信息時代背景下城建檔案管理思考

◎魏嵐

（作者單位：嘉興市秀洲區城建檔案館）

信息時代的到來，改變了各行各業，推動了時代的發展。在這樣的時代背景下，全面做好檔案管理工作是需要研究的管理課題。城建是重要的領域，其檔案較為復雜特殊，更需要用先進信息技術支持，創新城建檔案管理現代化、數字化及智能化發展，這樣，才能更加有效提高城建檔案管理效率。本文主要通過對城建檔案管理分析，進一步提出信息時代背景下，城建檔案管理對策，以此，推動檔案事業快速發展。

隨著城市的快速發展，城市建設規模加大，各類城建檔案越來越多，如何快速形成高效安全的檔案管理機制，是保證城市發展的基礎。一座城市規劃、建設及管理過程中，會產生大量的城市檔案與數據，這是城市發展的記錄，更是一個城市未來建設的基本材料，對于城市發展形成的各種資料信息需要通過整理歸檔保存下來，才能體現檔案的價值。城建檔案是城市勞動成果和智慧結晶，真正記錄著一座城市的整個發展歷史，通過對檔案的了解，能夠更好地為城市今后規劃、建設、管理、維護、史志編修、科研工作開展提供重要文獻。

一、信息時代背景下城建檔案管理重要性

（一）符合信息時代的發展需求

城建檔案內容復雜，品種繁多，在長期的積累中，形成了一定的規模，要想全面利用，則會較為麻煩。當下，隨著信息技術的快速發展，在這樣的時代背景下，則需要與時代融合，全面創新檔案管理能力。城市歷經規劃、建設、管理活動，會留存大量的資料，這些數量繁多龐大的城建檔案，如果依靠傳統管理方式，勢必影響到城建檔案使用價值，更不能讓紙質檔案資料長期保存。通過電子化、數字化整合，能夠全面提高工作整體效率，把各種檔案信息利用先進技術應用管理起來，形成紙質檔案轉化數字檔案，必定大大提升城建檔案管理效率和質量，跟進時代發展。

（二）促進城建檔案管理規范化

信息時代背景下，要全面規范檔案管理，使檔案管理更加標準規范。進行城建檔案管理創新則是向規范化方向發展的途徑。城市建設過程中，已經形成了一個完整的流程，城建檔案管理工作也需要把流程可視化、集成化，利用信息化管理模式，從報建到驗收的全部檔案進行管理，實現動態化跟蹤管理，這樣，才能從根本上保證城建檔案管理所涉及到的所有環節均保存完整，實現規范化目標。另外，通過大數據技術，構建城建檔案信息數據庫，使各類數據集中統一，保證了信息的完整性，充分發揮城建檔案開發利用價值。

二、信息時代背景下城建檔案管理對策

（一）先進城建檔案管理理念

整個城市的發展與建設，產生大量的檔案，城建檔案管理工作占據著極其重要地位。當前的情況看，還不夠重視城建檔案管理，使許多城建檔案管理工作片面化，局部化。所以說，只有不斷創新思想，提高認識，才能在工作意識上實現轉變，通過改進提升創新的空間。要不斷創新思維定式，以時代發展為依據，提高管理意識，轉變落后觀點，城建檔案管理工作人員要不斷調研，在開展實踐工作過程中總結經驗，杜絕因循守舊、固步自封的自我觀念。檔案管理工作要創新。只有全面轉變了管理的理念，才能形成創新的機制，轉變理念則是創新的前提。

（二）加大先進信息技術應用力度

在信息時代的大背景下，各行各業均離不開信息的支撐，檔案管理工作也不例外，需要與信息技術相結合，才能更好地實現管理效能。城建檔案管理創新離不開對先進信息技術的利用，先進信息技術的良好應用，極大的保證了城建檔案的質量。城市建設產生的大量檔案信息，涉及到各個方面，城建檔案類型繁多、數量龐大，這是所有城市建設過程中形成的基礎，城建管理起來難度非常大，城建檔案管理人員工作的壓力可想而知，要想保證檔案完整性，則需要更多的時間與精力，而通過與信息技術的有機結合，就能夠實現檔案信息化管理，不斷推進城建檔案管理信息化建設進程，保證了城建檔案的科學合理利用，使各種資源能夠在一定時間內得到有效資源共享。城建檔案管理需要各個方面的支持，政府需要投入一定的資金，全面提升軟硬件水平，在信息化建設方面必須結合當下的時代背景，不斷進行技術更新與改造，跟上時代的趨勢，相應完善好軟件硬件，保證檔案管理自動化、智能化水平。另外，城市檔案管理與相關的企業進行基礎性合作，全面尋求與信息技術的對接，通過與企業的有效對接，設計出具有個性化、針對性的城建檔案管理軟件系統和電子檔案在線接收平臺，通過先進的系統，使城建檔案能夠實現及時的收集、整理與利用，更好地保證了管理效果，從根本上減少了對城建檔案人員的壓力，這樣，相關管理人員則能夠有精力與時間進行檔案管理上的創新與實踐，不斷推動檔案管理向先進化方向發展。當下，信息技術發展速度較快，要與時俱進開發各種手機APP軟件，這樣，就更加方便人們直接在手機端操作進行查檔，通過借助APP軟件直接查詢獲取信息，保證了相關檔案的得用共享，實現檔案價值。

（三）健全完善城建檔案管理制度

要不斷健全完善城建檔案管理制度，從制度上形成規范，只有全面形成良好的制度保證，才能實現檔案管理工作創新效能。城建檔案管理制度健全完善需要長期作為，通過持續有效的推進，才能在實踐中形成豐富的經驗，要不斷總結經驗教訓，然后再對不符合時代發展的管理方式加以完善，通過城建檔案管理制度動態健全完善，不斷推動檔案管理創新。全面設計好標準規范，完善后的城建檔案管理制度需要包括各個方面，在各個環節上保證質量，數字城建檔案需要保證收集、歸檔、保管、查閱、利用各個流程的方便與快捷，通過制度的完善，進一步形成規范數字化建設，保證了城建檔案管理工作能夠更加順利的開展。

（四）加強城建檔案管理隊伍建設

城建檔案管理工作是一項專業性強的工作，作為城建檔案管理工作者，需要全面提升自身素質，提高知識能力，結合城建檔案管理實際，形成系統的培訓計劃，采用多樣化培訓方式有效提升相關人員的個人素質與能力，這樣，通過專業培訓，全面有效調動檔案管理者的積極性、主動性。外樹形象，內強素質，為城建檔案管理創造一個良好的基礎。檔案管理者要不斷提高技術操作水平，使他們能夠跟上時代的變化，熟悉各種軟件有應用，在城建檔案管理、信息化意識、軟硬件操作等方面不斷提高自身本領。檔案管理是一個重要的崗位，需要嚴格進行管理，通過競爭性上崗、績效獎勵等方式進一步激發城建檔案管理人員工作的積極性，增強服務大局、服務城市、服務人民的服務意識，通過與高校聯合，引進先進的人才，使隊伍注入新生機活力，共同推動城建檔案管理創新。

三、結束語

信息時代背景下，只有不斷創新，才能跟上時代發展，城建檔案管理更要積極探索實踐，不斷總結工作經驗，通過有效創新跟上時代發展步伐，這是檔案管理工作的必然選擇，這樣，才能更好地服務城市建設，推動經濟快速發展。