基于新時期要求的醫院檔案工作的若干思考

◎周瑜

近年來，隨著"三個體系"、"五檔共建"以及"最多跑一次"等新時期要求的大力推廣與建設，檔案工作的重要性也日益提升。正如，習近平總書記在2018 年3 月20 日第十三屆全國人民代表大會第一次會議上所說："歷史已經并將繼續證明，只有社會主義才能救中國，只有堅持和發展中國特色社會主義才能實現中華民族偉大復興"。而如何才能更好的"堅持和發展"呢？或許就需要不斷從已有的歷史檔案中找尋規律并妥善保管，以發揮指引未來更大的作用，正是基于這樣的新時代要求，醫院檔案工作也需要不斷提高和完善。

一、醫院檔案工作的基本要求和使命

早在2003 年，任浙江省委書記習近平同志就曾指出"經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案"。醫院檔案包括的種類較多，主要以專業技術人員檔案、會計檔案、設備檔案、文書檔案、科研檔案等組成，而在形式上以紙質檔案、實物檔案、音像檔案等載體組成。在過去，醫院檔案部門一直作為行政后勤的服務部門而存在，是所有部門最后集中移交信息的環節，這也是檔案工作的基本屬性所決定的，但與此同時，難免就會造成信息的滯后，所以就要求檔案人員在一般日常工作中能參與到檔案的形成環節中，這既是監督也是完善檔案形成的有力措施，避免重要檔案由于非檔案工作人員的認識不同而造成不可逆轉的丟失、遺棄，例如：設備檔案的開箱驗收、不定期對科室檔案的行政進行考察等等。簡而言之，做好檔案的收集、整理、保管、利用就是醫院檔案工作的基本要求和使命。

二、新時期對醫院檔案工作的新要求

2018 年9 月，省"兩辦"出臺《關于加快推進新時代檔案資源建設的意見》（以下簡稱為"意見"），這是一份具有時代標桿式的重要文件，明確了在新時期檔案工作中檔案資源建設的重要地位，樹立了實現"六個浙江"、"四個強省"的建設目標。檔案資源是總結經驗、認識規律、延續歷史的根本，沒有完善的檔案資源收集，便是不全面的歷史，更何談指導未來的發展？另外，隨著"最多跑一次"改革的要求與深入實踐，就對現有的檔案資源提出了更高層次的要求，不僅要收集全面，還要利用便捷，這就亟需加強大數據時代信息管理的建設和管理，通過加強各種信息的匯集來提高檔案資源的收集工作，同時，近年來電子化和掃描、OCR 識別技術的逐步強化，使原本需要花費大量時間尋找的"角落信息"能被輕松找到，節省了大量時間和提高工作效率，使"最多跑一次"的要求被進一步實現，這正是《意見》中對檔案資源建設數字化轉型所提出的要求。

基于新時代中各種新技術新發展對檔案工作所造成的影響，過去在檔案教科書中的條條框框也正在逐漸被打破，當今的檔案工作更加強了信息電子化對檔案工作的影響，以實用便捷為手段，以更好的便于保管和利用檔案為目標。因此，醫院的檔案工作也在此新時期要求的指引下進行不斷的完善與修整，使檔案工作能不斷適應日益發展的檔案工作形勢和迫切利用檔案資源的需求。在實際工作中，近些年，以筆者所在的醫院為例，檔案對常用檔案進行了掃描、并在向檔案館進行移交時也實現了紙質與電子掃描的雙重移交，日常的使用中，也確實感受到了電子化掃描對于查檔工作的便利，相信在未來，在逐漸完善紙質檔案的掃描工作的基礎上，進一步實現OCR 識別技術的運用，以"意見"等最新政策為指導，以檔案工作示范單位為標桿，實現檔案進一步地更為全面的收集、整理、保管、統計、利用。

三、進一步完善檔案工作

（一）思想

所謂做事先做人，東漢時期的王逸曾在《楚辭？章句》中提到："不受曰廉，不污曰潔。"大致意思就是不接受別人饋贈的錢財禮物，不讓自己清白的人品受到玷污，也就是廉潔。為什么要提到廉潔呢？因為近些年發生了一些檔案工作人員--特別是知道單位機密的人員--沒有經受住廉潔這道考題，經不住誘惑而泄露了國家機密，造成重要損失，自己也是付出了很大的代價，確實是非?？上?。因此，反思我們在做檔案工作前，或許還是應該先樹立好自己的政治立場和思想覺悟，不斷提高自己的認識水平，使自己避免受到各種誘惑，真正能沉下心來埋頭做檔案，深入挖掘檔案的深層作用，更好地為單位、為需要查檔的人群服務。

