國土資源檔案管理信息化建設研究

劉小艷

（平泉市自然資源和規劃局，河北 平泉 067500）

作為國家檔案的重要組成部分，國土資源檔案是保護及管理國家土地資源的重要依據。社會的快速發展使得現階段國土資源檔案內容呈現為逐步增加的變化態勢，加之相應的檔案管理要求越來越高，這在一定程度上增加了國土資源檔案管理難度。而信息化管理模式本身具有信息處理效率高，操作便捷以及安全性高等應用優勢，所以如果可以有效地融入實際的國土資源檔案管理實踐中，那么可以極大地提高整體的檔案管理效果。

1 國土資源檔案信息化建設的意義

國土資源檔案本質上就是對各種項目建設過程中涉及的土地占用和土地分類改變情況、房地產土地交易及權屬界定等相關信息進行記錄構成的一類檔案。國土資源檔案本身是我國利用土地，保護耕地以及進行土地確權與土地權屬交易的重要依據，其本身具有復雜性與易變更性等特性，尤其是新時期的國土資源呈現為快速增長的變化態勢，這使得傳統以紙質媒介為主的人工管理模式不再滿足信息化時代國土資源檔案管理的新要求與需求。而通過推進國土資源檔案管理信息化進程，可以借助計算機技術、信息技術等來對檔案信息進行高效存取及管理，這樣可以減輕相關管理人員的工作負擔，提升檔案管理水平。與此同時，由于信息化檔案管理主要以數字化檔案信息為主，其不會因為時間久而出現丟失或破損問題，可以持久以電子版本進行檔案信息存儲，同時相應的檔案錄入、查詢等操作也都非常便捷，這是以往紙質檔案所無法比擬的巨大優勢。此外，信息化國土資源檔案管理模式也有助于避免檔案造價問題的出現。比如，在國土資源管理實踐中，土地資源及變更登記工作都離不開個人、黨委及企業等各方所提供資料的支持。如果以紙質檔案形式存在，那么容易出現許多復印件，這樣容易使相應的信息被篡改。而基于信息化管理模式開展的國土資源檔案管理制度，那么可以有效規避檔案資料被篡改情況的發生，確保國土資源檔案信息的安全性。

2 國土資源檔案信息化建設的策略

1）樹立正確的信息化檔案管理理念。“思想是行為的先導。”在推進國土資源檔案信息化建設進程期間，為了確保各項檔案管理工作有序開展，必須要使國土資源檔案管理人員自身切實樹立正確的信息化檔案管理理念，即要高度重視信息化檔案管理建設對國土資源檔案管理的重要價值，之后要及時轉變傳統的國土資源檔案管理理念與模式。在以往的國土資源檔案管理工作實踐中，由于檔案管理人員不熟悉信息化檔案建設的價值，所以沒有重點在檔案信息化建設方面投入過多人力、財力與物力，這使得相應的檔案信息化管理工作沒有實質性的升級變化，整體進展也不是非常理想。因此，在實際的國土資源檔案信息化建設實踐中，相關當納管理人員必須要從思想層面上切實意識到信息化檔案管理模式的重要價值，之后要向信息化檔案建設中投入充足的人力、物力和財力，保證可以持續提高國土資源檔案建設及管理的信息化水平。

