淺談加強采購管理降低企業成本的方法

■杜 升

（四川通信科研規劃設計有限責任公司）

1 企業加強采購管理在降低企業成本上的作用

社會進步促進企業間的競爭越發激烈，加強企業的采購管理，就可以控制企業的成本和利潤。企業在采購時涉及到采購計劃、進行采購和采購之后的庫存管理工作，如果可以做到采購前做好計劃工作，采購過程中將采購成本降到最低，采購之后保證以最少的庫存維持企業的正常運營，做到全流程采購管理，就可以實現對企業采購管理的全面控制，做好降低企業的成本的關鍵一步。

2 目前采購管理過程顯現出的一些問題

2.1 辦理過程復雜，采購過程不規范

以我國的國有企業為例，企業的目標除了經營效益最大化之外，還有一個重要的目標是維穩。在這樣的條件下，在進行物資采購的過程中，由于缺乏監管，很容易發生采購過程不規范甚至尋租行為。此外，采購方式和供應商的固定化，由于既得利益的龐大，極易滋生腐敗。

我國國有企業目前缺乏完善的采購制度，或者現有的采購制度不符合實際采購的需求，冗長且復雜，并且對部分采購問題未進行明確規定，流程性和規范性欠缺，仍需進行流程的優化和規則的規范。

2.2 采購人員專業性不足，分工不合理

采購人員需具備專業的采購知識來開展工作，對于采購的國家法律法規、市場上的行情以及相關行業中的規則都要有一定的了解。采購人員缺乏專業知識和采購經驗，導致無法較精準獲得市場上的信息。采購人員在采購的過程中，也沒有與需求部門進行交流，可能會出現采購結果與實際需求出現偏差。目前企業中采購部門存在分工不明確的現象，不可能一個人對所有的采購情況都了如指掌，針對不同的采購項目，人員混用，沒有清晰的分工和定位，也是導致采購混亂、企業成本居高不下的原因。

就國有企業來說，基本不進行社會招聘，而是把目標放在本碩博等應屆畢業生身上，一般通過校園招聘進行人才的選拔。應屆畢業生從學校畢業，基本沒有任何社會經驗，進入企業之后基本上只能通過企業內部進行學習，學習的內容多數也是企業內部老員工所傳授，形成了一種固定套路。國企長時間通過固有的采購方式進行采購，逐漸與市場上主流的采購方式脫節，沒有經過專業的培養，只通過經驗的傳授自己進行探索，花費時間而且專業性很低。

2.3 采購相關內控制度不夠完善

隨著內部控制制度在我國的發展，許多民營企業都建立了相對完善的內控制度，但是我國的多數國有企業由于處于國有行業的寡頭地位或局部壟斷地位，造成國有企業決策者缺乏內控意識。因為某些行業只能由國家代表的企業來經營，故壟斷性國企無須討好消費者，無須迎合市場，只需要按照既定規則前進就能獲得大額收益。

內控制度能否在一個公司發生有效的作用，關鍵是看內控制度的設計與公司的實際情況是否匹配。由于公司普遍缺乏內控意識，因此在設計內控制度時存在大量的敷衍、生搬硬套等情況，缺乏完整的內控運行體系和風險預警機制。

國有企業的特性導致內部普遍缺乏內部控制意識，內控制度的效果也就可想而知。在權力制衡層面，依舊存在少數領導者權力過于集中；在經營決策層面，由于鮮有企業與其競爭，即便其經營決策方式的變動存在一定的波動性，其企業利潤仍舊突出。

2.4 成本管理績效評價系統缺乏效果，缺乏合理的監督保障制度

成本管理，首先就是要控制成本。成本的控制，對于一般企業的經營是至關重要的，因為成本的控制在某種程度上就決定了利潤的多少。

從思想意識上來說，企業缺少成本管理的意識，國企長期“大鍋飯”的特性，致使績效評價體系流于形式，沒有落地實施。現有的績效考評系統，考核的結果沒有實際應用于成本管理之中，固有的模式一直沿用，沒有根據市場的需求做出相應的變更。針對成本管理也沒有完善的監督保障制度，成本管理的好壞，績效考評結果的高低，缺乏制度作為保障。

3 加強采購管理降低企業成本的對策

3.1 轉變采購管理觀念，建立完善的采購管理規章制度

在頂層設計層面上，應該樹立自上而下的成本控制意識。這個落實在制度層面就是建立完善的采購管理制度。首先轉變采購思想，采購不是單純的買東西、采購物資，而是由采購部門對接業務部門、財務部門、供應商的一系列溝通活動，需要一套完整的管理體系來支撐，通過制度明確采購標準和采購流程。針對業務部門提出的采購需求，引入市場標準，針對審批流程、供應商的選擇、采購申請等作出具體明確的標準。明確標準的基礎上執行操作，額外的特殊情況進行申請，可以從整體管控采購流程，控制企業成本。

