遠程辦公普及研究
——以會計師事務所為例

◎劉壯 商嘉茜 彭俊榮 李佳穎 鹿云龍

一、引言

（一）國內外背景

據歷史可考，遠程辦公最早誕生于上世紀美國石油危機時期，一個地理上分布的組織，其成員在長期的共同利益或目標作用下，通過信息技術來完成工作，遠離中央辦公室或生產設施，員工之間沒有線下交流，但他們利用新技術能夠持續進行溝通。

亦有說法稱，遠程辦公始于1979 年IBM 為緩解總部主機擁堵問題，將終端機安到了五位員工家里。不論具體起源，從某種程度而言，這都是現代企業遠程辦公的"雛形"。

1.遠程辦公在國外。

世界上最早關于遠程辦公的理論研究始于美國和西歐，而其技術也源于20世紀70 年代。隨著自有設備逐漸成為主流，它們從辦公室走向了家庭。甚至雷格斯早有預言——"未來，固定在辦公桌前工作的人將成為少數派。"

（1）美國。遠程辦公模式收到了美國政府的大力支持，主要集中在新英格蘭州和東部以及西部沿海地區。截止2017 年，美國超八成企業引入了遠程辦公制度，已有3000 萬人在家中遠程辦公，占美國工作人口的16%-19%。

甚至早在2009 年，IBM 的官方數據顯示：全球38 萬名員工已有40%實現在家辦公，因此節省了7800 萬平方英尺的辦公空間和每年1 億美元的成本。

（2）其余主要國家。目前來講，遠程辦公分別在印度有50%、印尼34%、墨西哥30%、阿根廷25%、南非20%以及土耳其20%的員工在進行遠程辦公。而在日本、匈牙利、瑞典、法國等國家遠程辦公發展較為緩慢，其普及率不及10%。

2.遠程辦公在國內。

國內的遠程辦公起步不如國外早，"遠程辦公"概念似乎近些年才進入人們視野之中。

據Global Workplace Analytics 的調查數據顯示，2005 年中國僅有180 萬名遠程辦公員工，而到2014 年，中國遠程辦公人數就已經到達了360 萬。2012-2017 年，我國遠程辦公平臺市場規模呈現較大的增長，2017 年遠程辦公規模達到60 億元，同比增長68.07%。2012-2017 年市場年均復合增速達到95.52%。

（二）研究意義

1.遠程辦公的實現有利于提高工作人員的生活質量。有利于協調租房費用高，交通難，開銷大等問題，實現工作時間與個人時間的價值。

2.通過互聯網實現遠程辦公，有利于工作人員尋求與自身能力相應的最優職位，提供更多的就業可能性。

3.遠程辦公的實現有利于為會計師事務所等企業提供更好的競爭力、減少不必要的開銷。

4.遠程辦公的實現有利于新型辦公模式的提出及發展，能滿足新時代的工作需求，適應新時代的工作特點。

從某種程度而言，遠程辦公工作模式的實現，對經營者和工作者來說，是一個"雙贏"局面。我們通過對會計師事務所進行研究，由點及面，由一個行業輻射到所有可遠程操作的行業。

二、遠程辦公市場現狀

數據截止于2017 年全世界進行遠程辦公模式的公司達到全行業的百分之二十四；到2020 年，大約50%的科技公司將會有約29%的員工實現遠程辦公。據中國軟件網數據顯示，2017 年，我國遠程辦公市場規模為194 億元左右，2018 年達到234 億元左右，同比增長20.8%；預計2020年將增長至318 億元。隨著工作內容的豐富，遠程辦公的內容更加全面、高效。

由此可見，遠程辦公模式在中國有了急速的增長，近年來，釘釘，泛微OA 等的快速發展進一步加快了中國遠程辦公行業的發展，但這種增長相較于廣大的中國市場而言，還遠遠不足。

