用好“電子算盤”，提升財管質量
——從財會人員的視角談電子表格的專業使用

■羅國英

（江西省宜春市上高縣財政局）

電子表格素有“電子算盤”之稱，是財會人員在日常工作中不可或缺的數據處理工具，其重要性是不言而喻的。然而相關調查顯示，相當比例的財會人員并不能熟練而專業地使用電子表格進行高效率和高質量的財會工作。本文主要基于筆者的相關思考和體會從財會人員的視角談一些關于電子表格應用的問題及對策，希望對相關工作人員有所助益。

1 財會人員使用電子表格的突出問題

一是工作簿設置不合理和工作表運用不科學。電子表格的工作簿是由多個工作表構成，這些屬于同一個工作簿的工作表可以相互關聯從而達成數據的共享，換言之，一個工作簿內的數據實際上是一個有機的整體。而很多財會人員在實際應用電子表格時，常常是只用一個工作表，還有不少人則相反，只習慣于用一個工作簿處理問題，一些不相關的工作表也放在一個簿里。這兩種問題都可歸之為工作簿設置不合理，從而不能充分發揮軟件功效以至于影響工作效率。應該切實認識到，工作簿是電子表格的存儲單元，數據內存也是以工作簿為單位，而工作表則是基本的數據庫單元，在具體工作中要根據實際合理設置工作簿和運用工作表。

二是數據輸入、處理及輸出區域不清晰。不管使用什么工具進行什么類型的數據分析，數據的輸入、處理和輸出三個基本程序。這三個基本程序緊密銜接而又界限分明，對于電子表格來說尤其如此。然而很多財會人員認知不到這一點，或者這方面的意識比較淡薄，于是導致出現數據輸入、處理及輸出區域不清晰。比如，有些財會人員在數據輸入的工作表按數據輸出的格式進行合并單元格等設置，以至于數據處理工具不能發揮正常功用，這方面最突出得表現大概就是很多財會人員經常做的用簡單的函數一個工作表中完成數據的輸入、處理及輸出工作。而相信很多財會人員都有所體會，如果電子表格的數據輸入、處理及輸出區域不清晰，則無異于是將工作表當成了一張紙來使用，會在很大程度上造成電子表格的功能無法順暢發揮，從而大大影響使用水平和工作效率。

三是模擬手工處理多，體現信息技術特點少。俗話說思想決定行動，財會人員使用電子表格而存在許多問題，從源頭上說是在思想上不具備信息技術思維，也沒有真正形成數據庫思想和意識，因此也就談不上形成數據結構的概念以及切實掌握和熟練運用關于數據共享的知識。比如在實際工作中，一些財會人員甚至不知道將工作中高頻輸入的內容自定義為序列，也不會運用數據有效性進行序列選擇輸入，更不知道把將數據處理中高頻調用的數據或工作表區域定義為名稱，這樣即可在處理數據時實現名稱引用。這些都屬于比較具體的問題，其他還有很多類似的比較小但又比較突出的問題，大致上都可歸之為模擬手工多，體現信息技術特點少的問題。

2 解決電子表格使用問題的重點對策

2.1 專業處理數據的輸入、處理及輸出

（1）數據輸入方面。數據輸入方面，關鍵在于形成數據結構與數據庫的觀念，具體來說要切實理解字段和記錄，同時掌握數值型、文本型、日期型等主要的數據類型。具體的要求為：具備結合工作具體需要設計工作表數據結構的能力，能夠需要的列以及各列為何種數據類型。在此基礎上還應熟練掌握依據輸入數據的特點選擇合適的輸入方法。這可以分為下述兩個情況來敘述：

第一種，假使所有的需要輸入的每條記錄的某條字段內容都不相同，因而無法預先確定要輸入的各單元格的內容，這種情況下通常應借助記錄單來實現每條記錄的各字段的數據的順暢輸入和有效管理。有經驗的財會人員都知道，直接在工作表中的單元格內輸入數據會容易產生差錯，而合理利用記錄單基本上可以避免差錯的出現，特別是在數據量較大的情況下，這種方法還可以大大提高工作效率。

第二種，假使所輸入的每一條記錄的某些字段含有確定的內容，則通常應首先基于數據共享原理將常見的數據歸屬項目如部門、客戶、產品等，在工作簿的一個工作表中進行初始設置，一般情況下，為了方便工作簿中各個工作表之間的引用，應將常用輸入項目定義為名稱，在此基礎上即可基于數據有效性實施下拉菜單式的序列輸入，這可以在很大程度上提升數據輸入的效率和準確度。

