事業單位人事檔案信息化管理的問題及策略研究

◎辛麗

人事檔案管理信息化建設實施策略人事檔案資源在人才選擇方面發揮著重要作用。現階段網絡化、信息化技術的深入發展和普及，為人事檔案管理工作提供了良好條件。推進人事檔案管理信息化建設活動有效開展，能夠切實保證檔案資料的安全性、完整性，能夠實現檔案信息查詢和資源共享，提升人事檔案管理工作水平與效率。

一、人事檔案管理信息化建設的必要性

在信息技術不斷發展的背景下，人事檔案管理信息化建設是必然趨勢。主要是表現在以下幾個方面：第一，順應行業發展內在要求。信息技術在現代社會各個行業應用范圍不斷擴大，人事檔案管理工作中涉及大量信息，傳統管理方式工作效率較為低下。積極開展信息化建設工作，將能夠更好提升人事檔案管理效率，促進該項工作朝著社會化、開放化方向發展。第二，切實保證人事檔案的安全性。傳統人事檔案管理，主要是紙質檔案資料，其在長期的保存、管理和利用環節會容易受到蟲類、潮濕等因素的影響，還易丟失和損毀。使用信息化技術手段，開展人事檔案管理信息化建設工作，能夠有效保證各類信息資料的安全，為后續開展檔案資料的查閱和使用活動提供良好支持。第三，有效提升人事檔案管理的整體水平。在信息化技術手段支持下，數字化處理各項人事檔案信息資料，工作效率逐步提升，還能夠充分共享信息資料，簡化工作流程，促進整體人事檔案管理工作不斷完善，提升人事檔案管理工作的實施效果。

二、人事檔案管理信息化建設的實施策略

積極開展人事檔案管理信息化建設工作，將能夠有效提升整體工作水平，其中需要結合現階段工作開展情況，采用一些合理可行的方式和手段。

（一）轉變和更新工作理念

現階段檔案管理部門首先要不斷轉變和更新自身工作理念，高度重視信息化建設在人事檔案管理方面的重要性，堅持信息化建設的指導方針，促進管理工作順利開展并取得良好成效。其次，檔案管理部門可以定期組織座談會，研究如何更好發揮人事檔案管理信息化建設的作用。檔案管理部門相關人員要注重加強學習，深入研究信息化建設的實施路徑，創新管理方式和手段，高度重視先進信息化技術手段的應用成效。再者，檔案管理部門在引進信息化建設理念和方法的過程中，要結合單位的實際情況，強化工作實踐，有效應用信息化技術手段，發揮其優勢，始終遵循著循序漸進的原則，加大技術研究方面的投資力度，針對管理內容和管理系統進行不斷完善和改進。

（二）實施一體化管理

人事檔案管理信息化建設過程中，要從全過程入手進行管控，實施數字化處理工作，積極開展檔案信息資料的存儲和備份工作，保證這些資料的安全性，并提升電子檔案管理水平。加強一體化人事檔案管理工作的實施，制定科學的規章制度，明確規定各項工作的實施標準，使人事檔案管理可以嚴格按照既定規范和要求進行，提升該項工作的實施效果。材料建檔、歸檔、借閱、查詢、盤點以及處理等多個程序中，都要按照人事檔案管理規定，全面掌控工作實施環節，符合信息化建設工作的要求，有效提升人事檔案信息資料的接收、傳輸以及使用效果，充分發揮人事檔案的優勢和作用，保證信息化建設工作的有效開展。

（三）建設一流的管理團隊

高水平人事檔案管理人員在推進信息化建設活動穩步實施方面發揮著積極作用。檔案管理部門首先要不斷引進高素質檔案管理人員。這些人員有著專業的檔案處理能力和信息化技術手段，能夠優化

現階段檔案人員隊伍結構，給整個管理團隊注入更多新鮮血液。

其次，人事檔案管理人員要遵守各項工作的規章制度，嚴格按照工作流程和標準，應用多種技術，并不斷加強自我學習，用最先進科學的理論成果武裝自身，更好應對人事檔案信息化建設工作。人事檔案管理人員要注重加強自我道德修養建設，保持高度的工作熱情和良好的職業道德，保證人事檔案管理工作的實施效果。

再者，要結合人事檔案管理工作的實際需求，定期組織檔案管理人員培訓工作，切實提升他們的業務素養和專業技能水平，通過開展培訓班活動實施系統性的培訓，提升人事檔案管理人員的綜合能力。要為人事檔案管理人員提供更多進修和訪問方面的學習機會，拓展管理人員的視野，積極學習科學的管理理念和管理技術，以更好推進人事檔案管理信息化建設工作。

（四）加大軟件和技術開發力度

提升人事檔案管理信息化建設工作的整體實施水平，需要注重相關管理技術，持續加大人事檔案管理信息化軟件和相關技術的研發投資，給科研工作的有效開展提供良好支撐。信息操作平臺是開展人事檔案管理信息化建設工作的載體，因而要注重對其進行研究，對人事檔案管理信息化建設過程中的各項操作軟件加以更新和優化，使其適應不斷提升的檔案管理需求。科學構建人事檔案數據管理系統，明確系統多方面的實際應用功能，包含查詢、格式管理、交換、信息維護以及代碼功能等。開展信息化管理人事檔案的過程中，數據系統中存在著大量的人事工作數據，要不斷優化和升級信息數據庫系統，全面提升數據庫系統的實際服務質量和使用效率，同時要開展定期維護工作，科學應用安全技術，做好病毒查殺，使得該項系統具有良好的安全性、統一性。

三、結語

信息化建設是檔案管理工作的必然發展趨勢，其在人事檔案管理環節的有效應用，能夠在很大程度上提升工作效率和服務質量。人事檔案管理信息化建設工作，要不斷轉變和更新工作理念，從一體化角度管理人事檔案，同時建設人事檔案管理團隊，加大軟件和技術開發力度，這樣將能夠起到良好效果。