（一）目前國內遠程辦公的主要產品

國內遠程辦公主要是通過互聯網實現非本地辦公，注重用戶間的實時溝通、協同辦公，目前按照軟件產品進行分類主要分為以下幾種，IM 溝通軟件、文檔協作、任務管理、設計管理。其中，IM 溝通軟件產品有釘釘、企業微信、好視通等；文檔協作類產品主要有金山辦公、石墨文檔、騰訊文檔等；任務管理類產品有Trello、Tower；設計管理類產品有墨刀、創客貼等。不同的產品能夠應對不同的工作需求，其主要業務也有著比較大的區別。

在遠程會議應用方面，電話會議、云視頻、IP 統一通信桌面終端、DECT 統一通信無線終端、VCS 高清視頻會議系統、國際移動通信虛擬運營等占據主流，部分公司能夠提供300-500 人視頻會話的技術支持；在云計算方面，一些企業開啟了云計算服務，推動了遠程辦公的數據發展；更多的，辦公軟件業務成為主流，WPS+及泛微網絡等軟件的協同辦公讓大多數企業的云辦公提供了基礎。遠程辦公的發展隨著技術的進步加快了腳步，云計算、云服務、云數據、VR 技術逐漸和遠程辦公接軌，業務面也逐漸擴寬。

從上述的技術而言，遠程辦公似乎并非難事，但目前國內的遠程辦公產品，多以單品能力突出取勝，如WPS 的文檔功能、企業微信的IM 通訊功能等。然而，綜合全面性的遠程辦公平臺或是軟件不足，且網絡等硬性條件還是存在缺陷。

（二）特殊條件下遠程辦公的興起

從前，遠程辦公還未成為"百姓字眼"，直到2020 年初在新型冠狀病毒的影響下，大部分企業及工廠延遲復工，鼓勵員工居家遠程辦公，維持工作正常運行的同時，降低疾病的傳播風險，因此，遠程辦公作為新型辦公手段被廣泛應用，云辦公和云會議成為了特殊環境下辦公的新途徑，遠程教育成為了特殊環境下教育的新方法。

據不完全統計，春節返工期間，近2億人在家開啟了遠程辦公模式。相信遠程辦公平臺也沒有想到，突如其來的疫情，將給傳統辦公模式帶來新的變革，在線教育、線上會議及視頻面試等在一個春節出現井噴式發展，垂直行業的不適性被不斷解決，新方案也不斷提出，遠程辦公無疑提高了企業特定環境下的韌性。

（三）遠程辦公逐漸由"非選項"變為"優選項"

隨著企業業務的多樣化發展，跨地辦公需求日益彰顯，降低辦公成本、提高工作效率的企業訴求也愈發強烈，正值科技的高速增長時期，在大數據、VR 應用及5G技術的支持下，日常辦公可以逐漸突破空間的限制，辦公場景也趨于多樣化，"云端"文化也逐漸走入了企業經營，"優選項"成為可能。

世界范圍來看，遠程辦公在科技創新氛圍良好的歐美國家更為超前，隨著我國科技實力的增強，眾多創新性小公司的不斷涌現，遠程辦公可以為之后的企業辦公模式提供參考，匹配技術與制度的遠程辦公文化也能成為優良的企業文化，希望遠程辦公并非曇花一現，其影響能夠廣而遠之，為現實不可控因素下企業辦公提供實質性的幫助，讓辦公模式也變得"新潮"。

三、會計師事務所遠程辦公形勢分析

對國內外遠程辦公發展現狀進行研究與分析后，我團隊確定了研究內容與目標，采取線上線下結合的方式開展調研。

在第一階段的問卷調查中我們可以大致明確，調查人員在辦公過程中電腦使用程度普遍較高，調查人群中辦公全部在電腦上完成的占52.13%，經常需要電腦的占43.62%，沒有不需要使用電腦的人群。而且員工也認可遠程辦公可以在生活和工作中帶來的便捷與低碳，同時對辦公環境的多樣性與遠程辦公能帶來的工作方式的多樣性充滿了期待與思考。

在第二階段的實地調研中，選擇部分具有代表性的會計師事務所取得聯系并進行實地采訪，有利于實地了解遠程辦公在企業實體的推進狀況和需求關系。通過訪問調查和對比分析，深入了解現代企業中對于遠程辦公的需求程度和相關建議，評析發展預期。

