淺析互聯網辦公檔案管理工作

曲芳瑤

（山東省青島市即墨區檔案館，山東 青島 266200）

1 前言

當前時代的快速發展，使得文書檔案已在我國各個、事業單位中的各項工作中得到了充分的認可。為此只有不斷的努力保障到其的真實完整性，提升檔案立卷的整體質量，才能為我國社會提供到更好的服務。

2 互聯網辦公檔案管理特點

文件檔案主要是文件的歸檔、文件和檔案資料的系統收集、信息內容及相關統計等任務。這些環節既相互聯系又相互制約。通過各環節的專業服務，為成功打下基礎，創造自用條件，充分準備相關文件和檔案，完成任務，服務于單位的任務。做好個人檔案工作是辦公室人員的重要工作之一。文書檔案是單位工作中重要的組成部分，對本單位工作的各方面都有有效的反應，能夠真實記錄。文書檔案的載體具有了多樣性。一是單位工作賬簿簽訂協議的各項協議內容和責任，以及上級的機關的業務方面的部門下發的各項文件。文書檔案用于各種文書工作，也可在相關文書工作后形成。公文相關檔案組織是檔案工作完成后的最終歸宿，主要體現在公文收集、公文操作、公文提醒、公文協辦等方面，兩者相輔相成。文書檔案質量的好壞對檔案工作和質量水平有很大的影響。

3 互聯網辦公檔案管理現狀

3.1 檔案管理建設力度過低

一般來說，辦公檔案材料都存放在倉庫的底部。潮濕悶熱，通風和積塵不利于正常的日常管理。另外由于檔案保管地區的種種限制導致文件及相關檔案的職責不明，現階段在科研成果管理和檔案管理模式上會有兩種不同的標準。因此，缺乏對檔案管理的重視，資金也不會轉入到辦公、居住文件項目中。因此，檔案資料管理的規劃建設基本上被完全忽視。

3.2 辦公室的文書檔案工作的認知尚淺

許多單位在處理文件記錄和管理工作的時候缺乏大力的宣傳，由于部門人員在文件管理過程中對他們工作的重要職責不明確，有關檔案的日常管理工作是由于該地區檔案記錄的各種信息管理類型不全，處理不當，不愿花費時間和精力進行指導和工作一旦項目成功完成并全面實施，領導要高度的重視檔案方面的和記錄的日常管理，工作的改革和限期整改，這需要文件領導辦公室的領導高度重視。領導者不理解思想意識形態上檔案和記錄管理方面的重要性，認為只要有人負責就可以了，他們也應該增加專業力量的選擇，以促進團隊的建設。

3.3 積極性與規范性的缺乏

員工缺乏主動性：大多數員工在理論體系層面、區域文化整體水平、專業選擇等方面都或多或少有欠缺。甚至有些相關人員不是專業的人員，不具備各種知識等日常檔案管理技能。因此，在工作中容易出現缺乏個人意識的問題。密集的人事工作、充分的動員和特殊的工資待遇，一般使工作場所的相關人員在基礎工作上不敢懈怠，也不能鼓勵員工在工作之余提高自身的人文素質和當前的業務水平，這就導致了互聯網辦公檔案管理工作無法與時俱進。

4 互聯網辦公檔案管理工作有效措施

4.1 文書檔案的管理工作的規范

在辦公區文件檔案管理中，有時會出現一些記錄方法不明確的現象，這嚴重影響了辦公、居住文件的安全信息的保密，阻礙了辦公室的職能發揮。因此，在辦公區文件檔案管理發生具體變化后，有必要采取具體措施。首先，在文件和個人檔案的管理中，應設立專門的管理人員。也就是說，在辦公室工作的人員拿到文件后，應明確證明文件的使用情況，確保安全管理。在工作中，要進一步推動相關檔案管理與文書工作的有效結合。在收集整理文獻資料時，要注意印刷用紙的規范化、統一化制度。在使用文檔內容的文本格式和筆類型的選擇時會直接影響到管理模式的質量和與文檔內容相關的信息的質量。只有這樣，才能實現辦公室辦公文件的現代化開發和管理，使公文管理越來越有規劃性。

4.2 管理的人員的專業知識與技能的培養

要利用好受眾群體，做好相關檔案的日常管理、媒體宣傳等工作，突出公眾行為意識，增強部分群眾檔案資料的日常管理意識，并讓群眾感到檔案的管理和保存在辦公室快速發展中起著最重要的作用。此外，辦公室人員應當去參加檔案核心業務培訓班，不斷學習專業知識和各種理論，豐富互聯網辦公檔案管理人員的專業知識，在記錄了各種宣傳工作后，應將檔案滲透到總領導工作的關鍵領域。在日常工作中，應繼續增強其意識形態意識，摒棄傳統的封閉狀態思想，發展為辦公室辦公文件功能和整個社會公共服務功能的不斷發展提供積極意識的觀念，并增加更有效的投資。在人力和物力資源的辦公室文件和檔案管理模式中，從而大大改善檔案以促進辦公室的國內經濟發展，記錄工作的進一步發展速度，使其與辦公室相關的文書工作和日常工作保持同步。

4.3 文書檔案的管理工作人員的積極性的激發

管理層應慎重對待員工招聘，嚴格控制事業單位招聘人員的專業技術知識和技能，確保員工在工作中有使命感和相關的經驗，繼續加強事業單位辦公文件檔案等工作，使硬件和軟件能夠充分發揮作用。制定和落實人員崗位責任，完善辦公室相關規章制度，繼續加強檔案資料的日常檢查和監督，可以全面提高精神面貌。表彰有利于文件內容和信息的收集，并把相關檔案和各項信息管理任務細化到每個員工身上，激發每個員工的責任感。

5 結束語

由上可知，文書檔案方面的管理是能夠衡量辦公室檔案方面的管理水平的重要標準，管理的水平會直接的影響檔案資料方面的質量以及完整性。為此辦事業單位人員應當加強到對文書檔案方面的管理工作的重視程度，做好相關工作，有效提升到文書檔案的利用效率，為辦公室的發展奠定良好的基礎。