另外要指出的是，數據共享也是數據輸入方面需要熟練掌握的技能。對于一些現成的不需要加工而可以直接利用的相關數據，如工作表數據或其它數據庫數據，以及網絡上的一些相應的表格數據，一般可借助導入外部數據或新建Web查詢功能而直接導入現成數據，從而減少工作量，提高工作效率，最大限度地降低出差錯的概率。

（2）數據處理方面。數據處理方面的一個基本與核心的要求是基于所需處理的數據的特點及處理要求，最大限度地應用電子表格附帶的函數、公式及相關數據處理工具，這是提高數據處理效率和準確性的基本保障。因此，熟練運用電子表格的常用函數、公式等數據處理工具就成為消除某些操作問題的核心途徑。而這其實并不難辦到，因為電子表格附帶的函數或公式都是軟件公司的開發人員預先設置好的自動化程序，就比如常用的函數，只要輸入自變量，就能自動得到數據處理結果，不但方便，而且快捷，也不會出現什么差錯。當然了，對于一般的財會人員來說，只需要掌握那些經常用到的即可，對于不常用到的，則只要了解，用的時候在較深入的鉆研。

（3）數據輸出方面。數據輸出方面相對比較簡單，主要是要根據數據輸出的實際需要正確選擇輸出類型，比如是屏幕顯示輸出還是打印輸出。此外要注意的就是借助電子表格的技術功能手段設置和優化輸出格式，如在每個頁面標題設置和優化、背景圖案的設置和優化等等。

2.2 注重工作表的數據結構和功能區域

使用電子表格最忌只將其當成了一張紙，要避免這一突出問題，就要注重工作表的數據結構和功能區域。對此要做好幾個基本方面：

第一，在一個工作表中輸入數據前，應結合實際輸入需要確定最優的輸入方式，所謂最優的標準，即為最有利于提高輸入的效率和準確度。在這方面要特別處理重復數據的輸入，一般來說，應首先在一個工作表區域中定義名稱，而后以此為基，在其他的工作表中加以引用，并盡可能地使用數據有效性形成下拉列表的序列輸入。在實際工作中，還會經常用到數據菜單下的記錄單功能輸入和管理數據，這也是提高工作效率和降低出錯概率的重要手段。此外，很多時候需要驗證所輸入的數據的準確性，而且需要下拉列表方式輸入某些字段的數據，這時應該在一個工作表中專設一個輸入表，就好比先設置一個輸入記賬憑證，在此基礎上基于保存數據的宏命令將輸入數據的工作表中的信息存儲到其他的數據庫表中。

第二，對于存儲數據并需要進行數據處理的工作表，通常應保持原始表格樣式，使工作表標簽成為數據庫的標識，要避免在首行合并單元格輸入表格標題，以及可能對數據的正確處理造成影響的操作，如合并單元格等。這么做的主要目的就是形成簡明的行列結構的數據庫，以此為基礎實現數據庫數據的高效便捷的排序、篩選、分類匯總以及數據透視等。

第三，對于需要輸出數據處理結果的工作表，應依據輸出數據表格的格式通過合并單元格等操作進行格式設置，然后運用函數或鏈接的方式引用數據處理結果，并輸出。

2.3 不可忽視運用系統思想設置工作簿

所謂系統思想，簡單來說就是由一些具備內在聯系的部分組成的有機整體，就電子表格而言，一個工作簿就是一個具有系統屬性的工作單元。應用電子表格處理財會工作也應首先樹立系統思想，在此基礎上才能結合實際工作需要合理設置工作部。一般來說，具體的做法是把同一屬性的相關性較強的工作表置于同一個工作簿中，這么做的主要目的就是方便工作表中的數據的相互引用，從而實現高效的數據共享。也許有人會說，不同的工作簿之間的數據的相互引用可以借助超級鏈接功能來實現，這樣也是比較方便的，然而我們要知道，電子表格是將整個工作簿視為數據處理對象的，如果在同一時間段內打開的工作簿過多，就會占用很多系統資源，造成運行速度減慢，以至于工作效率也大大下降，特別是數據比較多、文件比較大時，這個問題是必須要盡量避免的。因此，工作簿的設置應該基于系統思想，著重考慮進而理清工作表間數據的引用關系，把同一屬性的相關性較強的工作表置于同一個工作簿中。

如上所述，本文簡要探討了財會人員使用電子表格容易出現的問題及相應對策。鑒于電子表格在日常工作中的極端重要性，財會人員應熟練掌握其功能和應用，最大限度地提升工作效率和質量。本文限于篇幅，有些地方也許未必深入，期望與同仁相互交流，共同進步。