2）健全國土檔案的信息化管理體系。為了確保國土資源檔案信息化管理工作有序、高效開展，離不開健全國土檔案的信息化管理體系支持。鑒于國土資源檔案本身的信息化管理工作是一種有效開發與利用土地資源的路徑，所以為了夯實拓谷資源檔案信息化建設及管理的基礎，也必須要切實加快構建及健全國土資源檔案信息化管理體系。一方面，要注意對國土資源檔案信息化建設的工作進展情況進行密切監督與管理，并且要注意科學地構建適宜的管理規范與條文，保證可以使相關的檔案管理工作人員嚴格依據信息化的國土資源檔案管理體系來開展檔案管理工作。另一方面，要注意重點做好《檔案實施辦法》與《檔案法》等關于國土資源檔案管理工作方面的法律法規的宣傳工作，確保全體國土資源檔案管理人員可以全面、深刻地認識檔案管理工作。與此同時，檔案管理機構還要注意在年度工作計劃中納入國土資源檔案管理工作，必要的時候還可以將其納入領導管理機構工作領域當中并進行定期檢查。比如，要注意及時解決國土資源信息化檔案管理過程中存在的問題，并注意在年度考核中納入國土資源檔案管理這一指標，力求可以全面創設一個良性的國土資源檔案信息化管理工作氛圍，這樣方可更好地提高整體檔案信息化管理效果。

3）優化信息化檔案管理的工作方式。國土資源檔案本質上是對國土資源檔案方面的相關信息與資料進行有效記錄、歸納、整理與收集的過程，在建設用地面積界定以及土地權屬糾紛調解等方面都具有非常突出的作用。隨著國土資源檔案信息查閱需求的增加，這時候如何才能夠為社會大眾或有關事業單位提供便捷、高效的檔案信息查詢服務是各級國土檔案資源管理機構為之努力的一個重要問題。因此，國土資源檔案管理人員在實際的檔案管理工作中必須切實貫徹各項先進的國土資源管理理念以及服務于國家經濟建設的全新理念，同時還要注意強化全體檔案管理工作人員的主動服務意識，有效挖掘國土檔案資源的信息化管理潛能，保證可以高效地為相關機構或部門提供可靠、準確的檔案信息資料。與此同時，國土資源部門也要注意對現有的檔案管理工作模式進行持續性改進與優化，通過深入國土資源檔案管理工作實踐調研，詳細地了解檔案管理的全新情況，并要勇于接受全新的一些信息化檔案管理理念、模式、思想與技術等，創新運用更為高效、靈活的信息化檔案管理方法，這樣可以使國土資源檔案更好地服務于國土資源部門的其他各項工作。

4）開展數字化的國土資源檔案管理。數字化的國土資源檔案管理工作是提高國土資源檔案信息化管理水平的一個有效手段，具體就是借助配套的數字化管理硬件設備與軟件系統來高效地開展檔案管理工作。國土資源檔案部門必須要注意立足于長遠視角來考慮相應的數字化檔案管理工作，增加更多的財政投入，切不可因為短期的信息化檔案管理成效未達標而不再增加財政資金投入。在開展數字化國土資源檔案管理實踐中，相關的檔案管理人員必須要切實樹立嚴把檔案信息安全觀，如要避免數字化的國土資源檔案信息出現丟失或盜竊問題。針對這種問題，有關機構必須要針對性制定一些切實可行的措施，力求在確保現有紙質化的檔案信息全面性與完整性的基礎上，有計劃地將它們轉換成數字化檔案資料來逐步錄入到數字化檔案數據庫當中。但是在對檔案進行數字化處理期間，必須要確保其整體信息的完整性，避免出現錯誤錄入數字化檔案信息的問題。通過逐步推進檔案的數字化管理進程，可以為檔案信息化建設提供很好的支持。比如，在國土資源檔案資源信息庫構建期間，還要注意做好整個檔案數據錄入過程的監督與管理工作，確保檔案編號、數量等的準確性與全面性等，同時還要注意定期篩選與鑒定那些關鍵的數字化檔案信息，做好它們的備份和共享工作。

總之，檔案信息化建設是推進國土資源部門現代化建設的一個重要舉措，對國土資源部門的發展有非常大的影響。在實際的國土資源檔案信息化建設過程中，必須要首先從思想上樹立正確的信息化檔案建設及管理理念，健全國土檔案的信息化管理體系，優化信息化檔案管理的工作方式和開展數字化的國土資源檔案管理，力求全面提升國土資源檔案信息化管理水平。