討論檔案管理中電子檔案管理建議

◎熊伶

隨著大數據、信息化時代的到來，各行各業都面臨著深刻的變革，對檔案工作來說，隨著檔案信息化進程的加快，電子檔案因其利用的便捷性得到了迅速的推廣和發展，但由于電子檔案所依賴網絡環境的開放性及不穩定性等特點，導致電子檔案管理在安全保密方面面臨著諸多考驗。基于此，筆者深入剖析了當前電子檔案安全管理方面存在的問題，然后針對這些問題，提出了自己的一些看法與建議。

引言：隨著社會的發展、科技的進步，大數據、信息化時代已全面來臨，加快推進檔案管理信息化、檔案安全高效化，可見檔案管理信息化、電子化已成為發展趨勢，但是由于網絡的開放性和共享性等特點，使得電子檔案數據的保密性以及安全性存有一定的問題。

一、電子檔案管理面臨的安全問題

1.電子檔案制度體系建設滯后。自上世紀九十年代的中期階段開始，我國在檔案法規與信息立法建設基礎之上，順應了檔案信息化發展需要，并逐漸制定與發布對于檔案信息化建設的標準、法規以及規章。但是，伴隨檔案信息化快速進步，在電子檔案實際管理工作中，會出現各種各樣的安全問題，而已有的法規、標準是指導性的，并不能覆蓋所有的問題及對策。例如：電子檔案在形成、流轉過程中如何進行跟蹤、檢查和評估等問題目前只能在實踐中不斷摸索，缺少相應明確、具體的制度條文規定和法律約束。

2.檔案信息化的建設水平比較滯后。現階段，我國各級檔案部門信息化進程不統一，大部分檔案系統為單機版，缺乏統一標準，沒有使檔案信息數據的整合與共享得到實現，低水平的重復建設問題比較嚴重，沒有真正實現有效利用信息技術提高檔案管理效率，而且檔案信息數據的控制是不規范的，導致檔案信息數據安全中存有嚴重的隱患，因為檔案信息安全工藝一般在發生安全狀況后才逐漸改進，可見信息技術的發展存在滯后性。

3.檔案信息安全管理滯后。（1）缺乏信息安全意識。目前，很多單位對于檔案工作者開展專業數據安全培訓是不合理的，網絡管理員、檔案工作者缺少安全管理觀念，致使檔案數據的安全管理是不到位的。除此之外，檔案利用者也普遍缺少檔案數據安全保密觀念，由于利用者的廣泛性和不確定性，很難開展統一的培訓和教育，一般只能通過加強管理進行約束和防范。（2）信息安全管理標準欠缺。由于檔案管理系統建設的多樣性，在檔案數據安全管理上缺乏一套公認、通用的、可操作性強的標準體系，尤其是針對檔案元數據、信息安全、存儲格式和數據交換等方面的電子檔案標準規范。（3）缺乏系統管理思想。很多單位在開展檔案信息化建設時，沒有采取系統化安全管理思想對電子檔案進行管理。而系統化安全管理觀念涵蓋了安全管理措施、安全管理制度、安全技術體系、檔案信息系統安全維護體系等。（4）檔案管理人員觀念不強且專業度有限。檔案管理工作人員假如不能認識對于檔案進行保密管理關鍵意義，一定會造成檔案管理的行為失范。只是對于檔案的保密管理中需要技能來說，信息化工藝作用檔案管理工作人員需具有必需檔案保密的管理知識、檔案保密管理能力以及相關法律知識，但是現階段，由于檔案工作人員綜合素養是參差不齊的，部分人員檔案信息安全意識淡薄，或者雖然有安全保護意識，但心有余而力不足，沒有采取科學的安全防護技術，加上信息化時代產生的沖擊，對保密管理以及檔案管理的法規認識比較缺乏。

