高職院校圖書館信息化管理中的問題及解決方法探析

●陽衡元

高職院校圖書館的管理應用信息技術，管理的內容以多種形式呈現，主要發揮多媒體技術的作用，發揮信息設備的多種功能，主要的目標是提高圖書館的服能力。應用各種媒體展開管理工作，管理的內容以多種形式呈現，其中融入了現代管理理念，通過媒體之間的交互為師生服務。高職院校圖書館強化信息化管理系統建設工作，能夠有效地降低管理問題發生的幾率，維護高職院校圖書館的高效運行。

一、高職院校圖書館信息化管理的重要性

（一）高職院校圖書館承擔著資源管理職能

圖書館承擔著管理職能，這里收藏大量的文獻資源，為院校的師生提供文獻信息服務，學校的師生都可以這里查詢資料，開展文化交流活動，如果信息化管理工作沒有做到位，就會導致資源浪費，不能很好地發揮圖書館的職能。

（二）高職院校圖書館為師生提供教育服務

高職院校圖書館在履行管理職能的同時，還為師生提供教育服務，包括院校的科研機構以及其他的合作單位都可以在這里借閱文獻，還可以參觀考察，進行業務上的合作，咨詢與文化有關的信息。另外，高職院校圖書館還可以組織各種文化活動，諸如公益講座、召開報告會等等，用于文化傳播，實現文化傳承。

（三）高職院校圖書館的館藏資料有很強的歷史性

高職院校圖書館中收藏有各種文獻和書籍不僅僅對教師和學生發揮工具性作用，更為重要的是，這些資料需要保護，具有歷史價值，特別是一些圖書館收藏有古籍，這些資料是非常珍貴的，如果信息化管理工作沒有做到位，就會造成珍貴文獻損失，給圖書館帶來經濟損失。

二、高職院校圖書館存在的管理問題

（一）高職院校圖書館沒有做好信息化管理工作

高職院校圖書館雖然重視信息化管理工作，但是往往停留在表面上，具體的工作中依然存在諸多的問題。其一，高職院校圖書館沒有做好管理層面的宣傳工作，教師和學生對圖書館的要求不是很明確，沒有塑造信息化管理氛圍，沒有發揮信息環境的感染力，使得師生在圖書館借閱不能正確適應信息設備，導致設備過早損壞，影響其服務功能。其二，高職院校圖書館沒有認真履行信息化管理責任，有關人員的管理職責不夠明確，對于自己需要承擔的責任不夠明晰，甚至存在敷衍的信箱，不能為教師和學生提供優質的服務，沒有很好地發揮其服務職能。其三，沒有從高職院校圖書館的實際出發建立規范的管理管理制度，主要是沒有落實值班制度，圖書館的檢查工作過于形式化，對于存在的管理問題沒有及時整改，更沒有定期組織培訓，使得管理人員的觀念存在滯后性，不能實施精細化管理。管理缺乏針對性，就很難發揮實效性。

（二）高職院校圖書館沒有合理配置管理設施

高職院校圖書館雖然采用了信息化管理措施，但是，由于沒有做好設施建設工作，一旦產生突發事件難以采取有效的措施抑制，主要體現為一些高職院校圖書館雖然建設有管理系統，但是不夠先進，不能很好地發揮網絡管理的作用，導致信息設備的應用不切合實際，不能將管理工作落實到位。日常的管理中，信息設備的維護工作非常重要，如果產生不能及時采取措施解決，就會導致嚴重的后果。信息化管理系統不能很好地發揮作用，很有可能產生問題不能及時發現，更無法有效解決，甚至無法啟動應急預案。高職院校圖書館對信息管理設施的配置缺乏合理性，沒有管理圖書館環境，所擺放的各種標志缺乏合理性。對于管理設備器材沒有實施有效的管理，后續的技術維護工作不到位，沒有做好保養工作，在日常的使用中不能很好地發揮作用。

（三）高職院校圖書館沒有制定科學的應急預案

由于高職院校圖書館沒有制定科學有效的管理應急預案，將管理工作簡單化，應急預案的啟動程序比較簡單，導致應急預案成為一種形式，不能切實地發揮作用。高職院校圖書館是文化場所，這里是教師和學生的聚集點，這里有豐富的館藏文獻，是院校寶貴的文化資源，也是院校的品牌形象代言，而且圖書館中的人員集中，有很強的流動性，如果圖書館的管理工作沒有做好，就會威脅到館藏資料的安全，造成的損失是難以挽回的，特別是針對文獻的丟失，后果非常嚴重。比如，某高職院校圖書館曾經發生過文獻丟失事件，由于應急預案沒有啟動，缺乏救援力量，導致文獻沒有在短時間內追回，雖然后來文獻找到了，但是已經出現了嚴重的破損，要修復是很難的，如此造成的損失是巨大的。

