醫院檔案管理信息化建設中的問題與解決路徑分析

周 妮

（天津市婦女兒童保健中心，天津 300070）

信息技術的發展為我國各領域檔案管理模式升級提供了技術支持，不管是高校利用信息技術提升學生檔案管理水平，亦或是企業借助信息技術實現員工檔案管理科學化，信息技術都體現了其在優化檔案管理制度方面的積極作用。作為較為依賴檔案管理的醫院而言，實現檔案管理信息化建設不僅可以提升醫院的運營效率，還可以改善其醫療服務水準，進一步深化其課題研究能力，對醫院綜合實力的提升具有無可比擬的重要意義[1]。

1 醫院檔案管理信息化建設概述

1.1 含義

所謂檔案管理信息化，就是指改變固有的紙質記錄模式，將現有的檔案資料向數據化轉變，實現檔案的信息化處理，進而建立起信息化檔案管理模式。對于醫院而言，檔案管理信息化建設主要包含以下幾個步驟：首先，醫院要具備檔案管理的基礎設施，即硬件設施與軟件設施，硬件設施包含電腦或其他電子設備，軟件設施則主要為電子設備上所安裝的檔案處理軟件。其次，醫院應當具備從事信息化檔案管理的專業工作人員，其工作職責即為收集信息、歸納信息、儲存信息并向各部門傳送信息，實現其在信息化檔案管理建設中承上啟下的作用。最后，醫院還應當具備完整的信息化檔案管理規范，為制度建設提供統一標準，使信息化檔案管理建設更為流暢和高效，從而實現自身檔案管理模式的轉變[2]。

1.2 積極意義

信息化檔案管理的優勢很大程度上取決于電子數據本身的優勢，以檔案的安全性為例，傳統的紙質檔案容易受到外力作用，物理因素對其影響較大，若發生水災或火災則檔案很有可能付之一炬，但信息化檔案卻不存在該種現象，因為電子數據并不受制于物理因素，現今最為先進的檔案管理云技術已經令檔案徹底擺脫了物質條件，將檔案的保存能力提升到了極致，對于保障醫院檔案的安全性具有重要作用。除此之外，紙質檔案具有客觀的物理質量，因此需要較大的儲存空間，運輸也較為不易，檔案在傳送途中丟失的情況屢有發生，而信息化檔案則可充分改善此種弊端，首先數據檔案不需要專門的檔案室進行存放，其次電子數據的傳送極為便捷，只需要線上發送即可，基本不存在丟失現象，而工作人員則可以極大地節省運輸時間，降低人力成本，提升各部門之間的協作效率。

除上述優點外，信息化檔案還可以優化醫院總體運營效率，具有相應權限的工作人員可隨時對醫療檔案進行上傳與查閱，實現檔案的共享性，充分提升檔案利用率，對于改善醫院的綜合水平具有重要作用[3]。

2 醫院檔案管理信息化建設中存在的問題

2.1 缺乏正確意識

紙質檔案是人類歷史上使用時限最長的檔案類型，因此我國各行各業已經習慣適用紙質檔案管理模式，部分企業或單位因之存在著無法轉變檔案管理模式的現象，醫院也不外乎其中。究其原因則在于該類醫院中參與檔案管理的人員仍受制于其固有思維，不愿改變原有的工作模式，亦不愿學習新事物，對于信息化檔案管理建設較為抵觸，極大地拖慢了醫院信息化檔案管理建設的步伐。此外，部分醫院領導對于信息化檔案建設缺乏重視，沒有及時宣揚該種先進檔案管理模式的優勢，亦沒有建立起完整科學的信息化管理制度，因此無法發揮上行下效的作用，致使醫院檔案管理信息化建設呈現出停滯趨勢。

2.2 工作人員能力較低

檔案管理人員在很長一段時期內一直被認為只要具有基礎的資料收集及歸納能力即可，因此該行業對從業人員要求較低，許多醫院中的檔案管理人員都是由其他崗位調至，而其通常年齡較大，不具備專業的檔案管理知識，亦缺乏對新興科學技術的應用能力，導致其安于現狀，不能為醫院檔案管理信息化建設提供良好的人力資源基礎[4]。

2.3 不具備相應硬件設施

醫院通常將設備升級視為提升醫療服務水平的關鍵，從而將大筆的運營資金投入到設備購置之中，忽視了對其他硬件設施的配置。對信息化檔案管理而言，良好的硬件設施與適格的軟件設施均是必不可少的建設基礎，缺乏相應的硬件設施即意味著醫院缺乏信息化檔案管理的先決條件，因此無法全面推行信息化檔案管理。此外，許多醫院盡管購入了條件較為良好的硬件設施，但依然缺乏對于相應軟件設施的挖掘與運營，使電子設備僅僅能發揮基礎的辦公作用，無法進一步提升其信息化管理水平，因此加強對檔案管理軟件的應用能力亦是優化醫院檔案管理信息化建設的重要舉措。

3 優化醫院檔案管理信息化建設的措施

3.1 轉變固有觀念

觀念是一切行為的基礎，想要大力推行信息化檔案管理建設，醫院工作人員首先需要轉變固有的思維觀念，意識到信息技術的重要性。從醫院領導的角度上來講，作為在醫院中起到表率作用的關鍵人物，其應當在思維轉變方面起到帶頭作用，充分發揮上行下效的優勢。為增強醫院人員對于信息化檔案管理的重視程度，醫院領導應當組織相應的討論會，并擬定科學高效的信息化建設規章制度，將信息化檔案管理變成有據可依的硬性規定，提升醫院工作人員的依從性。從檔案管理人員的角度來講， 其應當充分認識到自身的局限性，并挖掘自身在學習先進技術方面的積極性，并提升檔案管理專業能力，為信息化檔案管理提供堅實的人才基礎[5]。

3.2 完善相關設施

硬件設施與軟件設施是信息化檔案管理建設開展的條件，在轉變固有觀念的前提上，醫院領導應當在其資金配置中分撥出部分進行辦公硬件設施采購，使檔案管理模式的革新具備充分的物質基礎，滿足信息技術適用的高配置需求。醫院檔案管理人員應當在此基礎上增強對檔案管理軟件的挖掘運用能力，充分發揮軟件在檔案信息歸納與整合方面的積極作用，改變以往電子設備僅用于基礎辦公的現象，將信息化檔案管理水平提升到全新的高度，從而提升醫院的運營效率。

4 結語

信息化檔案管理在我國各行各業中都已得到了初步推行，為增強運營效率與服務水平，醫院也應當利用科學技術改變原有的檔案管理模式，提升檔案管理能力。目前醫院在檔案管理信息化建設中還存在著觀念落后、人才缺乏與設施不完備等問題，需要依靠轉變觀念、制定規章制度并購入相關設備的方式將其解決，以實現信息化檔案管理建設，從而為醫院的發展起到如虎添翼的作用。