知識管理在圖書檔案管理中的功能及運用

◎王琦

一、檔案管理與知識管理的相似處

檔案管理是一項復雜的工作，其主要是對社會各界的信息進行收集與整理，這些信息包括政府機構的信息、媒體信息源、隱性信息等等。在企業內部，可以通過觀察與溝通，獲得員工行為以及工作特征的隱性信息，而對于企業競爭對手的隱性信息，主要是通過媒體信息源以及與競爭對手企業有密切聯系的員工處獲得。掌握這些檔案信息，可以提高企業的競爭力，可以幫助企業有效的搶占市場，提高經濟效益。

知識管理是在顯性知識與隱性知識中，獲取共享以及共同發展的途徑，其組員包括對顯性知識的組織以及對隱性知識的挖掘。隱性知識可以通過觀察與訪談得到，而知識管理有助于提高這些知識的價值，通過共享，還可以提高知識的利用率。知識管理的理念是將知識看做重要的資源，其與檔案管理有著較多的相似之處，都強調人的主觀能動性，而且講求創新。知識管理可以對市場變化進行感知，可以了解競爭對手的隱性信息，在獲得這些信息后，需要應用檔案管理的方法對其進行歸類與整理。檔案管理產生的時間早于知識管理，但是在檔案管理中，卻蘊含了知識管理的理論，其可以為企業發展創造較多機遇，而且可以促進企業間的良性競爭檔案管理與知識管理的研究對象都是信息知識，檔案管理是對競爭對手以及市場環境信息的管理，通過檔案管理人員的加工與處理，可以產生具有更高價值的信息資源。檔案管理的對知識信息的加工，而信息管理也是將知識形象作為管理的核心，雖然社會中對知識管理有著較多的表述，但是知識管理依然是將信息知識作為主要的作用主體以及研究對象。檔案管理與知識管理都是提高企業競爭力的有效方式，將檔案管理與知識管理具有相輔相成的作用，將二者結合在一起，可以減輕檔案管理人員的工作量，提高管理人員的工作效率。將信息管理的理念融入知識管理中，可以解決知識管理中存在的問題。檔案管理與知識管理具有相互促進的關系，檔案管理是在一定的信息需求、知識需求前提下，對競爭對手、競爭環境信息。檔案管理系統把員工從信息的海洋中解脫出來，并且檔案管理與知識管理結合在一起，還可以促進二者共同發展。

二、知識管理的功能

1.挖掘現有檔案中的潛在知識資源。

事實上，知識管理在實際的操作過程中，其主要管理的對象并非是知識的本身，也還包括在知識管理過程中所形成的管理體制。事實上，知識管理在實際的推行過程中，其最終師表是為了實現對于知識的使用，并盡可能的推動知識使用率的提高。簡單地說，在進行知識管理的過程中，相關的管理工作者需要加強對于相關知識使用效率的提高，基于此，就需要其在實際的管理作業過程總加強對于知識的挖掘、擴展以及創新等環節。而這些環節的開展有利于挖掘出新的知識。基于此，就使得相關人員借助知識管理的相關理念進行圖書館檔案管理的過程中，有利于推動檔案容量的擴大，繼而挖掘現有檔案中的潛在知識資源，推動相關知識的使用效率。

2.推進了個人知識的突出。

圖書檔案管理的工作在市場競爭的不斷沖擊下，已經失去了早先的固定性，所以圖書檔案管理中的人員流動很大使得組織無法進行平衡的發展，所以要做好組織內部的資源保存與分享這方面的工作是圖書檔案管理中最為重要的基礎。知識管理，有一項顯著的特點，就是可以推動知識的突出。可以把知識制度構建的更加科學更加規范，這就離不開所有管理人員的，共同努力了，要構建良好的知識，學習環境管理人員還要對自己的個人素養進行培訓和學習，把更多管理人員的發展目標吸引的圖書檔案管理上，在管理工作的過程中，要總結和歸納工作經驗與不同的管理人員，進行交流和探討解決，在工作上有任何不懂的地方，最終達到了統一的管理組織。

