檔案管理信息系統建設應注意的問題探討

唐建學

（蒲城縣住房和城鄉建設局，陜西 渭南 715500）

全方位推進建設我們國家當前的檔案管理上的信息系統，這是很重要的一項內容。近幾年來，系統的開發有很多事實證明了現在的檔案系統是非常的不容易的，我們看不到自己為建設帶來的貢獻，這是多個方面上得出的，更有人認為，看不到檔案當中出現的實時問題，也拿不出解決方案，這些問題已經引起了注意，下文是對管理的信息系統探究的方法。

1 檔案的管理方式

1.1 規范檔案的管理工作

檔案的管理工作需要進行規范化，因為它是按國家的標準進行的，它受到了法律的保護，所以要根據各單位的情況制定計劃，讓檔案的管理工作及時跟進。

對檔案的工作人員進行規范培訓，使他們能夠積極地工作，然后對檔案文件的安全性做到保護，也不輕易透露相關內容，做到誠信的基本，并簽訂保密協議，改正工作中的不正確行為，提升各個部門的工作效率。此外，實行監督的相關部門要及時發現問題并上報，然后做出計劃方案來改進，監督制度確立并完善，能對信息管理工作起到穩定性作用。

1.2 提高檔案的信息化建設

檔案管理作為事業單位，全方位考慮事業發展，及時制定有效方案，慢慢實現信息化帶來的建設。隨著社會不斷的發展，積極奔向發展目標并積極參與建設規劃。由于信息化的到來給檔案管理的方式及時更新，數字化系統減少了紙張的浪費，且運用數字化形式進行整理，最終組建完整的數據庫，信息內容通過計算機直接搜索查詢，這樣不僅大大提升了工作效率，還給檔案的管理工作發展帶來了好處，檔案的管理內容也不會輕易丟失，多年以后依然保存完好，處理方式和不足之處直接通過信息化帶來了改善。

1.3 提高檔案工作人員工作的質量

檔案的管理工作要求專業人士且具備專業的知識和技能，才能給檔案管理的工作帶來更好的發展。單位要對工作人員進行新知識培養，不斷地加強工作人員的綜合性水平和道德性水平，因為檔案管理工作是服務性質的工作，所以及時改善傳統的知識觀念，就能為檔案管理工作更好的服務。

1.4 建立檔案管理的網站系統

社會的發展給人們的生活帶來了便利，科學技術也在不斷地改善，檔案管理工作也跟著時代的變化不斷改進。加強使用計算機信息化方法管理著檔案工作，對我們自身也有著很大的幫助。信息化不僅帶來高效的工作效率、準確的數據庫和時效性、精準的錄入還讓檔案保存得更完好，實現了數據存檔。建立網站系統給工作人員也帶來了極大的便利，隨時的數據更新能更精準地找到所需內容，也給社會人民服務帶來便捷。信息化和網站系統的融合給管理工作帶來極大的好處。

2 用戶不積極參與系統開發

在管理這一方面上，用戶是對信息有要求的，所以，所有的工作都是要圍繞用戶進行的。專業的工作人員只能憑借自己的理解能力還有用戶對計算機系統真正需要的功能一點一點來研究，把建設工作慢慢地做到位。很多系統的建設方面，用戶不會參與，所有的工作用戶也不承擔任何責任，都直接交給專業性相關人員，可是做出來的工作，用戶卻又說不喜歡，最后還不能設身處地站在工作人員角度看待問題，兩者不進行溝通，用戶所需要的也不會直白地講解出來。因此，用戶想要的東西不能全方位精確地表達，也對出現的問題不能進行準確的表述，最后這個系統一旦完成，問題的存在就會大大增加，還做不到用戶人的滿意回復。總而言之，讓用戶積極參到實際工作中是現在必須改進的。

3 科學有效規劃系統

只有進行科學的規劃，然后不斷地改進問題，把這件事情堅持下來才會完成實現。其實規劃一件事情很簡便，它主要是講長時間的計劃一件事情，做到全方位的思考，長時期實施，計劃就能實現。檔案的這一部門是信息服務的部門，作為時代的主要發展，結構之間的活動和內容是平時比較復雜的，長期的堅持下才能實現檔案這一信息的管理系統。所以一般來說，根據每個部門的發展情況都有著客觀性規律的檔案管理信息系統，其次就是環境問題，只要按照科學的方法規定戰略發展的方向，進行合理的建設過程是現在發展最需要重視的。根據國內目前發展，只要不斷推進信息的發展，再不斷地努力，檔案的系統發展上就不會有很多問題存在。因為還有一些主要的事業型發展和系統不一樣；又因為環境問題產生的有效性較低；及管理不嚴格，思想上不去；開發技術跟不上時代；用戶不會正確使用；沒有商家投入資金，但技術還需要資金來維持，這一系列的問題都是對管理信息系統關注度不夠。由于這些用戶都是各大機構的人員，科學有效的建設系統是要呈現給這些人的，接下來還要得他們滿意的反響，然后還要滿足他們在活動上管理信息的要求，才能滿足直接目標-－管理信息系統建設。接下來建設會不斷發展，工作也會做得越來越深刻，只有相關人員進行深刻溝通，互相理解全想要的系統，及時溝通，有錯及時改，給系統工作深入的細化細節。

現在普遍一個現象是系統能使用多個年限，這是不斷維護形成的，但這也缺不了資金的投入。有人能看到的小問題就解決一下，看不到的深入問題也就擱置了，所以這點是最容易忽略的。沒有高難度的挑戰，專業人員就沒有經驗去探索新問題，從而做不了高難度維護系統的工作。慢慢發現，建設系統開發工作是需要不斷累積經驗，然后再去多實踐的基礎上才能得到結果。因此，通過可靠的技術才能重視維護起系統的工作，給出足夠的重視，是現在需要科學規劃的一項重要內容。

4 結語

社會不斷地進步，計算機行業迅速的發展與人的各方面都緊密相連，因為給人不斷帶來的是方便和快捷。系統管理也因計算機的發展維護方面越來越強大，系統的使用壽命得到長時間發展，提升了檔案管理的工作效率。所以，建設檔案的管理系統，應全方位考慮，保證系統可靠性，有效性和系統的安全性。