（二）能力

認識總是一個漸進的過程，隨著信息技術、網絡技術的不斷發展，檔案工作的標準和要求近些年也有著巨大的變化。因此，這就要求亟需加強檔案人才隊伍建設，進一步弘揚檔案人員新時代浙江檔案人職業精神。包括每年不斷學習新的要求與規范，不斷改進自己的工作，而不是固步自封，應不斷使自己的檔案工作能適應新時期的發展要求。正如現在每年對專業技術人員所要求的繼續教育學時一樣，初衷都是為了讓我們檔案人員能不斷認識和了解現在檔案工作的新形勢，學習和接收檔案領域的新思想新方法，使那些已經不適應時代需求的成規舊矩被破除，用更加簡便、更加靈活的方式來整理現在日益增多的檔案工作，不僅要根據重要程度和實際情況設立合適的歸檔范圍，并且要對方方面面歸檔過來的材料進行鑒定、整理、歸檔、利用。再比如醫院檔案工作，由于專業技術人員眾多、每年新增文書檔案、設備檔案等也數目很大，而現在又提倡電子歸檔，因此完全可以將過去掃描大量紙質材料的時間節省下來，這樣既可以保證了電子版的歸檔，同時更多的是節省了檔案工作人員的掃描時間，使節省下的時間能更多的被用于檔案的編研工作，挖掘更深層次的檔案信息與聯系，同時能有時間不斷學習、工作方法與能力也得以進一步提升，更好的為現在、更為未來所服務，創造巨大價值。另外，更為便捷的方式是直接向科室接收電子文件，甚至是科室通過內部網絡系統直接向檔案系統傳輸電子文件，在這普遍倡導"最多跑一次"的新形勢下，直接通過內部網絡傳輸文件，使得這僅有的"跑一次"都可以被節約，節約的不僅是歸檔部門與檔案接收部門的時間，還可以方便歸檔，另外，如果可以直接上傳到云備份那對今后的檔案保管和避免丟失都是很有好處的。

四、新時期檔案工作的機遇與挑戰

正如上文所說，目前檔案工作也面臨著很多變革與創新，這既是機遇，也是挑戰，機遇的是可以有更多年輕一輩更加有自己獨特眼光和觀點的人站出來，提出自己的想法和建議，給過去一成不變的檔案整理方式松松土，使新技術的養分得以澆灌進去，使檔案工作能更加便捷和安全。

但是，同時我們也不得不注意到要實現檔案專業更好的發展，目前，仍然存在著一些不可回避也需要注意的問題：1.歸檔范圍的制定：現在檔案接收歸檔的材料正在日益增多，質量良莠不齊，這需要檔案工作人員有鑒別檔案質量的能力，哪些屬于永久、哪些屬于30 年、哪些屬于10 年、哪些不需要歸檔，這都是需要不斷學習和結合時代要求才能分辨的，畢竟，時代在變化，同一份材料的價值也是在不斷變化的。2.電子傳輸的安全性、服務器存儲容量與后期運行維護工作：目前，檔案在文書、設備、基建、會計、實物檔案等方面確實涉及范圍很廣，一些文檔資料順應"電子化"趨勢的要求逐漸變成電子歸檔甚至靠單位內部網絡進行傳輸，因此，這就不得不考慮在傳輸過程中電子文檔的安全性，特別是對一些涉密檔案必須做好保密工作，不得進行電子掃描，以防信息泄露。另外，大量的電子文件，對檔案系統的服務器容量和后期的運行維護提出了更高的要求，這不僅要求檔案管理人員需要做好日常維護工作、定期檢查，同時也需要單位信息技術部門的大力支持，做好應急預案，使得當檔案存儲出現問題時，各個負責人能在第一時間響應，及時修復，使檔案資料的損失降到最低。3.檔案的保管與銷毀：經過長時間檔案的歸檔，很多檔案已經超過保管時間，這就需要進行銷毀工作。向單位領導進行銷毀檔案的申請，在得到批準后登記造冊，最后做好監銷工作，這個過程需要檔案人員細心且耐心的清點整理，在銷毀前重新鑒定時也應更為慎重，多與相關部門和有經驗人士積極溝通，避免損失重要歷史資料，這就需要檔案人員具備長遠的眼光與與時俱進的思想，不斷了解現在最新的形式，從而做出正確的判斷。

五、結語

檔案工作任重而道遠，既需要檔案人員掌握所應該具備的基本素質，也要求能不斷學習，以順應最新的檔案形勢，并且，在這個機遇與挑戰并存的時代，我們檔案工作者也要不斷學習，在工作中不斷提高自己，勤于思考，勇于創新，為檔案事業做出自己最大的貢獻，讓保存下來的檔案發揮最大的作用！