三、知識管理在圖書館管理中的應用

1.創新管理模式。

知識管理引入圖書館檔案管理以后，管理人員可利用先進的現代科技技術對檔案進行管理，包括對圖書館業務信息處理、系統處理等等。這樣不僅可以將圖書館檔案使用者的業務需求明確顯示出來，還能通過圖書館智能化對使用者的點擊率進行記錄，掌握市場動態和方向。另外，使用者在利用業務信息系統搜尋或查找資源時，系統同樣會對使用者的頁面操作方式進行記錄，隨后交給計算機系統加以處理，統計分析出用戶所需結果，為用戶提供服務。總的來說，相比于傳統的圖書館檔案管理方式，知識管理能更好的為檔案使用者提供服務，隨時掌握使用者信息需求，挖掘市場新動向，提升圖書館服務質量。

2.構建智力庫和知識庫。

負責管理圖書館的工作者，不管他是組織內部工作人員還是其他相關行業兼職從業者，其都需要不斷學習，不斷獲取知識，以滿足圖書館檔案管理職能需求，為圖書館檔案管理事業的持續發展奠定基礎。管理者所學習的知識多為顯性知識，包括管理理論、管理實踐等等。借助圖書館現有條件，管理者在學習知識、提升能力時，可利用圖書館現代技術平臺，借助高科技手段獲取想要學習的知識，或者利用高科技技術傳播、共享知識，實現自身及他人知識水平的共同提高。圖書館管理者利用高科技技術學習、共享知識，同樣屬于知識管理。原因在于，知識的共享必須借助圖書館豐富的檔案資源和圖書資源，對這些資源進行學習，將存在于書面或屏幕上的知識“占為己有”，使自身知識得到擴充，能力得到提升，這樣的管理方式無疑是利大于弊的，是人們提煉和學習圖書館知識的最佳方法。而為了實現這一點，現代圖書館必須構建一個龐大的知識庫，或者是智力庫，并引進先進的知識管理方法，實現圖書館檔案的智能化管理。

3.建學習型組織和知識社區，提高隱性知識的溝通與交流。

知識社區不但是—個巨大的人才庫，并且知識社區中的人才流動性也非常快，使得知識庫中的人才可以隨時得到補充。網絡杜區可以吸納不同種類組織機構的人員，同時還可以吸收具有專業特長的專業型人才。在網絡社區中，不同類型的專業人才可以將自身的隱性知識和顯性知識通過這個網絡社區這個平臺進行信息的交互，將其自身的觀點或者著作進行公開，同眾多專業人員進行討論。綜上所述，網絡社區不但可以使得知識在社區內部進行傳遞、共享，同時形成一種高效的知識傳遞環境。不同種類的知識社區相互聯系、相互交流，形成—個范圍更廣的知識社區。這個范圍更大的社區不但能超越機構范圍的限制，同時還可以擺脫行業的束縛。建立健全知識管理制度此外，知識管理理念在圖書館檔案管理過程中的作用就在于能夠相關的管理者能夠以此為依托推哦定相關管理作業的效率的提高，并以此為核心帶動企業核心競爭力的強化，推動圖書館檔案管理工作的高效開展。

結束語：通過以上文章的觀點，我們可以總結出好的知識是國家發展的基礎，是可以把國家帶上更高層次的領路人，只是無論是顯而易見的還是隱藏在生活中的，他們都為現在圖書檔案管理工作檔案管理工作出了一份力，他們可以提供圖書檔案管理的功能，增強他們的力量，所以在實際生活中具有十分重要的意義。圖書檔案的管理人員要從自身來出發，完善自己的個人素養和管理能力主動，并且積極的參與到知識的傳播和互動當中去，從而促進了管理能力的發展，并加以推廣，從而提高了知識管理的競爭能力。