檔案信息化管理的優勢及安全問題探析

楊 影

（西安西北有色地質研究院有限公司，陜西 西安 710054）

隨著社會的不斷發展，國家逐漸認識到信息管理在公文保存中的重要性。目前，國家檔案保管工作的主要是檔案信息化的管理工作。通過先進的信息科學技術建立記錄材料網絡的應用平臺來進行檔案信息化的管理，在一定程度上充分利用記錄材料的網絡手段來捕捉人事信息來進行管理工作。在傳統的記錄管理中，由于數據備份和人工參與記錄，錯誤是不可避免的。信息技術的應用為公文管理提供了新的思路，也為公文管理提供了極大的便利。進入21世紀，隨著信息時代的到來，當事人的信息收集范圍越來越廣，傳統的管理方式已經不再適用。為了適應日益增長的文檔管理需求，企業需要改變信息化模式。

1 檔案信息化管理的優勢

1）檔案信息化管理具有方便性。實施檔案信息化管理，可以更加方便的查閱保管檔案信息，更好地保存檔案文件，提高保管檔案的管理效率，保障單位的權益。首先，顯著增加了服務對象的檔案信息傳輸量，減少了數字化信息占用的空間。收件時，不受地域的限制。此外，它還可以連接到計算機通信網絡。用于管理和存儲的數字信息服務器可以使服務對象的數量大大增加。其次，它可以在時間上表現出很大的連續性。它可以提供24小時的服務，而且在互聯網上查找和保存文件信息非常方便。根據用戶的實際需求，提供個性化的檔案信息服務，實現資源的傳播性。因為它是通過網絡傳輸的，所以它的優點是不能將個人數據與紙質文件進行比較。如果您需要個人信息，您可以直接閱讀網絡系統，也可以下載電子文件在文件室重新閱讀，這大大節省了文件管理工作者的工作量，也提高了用戶的查閱效率，并且不受地域限制，大大節省了時間，將檔案信息利率用提升到了最大值。

2）對生態環境進行了保護。傳統的管理系統必須依靠紙張使用而造成不必要的資源浪費。大家都知道，紙一般是用木頭做的，在這個過程中對生態造成很大的危害。目前，為了滿足可持續發展概念的要求，為了減少用紙而改變開發模式，甚至開發不再用紙的辦公條件，也成為社會發展的趨勢。近年來，由于我國的快速發展，對能源的需求日益增加。由于市場導向的刺激，鉆井項目也在全國范圍內不斷完成。在此規模下，項目的完成數據檔案文件呈上升趨勢，使用現有文件管理方法已不太合適。信息管理模式中，靈活使用虛擬數據庫和物理紙張文件，減少紙張消費，積極履行企業的社會責任。

2 檔案信息化管理的安全分析

1）難以保證檔案真實性。在傳統的檔案信息管理模式下，檔案管理員要求相關領導完成檔案處理后簽字并封存。這種保存工作有助于確保檔案信息的可靠性。但是現在的信息管理中，電子檔案是主要的。因此，檔案保管人無法對文件進行封存和審核以保證該文件的真實性。同時，由于電子檔案也存在一定程度的復制，而且有許多違法者自己進行反復修改或復制內容，所以檔案信息的正確性很難得到保障。電子檔案是否真的存在的問題也難以進行判斷。因此，檔案管理人員面對這種情況時，應該深入分析檔案信息管理中存在的安全問題，并以此為基礎提出應對方案，加強檔案管理的效率性和品質。

2）網絡安全得不到保障。在適用信息管理技術開發的過程中，由于網絡技術的發展和人氣，越來越多的領域適用了現代技術。但由于這種開放性，很多病毒可以通過網絡在檔案管理的工作系統上進行修改。病毒是對文件管理的最大威脅。通過網絡傳送，入侵信息管理網頁，使電腦受到病毒的影響，網絡儲存的信息被篡改或被盜，信息變得不準確，不完整。因此，為了在網絡信息管理上達到檔案管理的最大化效果，有必要解決現有的安全隱患。

3）工作人員的操作失誤。保管信息的收集，輸入，保管過程中，由于工作人員的疏忽，安全意識不足，素量低下等原因而產生的操作失誤，往往會導致保管信息的遺漏或丟失。有時選擇操作方式不夠嚴謹，隨意將賬號，密碼及其他重要信息借給別人，或者與別人”共享”等不明智的方法也會導致信息泄露，被盜等隱藏的危險。在檔案信息管理系統中，檔案信息的流動及儲存同樣重要。

3 解決各種問題的措施

1）提高工作人員的安全意識。在研究檔案信息化管理的安全問題時，最應該關注的核心是人工要素。管理人員應該熟悉記錄信息的規范，隨時監督行業的動向，并在一定程度上警覺起來，時刻注意和預防盜用檔案信息的行為。保障檔案信息化管理的順利進行。同時，檔案管理人員要充分應對檔案信息管理系統的完善，檔案信息管理負責人要根據檔案信息的實際管理的工作提供實質性答復，維持原來的保密系統，加強對檔案信息的管理。由于目前我國還沒有制定網絡安全法，但是網絡安全法律的制定很重要，用來確立對檔案管理信息的安全保護，還要對現有的檔案管理人員進行培訓，對工作人員的安全意識進行規范，確保檔案信息化管理工作安全有效進行。

2）建立完善的信息管理系統。檔案信息安全防護能力是加強管理服務能力及活用管理服務檢查的主要內容，建立綜合信息管理安全保障體系是確保管理信息自身安全的重要手段。為保證信息管理的順利進行，檔案信息資源和來源應受到有關法律和規定的保護。第一，我們要建立健全的檔案信息管理與管理的安全系統，建立健全的責任管理系統，明確所有當事人的責任和義務，互不推諉。第二，選擇有效病毒殺毒工具及軟件保障存放信息不受病毒感染。第三，優化檔案信息管理工作，招募優秀的管理人員，保證工作質量，同時為檔案信息管理工作提供安全保障。最后，在確保檔案信息安全的同時，紙質檔案是不能完全被電子檔案信息取代的。它只能為電子檔案信息提供最大限度地利用。但是紙質檔案信息是最基本的，可信賴的原始記錄，由此可以看出它們的固有特性是不同的，所以不能互相替代。

4 結束語

綜上所述，由于科技的不斷發展，傳統記錄管理信息不能適應當今社會發展的要求，應積極建立全新的檔案信息管理體系。我國在建立檔案管理體系的過程中，檔案信息化管理符合信息化時代的發展需求，增強了檔案管理的活力，為人們提供了使用檔案的新途徑。與傳統的管理方式相比，新的管理方式具有更大的優點，深受社會和群眾的喜愛和歡迎。但所有的事情都有其兩面性，電子檔案信息化管理雖然帶來自身的優點，但是還會引發特定的安全問題。要保障檔案信息化管理的可持續發展，我們必須有效處理和控制這個問題。并且不斷完善，避免負面影響的發生。