大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展

許婷婷

（興安盟行政審批和政務(wù)服務(wù)局，內(nèi)蒙古 烏蘭浩特 137400）

伴隨著國家經(jīng)濟建設(shè)的不斷發(fā)展，不少的黨政機關(guān)單位在時代的浪潮當(dāng)中也獲得了廣闊前景和發(fā)展機會，而在黨政機關(guān)單位不斷發(fā)展壯大的同時，對于黨政機關(guān)單位檔案管理工作的要求隨之越來越高。檔案管理對于黨政機關(guān)單位來說，不但記錄著黨政機關(guān)單位的產(chǎn)品、生產(chǎn)、經(jīng)營等行為，還為黨政機關(guān)單位未來的發(fā)展打下的夯實的基礎(chǔ)，創(chuàng)造出優(yōu)渥的條件。規(guī)范黨政機關(guān)單位檔案管理，在當(dāng)下市場經(jīng)濟大環(huán)境下，對于黨政機關(guān)單位來說十分重要。

1 “互聯(lián)網(wǎng)+”模式下檔案管理的特點

1）機關(guān)單位檔案來源多樣化。機關(guān)單位檔案來源的多樣性是指檔案的記錄來源種類多元，具體的表現(xiàn)是：（1）人員信息來源的多樣性。機關(guān)單位內(nèi)部人員復(fù)雜，不同區(qū)域、不同部門、不同職位的機關(guān)單位檔案類型和內(nèi)容不盡相同；（2）機關(guān)單位 信息的多樣性。機關(guān)單位在不同時期，無論是檔案的內(nèi)容、方式、還是標(biāo)準(zhǔn)都存在一定的差異；（3）等級的多樣性。機關(guān)單位運行過程中所涉及的級別和部門之間的聯(lián)系和溝通，形成了較為龐大的信息系統(tǒng)。

2）機關(guān)單位檔案記錄的及時性。當(dāng)前記錄設(shè)備的便利性和檔案傳送速度的持續(xù)提高，讓機關(guān)單位的檔案收集工作變得更為便捷，檔案管理人員只需要預(yù)先設(shè)置好檔案管理工作中所需要收集的檔案內(nèi)容，然后按照規(guī)定好的固定操作步驟，完成檔案的整理、歸檔、儲存等工作流程即可，這樣就能更好的提高機關(guān)單位檔案管理工作的工作效率?？墒侨绻麢n案管理人員沒有事先設(shè)置好檔案收集的內(nèi)容和管理步驟，或者是檔案管理過程中沒有嚴(yán)格執(zhí)行操作步驟，對于檔案記錄的及時性會有一定影響，同時也會降低檔案管理工作的規(guī)范程度。

2 黨政機關(guān)單位檔案管理的問題

1）信息化程度較低。目前，仍舊有著不少黨政機關(guān)單位使用通過人工的形式進行檔案管理工作，在信息化進程不斷加深的過程中，一些落后的檔案管理工作也隨著顯現(xiàn)出來，在實際工作中引發(fā)了不少問題。首先，信息化程度較低。在黨政機關(guān)單位的日常檔案收集的過程中，缺乏信息化意識，仍舊保存大量紙質(zhì)文件，嚴(yán)重降低了檔案的查詢、翻閱、調(diào)取等工作，同時還有大量的重復(fù)文件，極大地浪費了空間和管理人員的時間。信息化程度低也讓檔案工作和檔案管理體系，都與黨政機關(guān)單位變革不同步，存在一定的脫節(jié)、難適應(yīng)現(xiàn)象。我國的市場經(jīng)濟體制自改革開放以來都在不斷完善，黨政機關(guān)單位也積極探索自身變革，從而發(fā)展自身的核心競爭力。黨政機關(guān)單位對自身的體制、機制、單位架構(gòu)等都在不斷完善，在這個過程中，人們更注重短期、直觀、看得見的成績，更看重業(yè)務(wù)部門的工作，但卻沒有意識到檔案管理對黨政機關(guān)單位長期發(fā)展的重要意義，對檔案文件的收集、整合利用、歸檔放置等工作事項，仍沒有足夠的重視，也沒有應(yīng)用較為先進的信息技術(shù)予以改進。信息化程度較低也讓黨政機關(guān)單位的檔案管理工作難以與單位發(fā)展相適配，若想要歸類整合、查找利用檔案，則一般需要在許多紙堆中耗費大量時間，也影響了檔案資料的可保存期限和保存的便捷性。

