電子檔案管理在推進(jìn)檔案工作信息化建設(shè)中的應(yīng)用

王 丹

（海口市環(huán)境信息和宣教管理中心，海南 海口 570000）

在實(shí)際的工作中，各行各業(yè)的發(fā)展都離不開(kāi)電子檔案的管理工作，由于管理的方式、管理的手段不同，電子檔案管理的效果也是千差萬(wàn)別的。論文從多個(gè)方面對(duì)檔案工作的信息化建設(shè)進(jìn)行了探討，以期提升工作的效率。

1 電子信息化管理模式建設(shè)的作用和優(yōu)勢(shì)

1.1 提高檔案檢索的效率

傳統(tǒng)的檔案管理工作依靠人工輸入、收集、處理的方式進(jìn)行，并且在實(shí)際的工作中面臨著龐大的工作量，還需要工作人員進(jìn)行分類(lèi)、整理和收集工作，但是檔案管理人員的數(shù)量和精力都是十分有限的，大量的檔案得不到及時(shí)有效的處理，也就降低了檔案管理工作的效率，在檢索中出現(xiàn)了問(wèn)題。檔案管理的時(shí)間比較長(zhǎng)，十分消耗工作人員的精力，而電子信息化檔案管理工作有效地對(duì)上述弊端方面進(jìn)行了彌補(bǔ)，從而使得管理人員的工作量大大縮減，后期的檔案查閱和分析都變得比較容易，降低了檔案管理工作出錯(cuò)的概率。對(duì)于檔案的檢索和應(yīng)用而言，電子信息化管理模式是一種十分有效的方式。

1.2 提高檔案管理工作的效率

任何工作流程都有特定的工作方法，其也離不開(kāi)相關(guān)工作人員和部門(mén)的協(xié)調(diào)配合。構(gòu)建電子信息化檔案管理的平臺(tái)，在信息資源共享和各個(gè)部門(mén)人員之間的溝通方面提供了更加便利的工作環(huán)境，也縮短了工作的時(shí)間，將工作效率大大提升。通過(guò)對(duì)以往的調(diào)查和工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分析，電子信息化檔案管理平臺(tái)建立完成之后，企業(yè)對(duì)于檔案的利用率也大大提升，節(jié)約了工作的時(shí)間和工作的成本。

1.3 提高檔案管理工作的時(shí)效性

傳統(tǒng)的檔案管理工作面臨著較大的工作量和較長(zhǎng)的工作時(shí)間，而且工作的內(nèi)容也十分煩瑣，基本上以人工的工作方式為主。同時(shí)，在傳統(tǒng)的工作模式中非常容易出現(xiàn)工作上的紕漏和問(wèn)題，導(dǎo)致多年后信息無(wú)法查找的問(wèn)題，檔案管理工作的有效性大打折扣。而利用電子信息化管理模式，通過(guò)使用軟件對(duì)于檔案進(jìn)行分類(lèi)管理，保證了檔案管理工作的時(shí)效性和準(zhǔn)確性，在全面提升檔案管理質(zhì)量方面發(fā)揮了作用，可以第一時(shí)間將檔案歸納到數(shù)據(jù)系統(tǒng)中，為查閱提供了更為便利的條件，避免滯后性問(wèn)題的發(fā)生。

2 當(dāng)前電子檔案管理工作存在的問(wèn)題

2.1 缺乏相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

電子檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的重要保證，主要是在電子檔案的定義、移交、處理、儲(chǔ)存、安全保證、檢索、利用等方面進(jìn)行更為細(xì)致的工作的規(guī)定。在當(dāng)前的電子信息化檔案管理中，由于相應(yīng)工作標(biāo)準(zhǔn)的缺乏，就使得在具體的工作中出現(xiàn)了工作業(yè)務(wù)流程不熟練、業(yè)務(wù)范圍不清晰的問(wèn)題，出現(xiàn)了各種違反規(guī)定的現(xiàn)象，不利于電子信息化檔案管理工作的有效開(kāi)展。

2.2 電子檔案的維護(hù)工作有待加強(qiáng)

電子檔案的管理維護(hù)工作仍然需要加強(qiáng)，主要包括以下三個(gè)方面的問(wèn)題：首先，電子檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)周期長(zhǎng)，在實(shí)際的使用過(guò)程中容易導(dǎo)致電子檔案管理系統(tǒng)的故障不斷升級(jí)，不利于軟硬件設(shè)備的更新?lián)Q代工作；其次，電子檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)工作并不夠深入和細(xì)致，尤其是在復(fù)雜化的工作背景之下，維護(hù)工作需要更加專(zhuān)業(yè)化、細(xì)致化、全面化，一旦發(fā)現(xiàn)工作方面的問(wèn)題就需要及時(shí)處理，一些難以發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題如果常常被忽略也會(huì)產(chǎn)生一系列的問(wèn)題，為后續(xù)工作留下隱患；最后，維護(hù)技術(shù)依然不夠先進(jìn)，尤其是電子檔案管理的時(shí)間不長(zhǎng)，并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)高度的自動(dòng)化，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效果并不明顯。