三、高職院校圖書館信息化管理的有效措施

高職院校圖書館信息化管理工作中，要做好管理宣傳工作，提高每個人的管理意識，還要將監督管理做到位，對信息化建設不斷強化，實現系統化管理，對管理責任制予以強化，提高全體管理人員的責任意識。

（一）強化管理宣傳工作

高職院校圖書館管理不局限于管理人員的職責，而是每個人都要承擔管理責任，讓所有到圖書館的人都提高管理意識，就要在整個圖書館范圍內做好宣傳工作，還要將圖書館管理與學科教育相結合對學生展開管理教育，讓廣大師生掌握基本的管理知識，提高管理意識，并在行動中與管理人員配合。高職院校圖書館是文化的場所，也是重要的管理宣傳基地，要定期對全體工作人員進行管理方面的訓練，還要進行實戰演習，讓他們具備突發事件應對能力，將管理演練作為常規的培訓內容，提高工作人員的管理意識。圖書館將管理宣傳工作在全校范圍內展開，構建管理氛圍，人們在圖書館隨處能夠看到管理知識方面的宣傳內容，了解圖書館對讀者的要求并自覺遵守。

（二）高職院校圖書館要做好監督管理工作

高職院校圖書館要強化監督管理工作，除了采用常規的信息管理設備之外，還需要配備各種通信設備，將智能化的信息化管理系統構建起來，提高突發事件的應對能力，維護圖書館的安全環境。管理監督人員對于各種設備要充分熟悉，比如，在圖書館中安裝有各種信息設備，管理監督人員對設備的運行情況要準確識別，對于存在問題的設備要及時維修或者更換，避免影響圖書館的服務質量。圖書館的監督管理工作中，還要啟動自動化管理系統，對于用戶的需求及時作出反饋并提供服務，幫助用戶及時解決問題。強化管理監督工作，結合使用先進的信息化管理系統，使得高職院校圖書館的管理工作全面展開。

（三）高職院校圖書館要強化信息設施建設工作

高職院校圖書館的管理工作要做到位，要從圖書館的館藏實際出發，從高職院校圖書館自身的特點出發構建信息化管理系統，落實到細節，為教師和學生提供周到的服務。由于高職院校圖書館藏有珍貴文獻資料，這些資料都是不可再生的，如果發生丟失或者損壞的問題，對于高職院校而言是無法彌補的損失，所以，高職院校圖書館要應用引進的信息技術實施管理，對于圖書館管理中所存在的問題可以在短時間內滅火，避免事件的擴大化造成嚴重是損失，對館內的文獻資料實施有效保護。

（四）高職院校圖書館要強化管理責任制

高職院校圖書館啟動問責制，對于一些工作人員存在僥幸心理的現象要嚴肅問責。如果發生信息化管理系統運行不正常的問題，要及時查明原因，啟動問責程序，在明確責任的情況下問責。對于沒有從職責出發解決問題或者沒有徹底整改的問題也要問責，嚴重問題要嚴肅查處。對管理問題的整改沒有落實到位，要在圖書館的官網上曝光，發揮輿論督促作用將高職院校圖書館的信息化管理工作做到位。高職院校圖書館每個月都要對管理中存在問題進行排查，還要接受公眾的監督，為讀者塑造良好的環境。

四、結束語

通過上面的研究可以明確，高職院校圖書館的信息化管理工作是大事，直接關乎到寶貴文獻資料的安全。如果圖書館的管理工作沒有做到位，就會導致各種圖書館中收藏的寶貴資源被損壞或者丟失，所以，重視信息化管理工作，提高管理水平是高職院校圖書館每一位工作人員需要重視的，也是教師和學生需要承擔的責任。強化高職院校圖書館的信息化管理工作，就要注重信息化管理系統建設，對管理工作不斷完善，對于當前高職院校圖書館存在的管理問題要明確，采取相應的措施解決，推進高職院校圖書館健康運行。