二、電子檔案安全管理措施建議

1.技術層面嚴防死守。（1）基礎設施建設方面。隨著數字檔案室建設進程的加快，檔案信息管理系統往往和智能庫房建設結合起來進行，因此加強對傳統檔案庫房的安全管理也是電子檔案安全管理的一個重要方面。檔案庫房是檔案保管的重地，根據《檔案館建設標準》、《檔案館建筑設計規范》規范檔案庫房建設，按標準配齊安全監控設備、門禁系統和自動報警系統等，使檔案人員隨時監測庫房安全，確保技防措施到位。除了硬件設施方面，建立完善科學規范的檔案管理系統也是同樣要抓的重要工作。首先，要保障對檔案信息化建設的資金投入，在系統建設時落實檔案管理要求和利用者需求，在進行系統規劃建設時，落實相關的制度流程，在確保數據安全的前提下，盡可能簡化審批操作流程，提高檔案工作效率。在系統規劃和技術應用時，充分考慮安全保密問題，在操作權限設置、工作流程配置各方面綜合考慮設計，避免后續使用中出現各種安全性問題。（2）檔案信息化安全管控方面。一是應加強對檔案信息系統操作權限和工作流程的設置。針對不同管理層級的用戶分門別類設置不同的操作權限，并通過檔案借閱流程、檔案移交流程等流程設置實現對電子檔案管理流程和權限的劃分。二是可通過采取一些檔案信息安全技術確保檔案信息安全，包括：物理信息安全技術、系統安全技術、網絡安全技術、用戶安全技術等，同時隨著信息技術的發展，應不斷對安全技術進行更新、升級，以適應日新月異的檔案信息化發展要求。三是為確保電子檔案數據丟失后能第一時間恢復和補救，在進行檔案信息化建設時一定要將數據備份進行統籌考慮，定期做好數據在線與脫機模式下的雙重檢驗，注意異質異地備份，確保檔案信息安全。

2.制度層面提供保障。建立全面的、有效的法律標準體系規范電子檔案安全管理是必要的。一是國家層面的，《中華人民共和國檔案法》是我國檔案管理的基本大法，但是關于檔案信息安全方面的條款卻很少，很難滿足實際工作的需要，建議進一步細化和完善。二是地方性法規、標準對于檔案信息安全方面的規定需要進一步完善。三是企業、事業單位等需要結合本單位實際建立健全檔案安全管理方面的規章制度。

3.意識層面加強宣貫。檔案信息化工作的開展有賴于檔案管理部門擁有一批具備相關信息化技術應用能力的人才隊伍。具體而言，檔案管理人員在具備扎實的檔案管理理論知識和業務能力的同時，還必須具備相關的信息化技術操作技能。

4.大數據下的檔案管理。目前一部分企業已經開發了數字檔案館系統，它的優勢在于：一方面可以與企業的協同辦公系統互通共融，實現公文的在線歸檔。另一方面，為存儲檔案數據提供了保障。值得一提的是大數據技術中的云存儲模式在檔案信息化建設中的運用，它在保障檔案存儲的完整性和安全性方面表現突出，是當前較為先進的一種存儲模式。在遵循“開放共享、便捷高效、安全可靠”原則的基礎上，從兩方面進行深化利用：一方面拓寬文書檔案利用渠道，在數字檔案館系統中，另一方面利用大數據分析、人工智能等技術，對文書檔案利用情況、用戶利用行為、信息關聯和熱點進行洞察分析，通過整合檔案資源和推動業務融合等方式，實現系統中電子檔案的目錄檢索、全文檢索、自動推送以及輔助開展編研工作等，充分發揮檔案的價值。

三、結束語

總之，在電子檔案管理過程中，必然會存在一系列的問題與隱患，不僅影響電子檔案信息的真實性與完整性，而且還會造成檔案信息的外泄，威脅企業、單位，甚至是國家的信息安全。因此，建議檔案行政管理部門及企事業單位增強對電子檔案信息安全的重視，制定切實有效的規范、標準、制度，加強對電子檔案信息安全保護技術的研究和應用、推廣，檔案管理人員也要加強自我學習，增強安全意識，結合實踐工作經驗，勇于探索創新，及時發現并處理好潛在隱患，確保電子檔案信息的絕對安全。