3 電子信息化管理模式在檔案管理中的應(yīng)用

3.1 做好檔案的收集和整理

檔案的收集與整理工作十分重要，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作在時(shí)間和空間方面要求比較高，限制也比較大，為了做好電子信息化檔案管理工作，就需要在實(shí)際的工作中做好規(guī)范化的檔案管理和收集工作，提升工作的邏輯性和系統(tǒng)性，方便檔案查閱。檔案往往有多個(gè)卷宗，而在一些年代較為久遠(yuǎn)的檔案中缺乏一定的編號(hào)，在后期的部門(mén)變動(dòng)和發(fā)展中往往會(huì)出現(xiàn)十分混亂的現(xiàn)象，無(wú)法更好地進(jìn)行檔案的管理。為了實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的發(fā)展，就需要建立起檔案分類(lèi)管理的工作模式，科學(xué)地進(jìn)行檔案分類(lèi)，從而提升檔案管理工作的延續(xù)性。

3.2 加強(qiáng)硬件和軟件建設(shè)，建立網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)

當(dāng)前，科學(xué)技術(shù)日新月異，網(wǎng)絡(luò)化和信息化已經(jīng)成為人們生活和工作中不可分割的一部分，檔案以更新的載體形式出現(xiàn)，這也對(duì)檔案的工作提出了更高的工作要求。但是檔案部門(mén)在經(jīng)費(fèi)等方面的制約之下，無(wú)法更新設(shè)備，也對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)的使用帶來(lái)了一定的困難。因此，需要當(dāng)下的檔案管理工作在技術(shù)能力方面不斷提升，建立起更為信息化的服務(wù)模式，利用互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案收集工作，也將原本的線(xiàn)下工作轉(zhuǎn)移至線(xiàn)上進(jìn)行，提供接受遠(yuǎn)程數(shù)字查詢(xún)的服務(wù)工作，根據(jù)自身下載的資料等進(jìn)行分析，減少時(shí)間和精力的投入，保證檔案的高效管理。電子信息化檔案管理需要建立在軟件和硬件設(shè)施的基礎(chǔ)上，還需要在實(shí)際的工作中滿(mǎn)足各方面建設(shè)工作的需求，進(jìn)行統(tǒng)一化的管理工作，促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的深入應(yīng)用，建立起完善的共享信息系統(tǒng)，提升電子信息化檔案管理的能力。

4 切實(shí)推進(jìn)數(shù)字信息資源庫(kù)建設(shè)，大力加強(qiáng)電子檔案歸檔工作

為了加強(qiáng)電子信息化檔案管理工作建設(shè)，需要在以下幾個(gè)方面提升工作的能力，更好地服務(wù)于電子信息化檔案管理工作。第一，需要在本單位的歸檔工作中，增大數(shù)字化的管理力度，做好數(shù)據(jù)庫(kù)的分類(lèi)工作；第二，對(duì)于沒(méi)有及時(shí)歸檔的文件，需要集中做好統(tǒng)一化的管理工作，根據(jù)檔案的類(lèi)型進(jìn)行掃描工作，根據(jù)相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行判別；第三，提升檔案管理人員的工作能力，在不斷發(fā)展的過(guò)程中，檔案管理事業(yè)具有更高的工作要求和技術(shù)方面的挑戰(zhàn)，這就需要檔案管理工作者無(wú)論是科班出身還是半路出家，都需要提升個(gè)人的業(yè)務(wù)素質(zhì)與能力，在原有知識(shí)的基礎(chǔ)上不斷提升自身的能力與素養(yǎng)，將現(xiàn)代化的檔案管理相關(guān)知識(shí)落實(shí)到位，更好地服務(wù)于檔案管理的相關(guān)工作。專(zhuān)業(yè)知識(shí)方面，需要工作人員在檔案管理理論、檔案編纂理論、檔案保護(hù)技術(shù)等方面進(jìn)行深入的學(xué)習(xí)，還需要在專(zhuān)業(yè)技能如計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)、縮微攝影技術(shù)、光盤(pán)技術(shù)、復(fù)印復(fù)制技術(shù)等方面不斷操練，提升工作能力，從而使自身的素質(zhì)能力和綜合能力都得到提升。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，電子檔案在檔案管理的信息化進(jìn)程中占有重要地位，為了切實(shí)做好電子檔案的管理工作，需要從實(shí)際的信息化規(guī)范建設(shè)角度出發(fā)，開(kāi)展電子檔案的管理工作，提升信息處理工作的效率。