創新檔案管理理念實現檔案管理信息化

李宏偉

（中國共產黨扎賚特旗委員會辦公室，內蒙古 興安盟 137600）

現如今社會已經全面進入信息化時代，信息化技術的高速發展與普及應用，對于社會各行各業都產生了深刻影響。檔案管理工作也不例外，在信息化時代背景下檔案管理工作也應當與時俱進實現信息化，通過信息化管理模式進行檔案管理工作，改變傳統檔案管理工作方式存在的不足，提高檔案管理信息化水平，這樣才能適應新時期的發展需求。因此，應當進一步提高檔案管理工作的認識水平，在開展檔案管理工作中，結合檔案管理工作實際，并嚴格遵循社會經濟基本發展規律，對傳統檔案管理工作觀念不斷創新，推動檔案管理工作的信息化發展，提高檔案管理工作整體質量，為社會和經濟發展做出更大的貢獻。

1 檔案信息化管理的優點

為了進一步提高檔案管理信息化水平，不僅要重視檔案管理工作當中先進技術應用，而且還要求檔案管理工作人員及時轉變傳統的管理觀念，開拓創新，運用先進的檔案管理理念，提高檔案信息管理水平，才能確保檔案管理信息的高效運用。檔案管理信息化的優勢主要體現在以下幾點：

1）提高了辦公效率。過去在檔案管理工作當中，工作人員主要利用手工操作方式進行檔案管理，要求完整齊全的收集資料，以免出現漏寫漏抄情況，同時要求自己規整筆記規范，分類統計都不能出現相映的錯誤，這種工作效率非常低下。而檔案管理工作當中運用計算機軟件，可以非常快捷的進行收集整理分類統計檔案資料，實現檔案信息的快速查閱，不論是文件起草以及辦理傳遞都變得非常的方便，使得辦公效率大幅增強。

2）便于資源共享。過去傳統的檔案管理，通過手工手段進行管理，信息共享方面有很大不足存在，以至于很多信息長期閑置，引發嚴重的資源浪費，還不能夠及時快速的進行信息查找。而在檔案管理工作當中應用計算機技術，使傳統檔案管理由案卷級向文件級進行轉變，更轉變了過去單一途徑的管理方式，實現體系化管理，檔案管理也由外部管理深入到內部特征的管理。伴隨計算機網絡技術快速推進，有效分離檔案信息及其載體，能夠和其他信息系統實現互聯，使得檔案管理工作效率和質量獲得大幅提升，而且借助網絡服務這一高效平臺，能夠對檔案工作概況及工作重點充分了解和掌握，動態化管理檔案信息，實現資源共享。

3）可以更加穩定地進行信息保存。相較于紙質檔案管理，通過電子文件載體進行檔案管理，保存的時間更長。而紙質載體檔案管理，和纖維素的性質有著密切聯系，在高溫、高濕以及氧化環境下，紙質載體極易遭受破壞，檔案管理工作開展過程中如果出現疏忽，將很難挽回，通過電子文件進行檔案信息管理，可以有效避免這種情況出現，而且信息的儲存與讀取非常方便，能夠更長時間的保存信息數據，不會遭受外界環境因素影響，具有非常高的穩定性，伴隨電子計算機技術的高速發展，在電子文件讀取方面的設備更加成熟，工作開展實際可以依照不同需要，對相應的電子載體進行選擇。

2 推進檔案信息化的策略

1）建立規范體系。受歷史因素影響，在檔案管理工作方面還存在很大不足，業務水平不高，案卷質量無法有效保障，尤其是各種檔案著錄細則缺乏相容性，軟件移植性較差。在檔案管理信息化方面，沒有完善的統一標準，只重視某個專業，對其全面實施和統一推廣造成不利影響，而且大多檔案都是通過光盤磁盤來實現信息化檔案管理，檔案整理、分類、著錄等各個方面不符合有關規定，基于此，構建標準統一的規范體系顯得越發重要起來，這個更利于檔案管理的規范化與標準化，實現檔案信息管理的科學化與信息化。

2）完善安全措施。為了實現檔案信息化管理，必須要通過高素質的檔案管理工作人員來實現，而如何保證檔案信息化安全性更加凸顯出其重要性，電子文件檔案不容易出現改變，形式較為固定，導致文件保密方面還非常弱。所以檔案管理工作人員應當提高警惕，采取有效措施，避免黑客威脅信息系統，利用數據備份，身份認證以及防火墻措施來確保信息安全。

3）健全管理制度。在對檔案工作制度建立過程當中應當認真遵循以下幾點：確保規章制度更加科學合理，規章制度建立過程中應當和單位實際以及檔案管理工作相符合，有利于提高檔案管理工作實效。同時建立的規章制度必須要實用簡明，具有較強的操作性，這樣才能對檔案管理工作提供科學的規范作用和指導作用。

3 如何對檔案管理理念進行創新，實現檔案管理信息化

1）檔案工作人員要重視多樣化檔案服務模式的構建。在當前信息化高速發展的背景下，檔案管理工作人員應當與時俱進，對傳統的檔案管理理念進行轉變，充分重視信息技術應用，打破傳統檔案管理存在的不足，主動性的開展檔案管理工作，提升檔案管理服務水平，更要將過去檔案封閉式的管理給打破，使其管理更加開放，確保檔案管理工作符合時代發展需要，并為社會提供更多的檔案服務，體現其價值。

2）檔案信息化建設中要實施標準化管理。轉變過去檔案管理的傳統方式，通過信息化進行管理，而這些也給檔案管理工作提出了新的要求，只有創新檔案管理工作理念，并加強信息技術規范化管理，才能進一步提高檔案信息化建設水平，保證檔案管理更加高效。通過更加健全和完善的檔案管理制度，并認真落實，發揮信息技術優勢，提高檔案管理工作效率和質量，并借助現代網絡載體，向各個部門進行延伸，打造完善的溝通網絡，確保檔案管理工作的網絡化運行，保證檔案管理工作質量。

3）應用云計算技術優化檔案管理工作。當前云計算技術不斷滲透到檔案管理工作當中，大幅提高了檔案管理信息化水平，在檔案管理工作當中發揮技術優勢，檔案信息通過數字技術進行處理，并向云端數據庫傳輸，儲存檔案信息資料，進而通過云端管理檔案信息，達到集成化管理效果。用戶在應用檔案信息資料時，通過云端登錄，便可檢索和應用檔案信息，確保檔案信息管理的質量，提高檔案利用效率。

檔案管理過程中強化信息技術應用，極大的提高了檔案的處理效果，但同時也對檔案管理人員的整體素質提出了更高的要求，管理人員不僅要能夠熟練的操作計算機，同時還要掌握網絡安全防護知識，保障檔案資料的安全性和及時性。因此，這就需要在檔案信息化管理實際，不斷提高檔案管理人員的培訓力度，增強其檔案管理整體能力與綜合素養，促進檔案管理工作的信息化進程，更好的適應當前社會發展需要。