(tǒng)一管理規(guī)范，根據一致的數據格式、一致的技術標準與軟件程序，制定出符合本單位實際情況的電子文件歸檔標準與基本管理結構標準，掃除信息交流的技術障礙，從而實現檔案信息數據的有效貢獻，擴大電子檔案材料的適用范圍，從而對電子檔案材料進行有效管理，提升檔案材料的應用價值。

2.建設檔案信息數據庫。

電子檔案材料的收集、整理與規(guī)范管理，必須以相關數據庫為依托，工作人員或者自己動手、或者委托相關公司，采用先進的信息技術，建設一些數據庫，從而實現對電子檔案材料的規(guī)范管理。當然，數據庫建設不是一項短期工作，需要工作人員的長期努力，從基礎數據庫建設開始，再到中級數據庫，最終建設復雜數據庫。同時，數據庫建設還需要以數據項目為基礎，還要保證各項內容的完整性，才能確保數據的準確、穩(wěn)定、安全與規(guī)范，最終建立起一些具有應用性、適用性的標準化全文數據庫與目錄數據庫。

3.確保電子檔案材料的真實性、有效性與完整性。

為保證電子文件的真實性，必須采取專門的技術措施，可以依靠電子印章或數字簽名的方法對電子檔案進行簽批處理。電子文件的歸檔格式必須能夠準確地表現原來生成、發(fā)送或者接收的內容；保證記錄電子文件信息真實、可靠，保證管理工作的連續(xù)性；能夠識別電子文件的發(fā)送、接收人員與時間。為保證電子文件的有效性，可以在設計系統(tǒng)時寫入自動對每份電子檔案的修改、存取、傳輸等任何操作，都進行實時存檔的程序語句，以單邊不對稱密碼形式存儲并做好防刪改措施，從而為隨時印證該電子檔案的來龍去脈提供完整、細致的查考信息。

4.確保電子檔案的安全管理。

應當不斷改進現代化管理手段，努力提高館藏檔案的安全保護水平。要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限。在硬件管理上，要進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環(huán)境，強化防磁設施的完善和維護，有條件的應及時升級服務器主機和數據庫的硬件設施，確保檔案電子信息數據在保存和傳輸過程中的安全、穩(wěn)定。

四、結語

電子文件是一個新鮮事物，電子檔案管理是檔案界的一次革命。這就要求我們檔案管理人員在這個信息時代里，必須完成由傳統(tǒng)的管理模式向現代化管理模式的轉變，由傳統(tǒng)的管理理念向現代化管理理念的轉變，真正做到既重視電子檔案，又能正確對待紙質檔案，并在檔案管理實踐中加以應用。