企業信息化過程中的信息孤島問題及對策分析

■劉金城

（湖南省機械設備進出口公司）

引 言

信息孤島主要是企業中的上下級組織、平行組織因為應用程序和業務流程等原因，導致彼此連接斷開，出現信息堵塞、無法共享和信息不相關等問題。隨著當下信息技術的持續發展，企業開始借助信息技術不斷發展自身，企業在信息化建設中逐漸暴露出信息孤島問題，需要對此進行深入研究，尋找問題成因，并提出有效解決措施，促進相關信息數據的全面整合、共享，提升企業辦公效率。

1 信息孤島問題分析

信息孤島即信息不共享、不流通、不交換、功能不共享以及業務流程和信息脫節的應用系統。信息孤島會出現在企業各個生產環節和領域內。而企業內的信息孤島主要是在各種因素影響下，導致不同部門完全孤立，包括銷售、采購、計劃、財務等信息無法在部門之間順暢流動。

企業在信息化建設中，率先進行了局部信息化，因為各個部門所采用的業務軟件和信息系統各不相同，像是財務部門設置了財務軟件、庫房部門設置了資源管理軟件、開發部門設置了CAD軟件。而不同軟件以及數據庫彼此獨立，各成體系，導致不同軟件之間缺少有效聯系，尚未形成統一信息標準和數據編碼，最終形成信息孤島。企業現有系統也已經無法滿足當下企業信息交換的現實要求，在技術持續發展基礎上，企業發展的現實需求也持續提升，原有系統已經無法滿足新時期企業的發展要求。比如開發部、銷售部和財務部中的各個軟件系統無法保證信息順利交換，進而影響信息傳播速度，也無法滿足新時期企業和市場發展要求，更不用說輔助企業高層進行科學決策。不同軟件系統無法滿足信息共享要求。而隨著時代發展信息系統之間的信息共享形成了全新發展需求，但卻無法通過修改局部軟件或調整系統配置，促進軟件之間的順暢溝通，為此需要針對信息資源進行重新整合規劃，如此系統便會繼續被拆分成各個信息孤島。

2 信息孤島形成原因

信息化屬于一種持續發展性工作，信息孤島則是信息化普及推廣中的衍生物，是無法徹底消除的，但可以對信息孤島問題的形成原因進行全面分析，從而找出有效的應對措施，從某種程度上進一步削弱信息孤島影響和阻礙。具體包括三種層面：第一是需求分析不合理，對于企業而言，需求分析屬于一種螺旋發展進程。企業在信息化發展初級階段，上到高層領導，下到基層職員，幾乎沒有人熟悉和了解企業信息化具體內容和發展狀況，最終影響了需求分析完善性，為后期信息孤島留下安全隱患。此外，企業需求也應該立足于日常業務中的數據處理，發展都中級管理信息的系統集成以及最后發展到高級決策支持，屬于一種持續發展過程。處于信息化低層次環節中，無法針對未來信息化高層次階段中的需求和目標形成清晰輪廓，需求持續發展變化增加了信息孤島出現概率。

第二是尚未形成統一標準，不同發展階段內，企業分散應用的系統因為在信息編碼、數據庫系統以及運行環境等方面參考的標準各不相同，從而影響了系統集成和信息共享的效果。第三是管理職能方面的認識誤差，從發展表面分析，信息孤島問題似乎是應用交互問題和數據矛盾以及數據共享難題，但從深層次角度進行分析可以發現，信息孤島本質上屬于管理職能化的后果，而管理孤島是信息孤島的最終原因。因為基層管理者和中層管理者所處管理層次不同，在管理重點上存在較大差異，在信息化需求方面完全不同，各個部門通常會聯系部門自身發展需求，自主開發或購買軟件，沒有立足于企業發展大局進行充分考慮，同時也沒有認識到和其他部門之間的共享問題，以及接口解決措施。不同層次管理人員在希望能夠借助企業信息化進一步提升自身生產效率、促進各部門信息快速傳遞的同時，還不希望最先公開部門狀況[1]。

3 信息孤島解決措施

3.1 提高企業信息化建設實力

當下企業為了改善信息孤島狀況，應該提高信息資源規劃的重視，信息資源規劃作為企業信息化發展的基礎，需要促進業務流程和信息資源規范的全面整合，主動學習成功企業先進知識和管理經驗，立足于全局視角，重新思考企業管理模式，從而針對系統數據進行有效分析和全面摸底，在企業內部創建功能模型和數據模型，有效尋找最佳入手點，重新設計企業相關業務流程，促進企業關鍵環節，包括速度、服務、成本和質量等方面實現全面優化。通過不斷加強信息化建設，能夠促進企業發展水平的有效提升，創新企業發展層次，優化企業經營效率，促進相關產品制造、生產和設計開發等環節實現從傳統剛性到柔性化的發展，面向服務創建集成化、分布式信息平臺，促進業務橫向關聯、上下貫通，同時根據協同商務、協同辦公、協同制造、協同設計以及全過程供應鏈基礎思想，基于協同產業鏈，創建完善的生產管理服務機制、決策支持體系、產品開發體系、資金運作體系，促進綜合數字化集成應用。