3.2 加強對采購人員的管理與專業素質培養

根據企業自身特定的需求，設定具有企業自身特色的招聘門檻，同時擴大招聘的渠道，可以通過特殊招聘來招攬卓越的專家人才。因為一個企業從初創開始要想做大、做強，一定需要由創造性的外來人才來幫助企業轉型。

真正好的人力資源管理并不是把人才招聘進來，就不進行實質性的培養。對于達到一定體量的企業，投入精力和物力進行人力投資，雖然無法馬上帶來投資回報，但就社會主義經濟發展來說是對企業最重要的人力資本投資。針對采購人員需制定專業的人才培養計劃，從職業素養、個人職業道德、專業技能等方面著手，全方位進行培訓，做好采購的人員基礎建設。從人力資源管理長遠的角度來看，專業的采購人員可以最短的時間掌握最精準的信息，對接供應商和業務部門，以專業降低企業成本。

3.3 推進業務財務一體化，增強對采購過程的管控

對于國有企業來說，其部門分布多數為職能式結構，且部門與部門之間無法做到協調統一。采購部門是作為中間連接部門，對接業務部門，為業務部門的業務開展提供物資保障，對接財務部門與供應商，進行款項的支付與報銷。企業業務財務一體化面臨多種風險，有財務風險、操作風險、內控風險和業務風險。公司業務部門、財務部門、采購部門和供應商作為一個價值鏈條，應該緊密聯系，一環扣一環，確保整個鏈條的順利運行。

此外，構建一體化也可以拓寬財務人員的職能范圍。別說國有企業，就是絕大多數民營企業目前對于財務人員的使用仍舊處于與公司業務分離的狀態：公司發生經濟活動，拿到財務部門來報銷，至于這中間究竟是什么情況，財務人員一無所知，長此以往，財務人員的工作積極性會被嚴重抑制，不利于公司整體發展。如果能夠推行業務財務一體化，讓財務人員充分的參與業務的全過程，有利于為企業控制成本，降低企業的財務風險。

下面以應收賬款為例：①家制造型企業向供應商購買原材料；②原材料由貨車運送回企業；③企業對原材料進行加工；④企業對產成品進行銷售但并未收到現金，成為應收賬款；⑤企業要求購買方償還應收賬款。

上述是以應收賬款為例，闡述業務財務一體化的流程。財務人員如果能夠參與到其中，其工作范圍被明顯拓寬，下面對財務人員可以作為的領域進行說明：

（1）首先通過歷史數據評估供應商的信用。其次，評估銷售人員和供應商之間的協議有無返點回扣，如果有，建立相應的內部控制制度進行相互制衡。然后是評估這一購買過程中付出的成本是否都是必要的，有爭議部分報上級審核。

（2）評估在運輸過程中的損耗是否合理和運輸過程發生的費用是否必要。

（3）加工過程相對專業性強，從短期來看，財務人員可以評估人員到崗和實際撥發工資是否一致，是否存在吃空餉行為；從長期來看，財務人員可以深入一線加工車間，并與業務人員協調產品加工情況與銷售情況的關系，對于銷量不夠的時候，可以適當減少產量，但是是否減少產量，這中間的界限需要詳細評估。

（4）從短期來看，評估應收賬款轉變為壞賬的可能性；從長期來看，根據長期購銷情況，評估購買商的信用。

（5）在企業要求購買方償還應收賬款的過程中發生的費用是否必要，是否存在通過一定的現金折扣免除部分應收賬款，該現金折扣的部分被公司人員截留，從而侵占公司利益的行為。

可以看出，財務部門參與到采購部門與業務部門的業務當中，不僅僅拓寬了職能范圍，還從財務方面保障了公司的利益，形成財務監控體系，作為采購過程管控的重要一環。

3.4 優化績效考核和獎懲制度，增強正向反饋效能

實際上，公司給與員工的回報就是對員工最好的評價，對于企業的合理評價要根據企業的情況來具體制定。

（1）對于國有企業，流通度低，在適當提高物質條件和福利的同時，應該更加以人為本，給與員工足夠的企業參與度。國企的崗位流通度低，許多員工在一家企業甚至一個崗位可能會工作到退休，應該充分發揮以人為本的理念，讓員工有一種主人翁意識，同時給與一定的信息溝通平臺，促使員工和領導都可以積極的發揮主觀能動性。

（2）對于私營企業，人員流動度大，跳槽率高，可能員工還沒有對公司形成歸屬感，就已經換了一家公司，這個時候采用豐厚的物質條件要更加合理。人人都知道華為公司辛苦，加班是常態，但是就是因為華為公司給予的物質條件極為豐厚，讓員工有一種自己的辛苦得到了一種應有的回報的感覺。

4 結 語

綜上所述，對企業而言，其采購成本的管控，一定程度上決定了其經濟效益。采購環節的整體把控、采購人員的培訓調配，以及采購流程的全過程把控，都是企業控制成本的重要環節。目前我國企業采購管理中還存在一定的問題，需要采取一定的措施來加強成本的管控，以進一步提高經濟效益。