新時期人事檔案管理規范化思考

◎鞏亞勛

市場經濟條件下，人們工作流動性大，特別是當前經濟的發展不平衡，人才往往會向發達地區、高薪單位流動，這也是受當前社會經濟發展影響的必然現象，人才的合理流動有利于經濟創新與發展，隨著人才頻繁流動，也對人事檔案提出了更高的工作要求，只有全面保證人才信息的完整性，才能推動人才機制創新與發展，保證社會經濟全面有序發展。本文對人事檔案管理規范化進行了系統的分析，在此基礎上，全面提出具體檔案管理工作中問題和管理策略。

時代的發展，推動了人才的快速流動，特別是在新時期的條件下，經濟體制更加完善，人們對自身價值的評估更加精準，向著更高層次流動也成為了社會發展的現象，在人才快速流動的當下，如果依靠傳統的人事檔案管理流程辦事，則不利于人才的流動，經濟的發展，只有全面提高人事檔案管理效能，才能推動工作發展，全面滿足現代社會發展需求，所以說，人事檔案管理工作更要創新，對其進行有效改進提升，通過有效創新人事檔案管理工作，更好地推動經濟建設，實現人才與崗位的有效匹配。

一、規范人事檔案管理價值

1.促進單位快速發展。當前，單位用人機制較為靈活，多種形式的用人機制，推動了人才的流動。各單位通過科學的人事檔案管理，能夠全面把握好每一名員工社會關系、職務、職稱、學習經歷等信息，這樣，對于人才隊伍的建設才有根基。同時，單位為了更好地留住員工，還需要根據員工的個人基本信息做好社保辦理、績效考核和專業技能培訓等方面的工作，人事檔案管理是一切工作的基礎。通過對員工個人信息的檔案分析，保證單位日常工作開展。

2.為單位人才建設提供保障。單位人事檔案信息至關重要，對員工進行信息留存，為單位后序發展提供了方向。進行人事管理過程中，全面建設一支科學隊伍，保證單位員工整體結構的穩定性、科學性，對員工個人人事檔案查詢，可以全面有效分析員工以往的履歷，這樣，才能為員工提供更好良好的崗位，實現員工個人職業價值，對員工晉升提供更為全面的數據，也保證了單位隊伍建設方向。

二、檔案管理工作現存問題

1.工作重視程度不足。當前，一些單位普遍不重視人事檔案管理，有的單位認為，單位沒幾個人，要什么檔案管理，浪費人力資源，把人事檔案管理當成了可有可無的工作。人事檔案不能直接創造經濟價值，所以，在單位中不被重視，有的單位認為，人事檔案管理工作是簡單的保管，大多數是兼職員工在做，人事檔案管理不規范。

2.管理制度缺乏。目前來看，許多單位沒有嚴格制度，人事檔案管理工作更沒有制度保障，隨意性大，造成了具體操作時沒有科學依據，單位檔案管理工作較為混亂，往往造成了員工信息不全、檔案轉接脫節、檔案信息遺失等情況，阻礙了檔案工作科學開展，更談不上檔案利用。另外，單位也不能做好保密工作，一些員工的信息很快就會泄漏，影響了員工工作情緒，在沒有制度保障下，檔案保密、登記和借閱隨意，有一些員工為了個人的私利，還會進行檔案信息的篡改，導致了檔案工作不規范、不科學。

3.管理手段落后。隨著技術的不斷發展，辦公自動化技術已經在各個組織管理活動中，發揮了重要的作用，而一些單位檔案管理工作還很落后，沒有采用計算機管理，更沒有相關的檔案軟件支撐，檔案管理各項工作非常落后。實際操作過程中，一些單位只是利用計算機簡單輸入和處理信息，沒有對檔案信息進行科學的整合與利用，限制了人事資源管理工作創新。

4.隊伍建設不足。在一些單位檔案管理工作中，相關工作人員專業技能和綜合素質不足，更沒有及時學習與提高，導致一些業務跟不上形式需要。特別是一些單位沒有重視檔案工作，為了實現人力成本節約的目的，往往是其他崗位的人員來管理檔案工作，一身兼多職在單位中并不少見，這些人員沒有專業學習，更缺少專業系統培訓，缺乏對檔案知識的系統把握，一些數據往往不精準，容易造成不良影響。

三、規范管理的策略

1.強化檔案管理意識。人事檔案管理就是服務員工的，其工作性質就是以服務為主，基于此，則需要管理人員要建立人本思想，轉變傳統觀念，樹立良好的服務意識，通過高端理念的樹立，更好地服務員工、服務單位發展。檔案管理人員要加強業務能力素質，把工作做到日常，全面提高工作責任心，日常管理工作時能夠及時整理和有效收集相關檔案資料，保證檔案信息的真實有效。要不斷提高自身的技能，跟上時代發展，推行檔案管理信息化建設，合理利用好現代化技術在，推動人事檔案工作全面發展。

2.健全管理制度。要根據檔案管理工作的特點，完善檔案管理相關制度，通過制度建設，為檔案管理工作提供保障。進行檔案管理工作過程中，需要不斷查找不足，對相關規章制度合理完善、科學修訂，這樣，才能實現檔案管理的系統化、標準化、制度化、規范化和科學化。單位要全面把握好國家檔案管理制度，針對單位自身實際需要，制定相關檔案制度。建立全面的制度，對檔案管理過程中，要嚴格執行，確保嚴格遵循保密制度，避免泄露員工個人檔案信息。嚴格流程制度，特別是工作交接時，一定要嚴格轉接，確保人事檔案轉移的及時性和規范性。建立科學專業的培訓制度，通過業務能力提高，保證檔案管理更加規范。建立管理監督制度，逐步實現檔案評估體系市場化，推動人才高層次競爭，確保公開、公正和公平。

3.提升信息化管理。不斷推進信息化建設進程，提高檔案管理人員綜合素質與能力，與時俱進跟上時代的發展，一定程度引進先進技術，合理應用各種先進設備，比如掃描儀、計算機、打印機等，要充分利用到檔案管理工作，通過網絡數字化，保證檔案充分利用。要全面建立起原始檔案網絡化管理，確保相關檔案流動起來，保證較高的利用率，最大限度滿足現代技術發展需求，完善內部檔案管理工作。

4.改進隊伍建設。要不斷創新理念，改進落后的思想，和時代同步發展，相關工作人員要不斷學習提高，保證專業素養有力提升，促進檔案管理工作開展。檔案管理工作需要相關專業的支撐，這就要求管理人員必須要發揮好管理作用，確保檔案管理科學有效，通過專業素質的提高，進一步改進隊伍結構。要創新思路，改變人員招聘方式，認真篩選每一位工作人員，確保他們的能力與崗位相符，引進高素質人才，激發他們的工作熱情，確保人才配置合理，最大限度滿足單位發展。要設計培訓計劃，對重點崗位、重點技術進行定期培訓，確保員工不斷提升，實現個人能力與綜合素質的整體進步，順應時代發展。

四、結束語

單位發展必須要全面重視人事檔案管理工作，通過強化檔案意識，健全制度，不斷引進先進設備，提升信息化管理能力，通過管理隊伍的結構優化，實現人事檔案管理工作最大限度滿足單位發展需求，為單位未來可持續發展創造良好條件。