（一）會計師事務所遠程辦公需求增加

遠程辦公具有十分顯著的優勢。在我們的調研人群中，91.5%的員工認為遠程辦公可以實現節約時間、金錢成本，65%的人認為遠程辦公可以提高工作效率，接近50%的人認為在自己適宜的地方辦公可以提高生活質量。另外由于遠程辦公的普及，可以實現異地辦公，從而能夠吸引到異地的高端人才。也能夠滿足一些高端人才希望在陪伴家人的同時進行辦公的需求。

在最后的調查結果中顯示對于能否愿意嘗試進行遠程辦公模式方面，90%的人愿意嘗試新型的辦公模式，僅有4%的人不愿意，余下6%的人不在乎辦公模式的改變。

（二）遠程辦公普及的挑戰和問題

事物的成功從來不是一蹴而就的，前進的道路總是充滿坎坷。在肯定遠程辦公的顯著優勢后，我們總結得到遠程辦公普及目前存在的一些棘手的現狀困境與具體挑戰有：

1.鋪設成本過高。遠程辦公需要在現有基礎上鋪設大量的人力物力，以及員工需要對新型辦公方式進行適應及培訓，對于公司來講是一個"勞民傷財"的過程，而且能否真正的解決工作的剛需也是一個問題，會計師事務所對于實際數據的要求高，遠程辦公會不會造成數據丟失及篡改等問題。

2.溝通效率不足。相比于公司團隊協作，目前遠程辦公受網絡、環境等因素的影響，具有不確定性和不穩定性，缺乏效率。

3.員工的使用情況參差不齊。遠程辦公的使用人群偏向年輕化，事務所中一些年長的員工無法掌握遠程辦公軟件的使用，反而影響工作。

4.時間匹配度不高。由于生活瑣事及視頻不便等因素，遠程辦公混淆辦公時間及個人時間，造成團隊協作的難以維持及工作壓力的增大。

（三）部分從業人員建議

通過與部分前輩進行訪談調研以后我們對于遠程辦公的現狀與前景有了更具體真切的思考。盡管我們依然面對艱難的挑戰，但我們也得到了來自會計師事務所前輩們寶貴的建議與鼓勵：

1.遠程辦公是讓工作更加便利，如何改變社會整體的工作氛圍是遠程辦公推行的關鍵，任何事物的興起一定有利有弊，權衡很重要。

2.遠程辦公是科技時代的產物，未來有些不適用的工作環境如何與高度遠程辦公實現不脫節不掉隊，遠程辦公如何帶動供應鏈改革和企業發展，我們的想法要切合實際，服務實際。

3.遠程辦公對公司的治理體系一定帶來質的改變，遠程辦公的推行將打破傳統管理者的思維，它帶來的除了技術應該還有對于管理方式的變革與思考。

認清了遠程辦公的局限性后，我們便能對癥下藥，讓遠程辦公煥發出新的活力，讓其在不久的將來成為會計師事務所的優選。

四、發展對策

（一）數據安全保障

在進行遠程辦公時，員工或管理人員將不可避免地進行互聯網上的交流與協作。信息的傳遞過程中，其所具有的保密性，無損性以及真實性將成為企業在進行日常工作以及市場競爭中的決勝要素。

1.加強員工防護意識，提高員工在進行遠程辦公時的警惕性。對于來歷不明的電子郵件，文檔等需了解其潛在風險，對自有設備時常進行安全檢查病毒查殺，養成文件備份的習慣，避免文件丟失而造成的企業資產損失。避免使用在外移動辦公時公共場所的共有無線網絡，盡量打開手機個人熱點進行辦公。

2.設立專門的網絡安全部門。以負責維護遠程辦公平臺的安全建設以及安全防護，保持其具有的專業性。

3.提升企業內部平臺安全系數。對企業的VPN 系統及時更新補丁，彌補系統漏洞，檢查企業員工的補丁更新情況。定期對企業遠程辦公平臺進行維護，保證其技術上的先進性。定期+不定期相結合的模式測試企業系統安全性，問題應立即交由網絡安全部門于限定時間內完成系統的更新以及修補。

