重大國際性會議相關食材供應鏈的財務統籌管理芻議
——以金磚國家領導人廈門會晤為例

■陸 旭

（廈門夏商配送有限公司）

引 言

2017年9月3日至5日，金磚國家領導人第九次會晤在福建廈門舉行，為盛會提供有效而又安全的食品保障服務是廈門市委、市政府賦予XS集團的光榮而又艱巨的任務，早在2016年12月中旬，廈門市委、市政府決定將食品供應、餐飲服務及食品安全保障為一體，寓名為“XS冷庫”的項目直接交給XS集團來擔綱完成。“XS冷庫”作為廈門會晤期間所有食材供應的總倉，會晤相關酒店在會晤期間所有的食材必須由“XS冷庫”供應。集團領導在接到這個任務后，作出舉全全集團之力實施項目的決定，先后抽調1380多名員工，歷經288天奮斗及拼搏，完成場館建設、冷庫運營，食材供應等重要業務環節，最終實現了食品供應滿足需要率100%，餐飲服務食品安全標準符合率100%的“雙百”目標，贏得了參會賓客廣泛贊譽。

1 重大國際性會議食材供應的特點

根據XS集團對項目工作的安排，廈門會晤配套食材供應項目以XS集團XS配送公司作為業務運作主體，XS配送公司主營業務為食材供應鏈管理，主要為企事業單位食堂、超市等企業提供食材供應，會晤食材供應業務與公司主營業務模式類似，但也有所不同。主要區別包括：

（1）會議規格高：金磚國家領導人廈門會晤為高規格國際性會議，為廈門市近年來主辦的最高規格的會議，與公司常規服務對象有很大區別。

（2）食品安全要求高：國際性會議對食品安全要求非常嚴格甚至近乎苛刻。公司日常食材供應也是將對食品安全視作生命線，要求必須做到索證索票完整，檢驗合格，但是會晤食材供應要做到食品安全標準符合率100%，所有食材必須能追溯到源頭，以及過程可控，可追溯。

（3）保密要求高：國際性會議對食品安全要求做到全程可追溯，但是同時要求保密，所有供應商資料、酒店資料在會晤結束前必須執行嚴格的保密要求。保密性要求增加了客戶資信調查及信息系統維護的難度。

（4）庫存管理方式不同：公司日常食材供應以“以銷定采”為主，力求零庫存，降低損耗；國際性會議供應食材在會晤前有經過反復審查，相對比較確定，即“以采定銷”為主，但是為達到食品供應滿足需要率100%要求，采購商品必須留有一定的彈性，即庫存量加大。

鑒于上述業務特點，會晤食材供應項目決定采取獨立核算、獨立帳套、獨立業務系統、獨立人員的方式核算和運作，業務管理系統、財務系統、業務流程須與公司日常業務嚴格區分，從而便于日后的項目評估和考核。

2 重大國際性會議相關財務統籌管理

2.1 會議前財務管理工作

（1）業務流程制定：根據會晤食材供應業務特點，合理制定了《XS冷庫運營組業務審批流程》，流程包括九部分，包括物資采購立項、商品采購、商品配送、招投標、合同管理、資金費用、工程驗收及決算、簽章和對外發文等。其中合同審批流程包括：商品購銷合同、固定資產及其他資產購置合同、資產租賃合同、物流運輸合同及其他合同。資金費用包括7個部分，分別工程款支付、經銷貨款支付、預付貨款支付、預付貨款核銷、應急采購備用金支付、應急采購款核銷、其他日常費用支出等。

（2）信息系統選型及實施：會晤食材供應鏈業務與日常業務類型雖然，選擇江蘇XX云公司為會晤業務ERP系統及WMS系統服務商，實現對會晤業務的進銷存管理、商品品類管理、商品的庫位管理、商品溯源管理、檢測報告管理、供應商價格管理、供應商結算管理，配送業務管理及信息保密管理等，將業務流程嵌入信息系統，實現數字化，在線化管理。

（3）項目預算編制：自項目籌備小組成立后，項目籌備組便開始著手項目預算的編制，包括會晤項目銷售預算、成本費用預算、資本支出預算以及項目財務預算。在編制銷售預算時，事先明確了會議類型和會議流程，根據會議類型定位為金磚國家領導人會晤及新興市場國家與發展中國家對話會，確定預計參加國家除了五個金磚國家外，至少還有5-10家的新興市場國家，由此確定預計接待酒店家數在15-30家，根據會議流程的特點接待酒店最早于2017年8月下旬開始封閉式管理，并由XS冷庫供應食材，由此測算整個食材供應周期近7-15天。并最終形成會晤食材銷售預算。最終在業務預算確定的前提下形成財務預算，完成會晤項目預計資產負債表、預計利潤表、預計現金流量表。