2）檔案管理不夠重視。由于檔案保管的特殊性質(zhì)，需要將文件材料保存在一定濕度、溫度且防火防水的環(huán)境，黨政機關(guān)單位大多數(shù)檔案沒有配備溫濕度調(diào)控設(shè)備、防火設(shè)備，對檔案保管帶來極大安全隱患。由于條件限制，很多單位采用分散存放而非使用檔案室存放文件材料，容易造成文件材料丟失、缺失，不利于檔案保管工作的進行。而且，從檔案的主體明確性來看，黨政機關(guān)單位檔案工作不應(yīng)當(dāng)只限于對人事檔案、業(yè)務(wù)檔案的管理，也應(yīng)包括設(shè)施設(shè)備檔案、黨政機關(guān)單位各種活動的檔案記錄等，從而保障黨政機關(guān)單位能夠擁有支持自身發(fā)展的重要檔案資料。當(dāng)前不少黨政機關(guān)單位的對檔案管理的重視程度不夠，檔案主體觀念存在偏差，使得檔案工作常常未能把握其主體性關(guān)鍵，對黨政機關(guān)單位發(fā)展形成的具有影響和促進發(fā)展的價值檔案，常常難以有效的進行開發(fā)利用，從而影響了檔案重要價值的發(fā)揮。同時，檔案專職人員流動也是影響檔案工作的一個因素，還有一些檔案工作會因讓位于當(dāng)時的業(yè)務(wù)工作而被忽視，不利于黨政機關(guān)單位的長遠發(fā)展。

3 檔案信息化建設(shè)與檔案管理完善策略

1）加強檔案管理制度的建設(shè)。制度是規(guī)范和指導(dǎo)檔案管理工作的重要保障，因此，在檔案信息化建設(shè)與檔案管理中，必須注重檔案管理制度的建設(shè)。對于黨政機關(guān)單位而言，要能夠真正認識到管理制度設(shè)立的必要性，然后利用制度更好的指導(dǎo)各個環(huán)節(jié)的檔案管理工作，從而使本機構(gòu)檔案管理工作不斷趨于規(guī)范。為此，建立的管理制度中應(yīng)該明確檔案管理的內(nèi)容及檔案工作流程，如檔案信息的建立、保存，檔案的使用等，檔案工作者必須按照制度嚴(yán)格開展每一環(huán)節(jié)的檔案工作，使得本單位的檔案管理工作在制度約束下良性循環(huán)。制度中應(yīng)融合必要的懲戒機制，如果檔案工作者因自身的失誤或疏忽引發(fā)不良后果，則必須進行追責(zé)，如果后果嚴(yán)重，則需進行嚴(yán)肅處理，形成警示作用，促使檔案管理工作者能夠樹立高度責(zé)任心，嚴(yán)格要求自己，并不斷提升檔案管理工作實際成效。

2）建立起檔案管理信息系統(tǒng)。信息化管理系統(tǒng)的建立是檔案信息化建設(shè)的重要體現(xiàn)，只有借助專業(yè)化的信息化管理系統(tǒng)，才能夠真正實現(xiàn)單位檔案管理模式的改進，黨政機關(guān)單位可以請專業(yè)信息技術(shù)公司結(jié)合本機構(gòu)的實際工作，建立起相應(yīng)的信息化管理系統(tǒng)。在新形勢下，傳統(tǒng)紙質(zhì)化的檔案資料要以數(shù)據(jù)信息的形式進行保存，逐漸完善信息化管理系統(tǒng)。系統(tǒng)要設(shè)置嚴(yán)格的權(quán)限，檔案管理專干及獲得權(quán)限的人員才能夠?qū)ο到y(tǒng)進行訪問，而且，系統(tǒng)會對每一次訪問記錄進行記錄，在系統(tǒng)的運作過程中，不允許隨意使用外部硬盤進行系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息的拷貝，防止系統(tǒng)進入病毒導(dǎo)致檔案丟失。同時，要在信息技術(shù)公司的幫助下對系統(tǒng)進行定期檢查和維護，及時修補系統(tǒng)漏洞，做好系統(tǒng)的升級，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行，進而為檔案管理工作的開展提供良好的保障。

3）加大檔案建設(shè)資金的投入量。目前在數(shù)字化建設(shè)進程中，因缺乏資金支持，導(dǎo)致新形勢下檔案管理工作缺少先進的硬件設(shè)備支撐。對此，黨政機關(guān)單位需要對所有的資源進行優(yōu)化，在硬件設(shè)施配置上，始終以單位的發(fā)展為準(zhǔn)，并且對檔案部門所需要的全部設(shè)備，包括掃描儀、計算機等設(shè)備進行定期的升級、優(yōu)化與維護，不斷提高設(shè)備的整體質(zhì)量，同時實現(xiàn)資源共享，確保檔案管理效果的逐步提升。

4 結(jié)語

在新的發(fā)展時期，檔案作為記錄單位沿革軌跡的重要文件，對保障社會的可持續(xù)發(fā)展、加強部門、人員的綜合管理具有重要意義。因此，要正確的認識到黨政機關(guān)單位檔案管理的重要性，在工作中探索出一條切實有效的工作方法，滿足新時代檔案管理工作需求，最大化地提高工作效率，為黨政機關(guān)單位的可持續(xù)健康發(fā)展注入源源不斷的活力。