4.設置中斷系統，及時中斷網絡連接，及時止損。

5.設置身份驗證系統。在雇員從個人計算機登陸平臺系統時，進行身份驗證。比如通過人臉識別，設置密碼，密保手機綁定等等。

6.國家頒布相應法律法規，規范網絡活動，規范遠程辦公模式，校正以幫助企業的信息安全能夠更好地得到保障。

（二）遠程辦公初期鋪設

1.加強員工遠程辦公新模式的適應度。大多數人一直在跟隨著當代社會的潮流進行工作，目光仍然投向了在高檔寫字樓一板一眼的工作狀態。遠程辦公作為一個新的辦公模式，在思想，制度，規范等等上都缺乏經驗。

2.建立遠程辦公工作管理規范，保證遠程協作中的正常進行。企業在日常工作中將不可避免的遇到與員工工作上（包含工資發放等）的沖突，企業應提前告知，明文規定，讓員工可以在制度中找到，做到"遠程辦公的有法可依"。

3.建設企業遠程辦公文化，增強員工歸屬感。除卻在企業遠程辦公的面板上設立文化版，還有企業需要定期舉行團建保證員工的線下交流情況。每隔一月或兩月可以一起進行線下工作協作。

（三）遠程辦公發展策略構想

1.設定網絡協作區。員工可以自由地發表自己的意見以達到使任務的完成更加完美的效果。員工之間在編寫策劃案，設計圖，文案等可以在線實時共同編輯共同商討協作。遠程辦公可以通過設立瞬時交流面板對于需要當即告知的事情員工A 通過軟件發送告知員工B 后，員工B 的界面將暫停當期所進行的工作以此來了解當時情況。

2.設定資料數據庫。涵蓋所有的數據資料，設定多重加密保護系統，根據企業不同的權限查看。根據相應的層級企業可以快速的找到自己所需要的資料，避免繁瑣的查找過程。

3.設定公告欄。告知企業員工需完成的任務或需關注的事件。比如制定當天的工作任務，當天需要召開的會議，當天需要解決的重大事件。或是企業重大資產變更等等事件，保證及時性，使得員工能夠在公告欄上及時快速了解到。

4.主動尋求合作。比如與攜程或者美團等進行合作，確保平臺的多樣性，做到真正意義上的遠程辦公。比如在員工外出出差訂酒店，機票等僅僅需要通過遠程平臺完成自己工作的所有所需，且方便企業進行報銷。

（四）遠程辦公管理層與員工之間的平衡

1.設定日常工作制度。為避免與員工在遠程辦公方面產生沖突，企業應明文告示，并定期根據員工意見進行更新。企業除卻發放電子文件外，還需發放書面文件交到員工手上，并留存。

遠程辦公的制度中需包括：

（1）確定企業員工固定工作時間，網上考勤制度，通過定時的簽到考勤確保員工在正確的時間進行工作。以及除卻設定簽到之外設定簽退，員工在工作時間結束之后可以自行簽退登離遠程辦公系統。從而可以通過設定簽退時間來保證員工的辦公時間與休息時間產生一個明確的界限。

（2）個人日程與總日程，個人日程，其他員工可以在對方面板上看到該人日程的安排，可以在對方日程上設置預約，經過該員工同意后列入日程表。員工的個人日程將自動進行提醒，告知員工需要處理的內容。

（3）設定遠程辦公的工作進度考查，企業管理層應提前與員工確定好工作完成的進度時間段，工作成果。避免員工在遠程辦公期間只是為了完成工作時間而工作，無法完成企業當天的工作安排。

2.員工遠程辦公隱私保護。員工在進行遠程辦公期間，應具有自己的隱私，如除卻工作時間，工作進度等之外，員工沒有義務上報自己的具體工作地點等，對于員工一些需要或企業需要了解的條列需事先說明，與員工做好商議，在制度中明文列出。

盡管國內遠程辦公還處在探索階段，有許多必須直面弊端，但應對的思路與發展的線索也正層出不窮。在認清當今遠程辦公不足的前提下，我們依然對遠程辦公的未來充滿信心。我們堅信在未來，遠程辦公是雇員和公司雙方的優選。