3.2 高層領導提高重視

信息作為企業發展中的核心戰略資源，企業的信息化建設中牽涉到企業管理改革和組織機構優化調整。信息化的優化整合還進一步關系到不同方面的利益，只有企業高層領導主持才能實現。國內大部分信息化建設項目中，存在某一部分正是因為高層領導沒有從一而終地關注信息化建設，在項目建設初期突出了信息化發展重要性，但在正式開始信息化建設后，缺少成員有效參與，通常是中層領導和業務骨干進行各項決定，在出現問題后，便會彼此推卸責任，缺少全過程參與，無法突破信息孤島問題。

在企業高層領導主持下，應該重新改造企業流程，補充進行信息資源規劃，將企業發展戰略和信息資源規劃有效聯合起來，立足于企業發展全局，對企業核心業務流程進行全面梳理，通過分析調查理順企業中的信息流、資金流和物資流，針對信息化提出整體功能要求，充分規劃信息資源。對企業信息化相關發展規劃進行不斷細化，做好頂層設計，立足于規劃階段，對不同層面中信息系統相關數據集成和業務要求進行統籌考慮，分層次合理設計不同環節信息建設項目，形成準確、清晰、明確的業務邊界，從技術路線制定、總體設計和項目計劃等環節入手，合理設計信息孤島消除方案，避免出現重復建設性問題，預防新信息孤島的形成。企業應該以自身管理模式為核心，將軟件作為輔助性內容，在滿足相應資金條件基礎上，結合ERP基礎理念，對孤島問題進行科學治理，進一步突破傳統信息處理模式和職能限制，針對企業相關業務的信息流、資金流和物流等實施全面整合。

3.3 形成有效的制度支持

立足于企業整體發展戰略目標，將相關業務流程當成基礎ERP理念，立足于企業管理實際，結合信息流、資金流和物資流的發展對企業相關信息資源進行合理規劃，同時考慮企業發展特征進行有效發展，創造出滿足具體業務流程的ERP系統，提高企業經營優勢。制定完善的信息技術標準和業務標準，構建常態標準更新和發布機制，在標準體系這一層面出發，促進相關技術和業務要求的全面統一，構建標準化業務流程，和規范化信息技術標準，形成統一應用規范，突破信息孤島現狀。

企業信息化屬于綜合性任務，同時整個建設過程也充滿了風險，十分復雜，不管是后期實踐，還是前期工作，不可避免會遇到各中限制和阻礙。為其企業需要針對信息化建設，合理制定相應的管理政策制度。制度是公信力的形成基礎，如果企業缺少公信力制度，還不如直接不設制度。標準、量和度是制定管理制度的基礎要素，其中的度是不要讓員工感到壓力，同時也不會因為壓力過度或壓力不足而形成反作用、適合的量則是對員工誘惑力和企業承受力兩者矛盾進行有效處理。標準則是保證制度公信力。形成有效的獎懲制度能夠進一步激發員工參與積極性，提高信息化發展效率。在合理制度管理下，能夠促進企業信息化建設的順利發展。

3.4 形成專業信息隊伍

企業在進行信息化發展的過程中，無法脫離員工的支持和配合，為此需要采取有效措施，促進加強專業化信息隊伍建設，使其形成相同的發展目標，能夠朝著同一發展方向共同努力。高層領導帶動下，組織員工積極參與信息化建設，實現全員培訓，針對企業內部員工實施ERP系統培訓。形成標準化的基礎數據，在企業標準化數據體系中，形成規范、統一的數據編碼和標準化、規范化的信息交換接口。在信息系統建設中，還應該借助方案審核以及技術論證等措施，針對系統集成方案以及開發技術等實施全面審核，深入分析項目方案，將數據孤島和潛在業務問題徹底排除。除此之外，企業還需要業務精英、項目管理者、測試員、系統分析師和程序員等專業人才，立足于信息資源規劃，順利發展到最終的ERP執行。在條件允許的基礎上，企業在進行信息化建設中還可以主動詢問專門的咨詢公司，借助外援力量，為企業信息化提供有效的發展意見。旁觀者清，在某些條件下，咨詢企業能夠更加準確發現企業相關業務和管理活動中的現存問題。企業不同領域專業人員認真負責，各司其職，才能促進企業在激烈競爭下穩定前行，同時在業務信息創新中勇往直前[2]。

結 語

綜上所述，打破信息孤島對于企業發展而言，涉及到信息技術、相關業務和管理領域，屬于一項系統化工程，企業在長期發展建設當中信息化特征決定了信息孤島消除屬于一項長期性任務，融入到信息建設各個環節當中，為此企業應該從信息規劃設計層面入手，統一標準、統一設計，避免產生信息孤島問題出現。