（4）資金籌集：根據項目財務預算及資金預測向集團資金結算中心申請流動資金借款數千萬元，用于商品采購、費用支出等。資金預測由會晤服務規模測算，根據金磚會晤參會規模及酒店數測算，并保留一定的彈性。此外根據了解到的業務特點，假設采購款全部于會晤完成后一個月內完成支付，銷售款于會晤完成后三個月內支付，因此最大的資金缺口存在于會晤后一個月，因此根據總體資金需求，一攬子提交資金需求申請，并采取分期提款的方式，節約資金成本，提高資金使用效率。

（5）項目財務梯隊搭建：會晤開始兩個月前，從現有財務隊伍中抽調一人作為專職會計負責該項目的財務核算工作，負責該項目相關所有合同審核、付款單據審核，會計核算等工作。鑒于項目臨時性特點，其他包括出納、對賬統計等以兼職的方式配合完成工作。

（6）會計核算賬套設定：為便于獨立核算，設立單獨的財務帳套用于核算會晤業務，與日常業務分開，便于日后會計核算、決算、考核及相關內外部審計工作。賬套分開后，會晤業務審批流程與日常業務審批流程平行運作，相當于“一個牌子，兩套人馬”操作，從而實現分工明確，相互監督。

（7）會計核算指南編寫：根據會晤業務特點，編寫《XS冷庫進銷存業務會計核算指南》會計核算指南內容包括：商品入庫；供應商付款；酒店銷售、結轉成本、銷售收款；批發銷售、成本結轉；冷庫大包裝凍品出庫加工成小包裝后重新入庫等，從而實現對主要會計業務的會計核算的規范。

2.2 會議中財務管控及服務工作

鑒于會晤服務時間短，同時重大國際性會議過程有諸多保密性要求，財務人員在會晤過程中對具體業務參與較少，但是財務監督與服務仍然是保障會晤食材供應順暢的必要保障，重點工作包括：①嚴格執行項目預算，根據資金預算及計劃做好部分預付款客戶的付款結算工作。②監督相關人員嚴格執行《XS冷庫運營組業務審批流程》及其他相關業務操作流程。

2.3 會議后財務結算及資產處置工作

（1）財務結算：會晤結束當天，從會晤抽調支援人員中抽調10名從事財務相關崗位人員組成會晤對賬小組，并且10人再分成兩個小組，分別從供應商貨款結算及客戶銷售款結算兩個維度對賬，其中上游供應商達到257家，下游會晤接待酒店17家，在會晤結束后半個月內基本完成會晤業務的對賬工作，并及時收回銷售款。

（2）存貨處置：因國際性會晤對食材需求量的不確定性較高，為達到食品供應滿足需要率100%的目標，必須加大安全庫存量，導致會晤結束后，總倉仍然剩余部分庫存待處理，會晤后參與完成《XS冷庫庫存處置方案》的制定，根據保質期長短，合理定價，其中生鮮商品在會晤期間便同步分流到市場上銷售，非生鮮商品保質期較長，全部留置到會晤結束后統一處置，并按照保質期長短，合理確定價格，完成存貨處置工作。

（3）固定資產再利用： “XS冷庫”項目作為食材總倉，根據會晤食材特點設4個溫控區，設立清真與非清真庫區，配套建設指揮中心、生活配套區、翻修綜合宿舍樓，為駐倉人員提供辦公、食宿便利，建立毒化檢測室、食品檢驗室、監控中心、駐點辦公場所，同時，開發建設冷庫獨立機房及倉儲信息管理系統等，在會晤后面臨兩個選擇，一會晤改造內容全部拆除，恢復原有設計功能，二是繼續保留多溫區設計，不做重大改動，以備廈門市有可能再次主辦重大國際性會議需要。

（4）項目后評估：項目結束存貨處置后，項目籌備小組對項目執行情況，形成了一份完整的項目執行情況匯報，通過項目利潤表及資產負債表分析，廈門會晤食材供應項目整體實現了項目收支平衡，完全符合“勤儉辦外事”的原則，同時實現了食品供應滿足需要率100%，餐飲服務食品安全標準符合率100%的“雙百”目標，贏得了參會賓客廣泛贊譽。實現了經濟效益和社會效益的雙豐收。

3 結 語

國際際性重大會議的舉辦可以增進國家間、城市間的文化、精神、價值的交流,是塑造國家形象、提升城市知名度的重大契機。食材供應作為重大國際性活動中一項不可或缺的保障工作，在活動中起到舉足輕重的作用。作為財務人員應全程參與項目財務管理工作，在業務開展的不同階段，合理搭配項目財務團隊，提供有效的財務管理服務。力求實現事前參與、事中控制、事后評估，財務管理服務應貫穿于業務的全過程中。同時財務人員須與企業經營層保持良好的溝通機制，通過制定合理的業務流程以及通過信息化手段實現流程的固化，對業務順利、合規開展至關重要，提前做好流程制定及信息化工作，對于事中、事后財務管理工作往往能夠達到事半功倍的效果，從而為完成高質量、高效益的國際性重大活動提供財務管理支撐。