大數據時代下檔案管理的情況與思考闡述

孫 可

（吉林省市場監督管理投訴舉報中心，吉林 長春 130000）

隨著互聯網技術的普及，現代人對于海量數據進行處理的方法和能力也得到了很大的提升，因此也迎來了人類的大數據時代。現代企業在進行檔案的記錄時，不再只是局限于紙質材料和圖片的記錄方式，而是通過互聯網技術對檔案進行更好錄入和保存，檔案管理工作本身也得到了一定的提升，但隨著大數據時代的到來，給企業的檔案管理工作帶來了更大的機遇和巨大的挑戰。大數據時代為檔案管理工作提供了新的平臺和思路，因此企業一定要抓住機遇，不斷地突破和提升現有的檔案管理模式。

1 大數據時代在檔案管理工作中帶來的挑戰

1）對傳統的檔案管理模式帶來沖擊。我國企業對檔案管理的意識起步比較晚，因此檔案管理還停留在傳統的管理模式上，但是隨著現代人們對于大數據的需求，檔案管理工作的工作量急劇增加，特別是針對一些大數據，傳統的檔案管理模式處理起來就會顯得尤為困難，工作的效率也很低，因此這種管理模式已經不能適應對于大數據的處理，限制了我國企業檔案管理部門的發展。

2）檔案數據的整理和提取難度增加。在傳統的檔案管理中人們對于檔案的記錄多是根據特定的記錄方式進行記錄，搜索的方式也是特定的，但近年來互聯網對于檔案管理提供了更為簡便的記錄和搜索方式，在大數據時代信息數據格式以及數據量相對于以前來說增加了很多，信息量的泛濫導致了檔案的整理和提取難度增大，究其原因是因為大數據時代信息量過大，因此在進行信息檢索時很多關鍵的信息都被淹沒，在進行數據甄別時難度也變大。因此當今企業在進行檔案管理時面臨的主要問題就是如何更準確更快速的在大數據中找到需要的數據信息。

3）數據處理人才的缺乏。由于我國企業檔案管理意識建立較晚，再加上傳統思想觀念的影響，導致我國企業的檔案管理模式相對落后，不能很好的適應大數據時代的要求。現階段我國企業檔案管理人員普遍存在著管理水平較低的問題，因此在檔案管理中無法科學、合理的對數據進行整理和存檔，導致了檔案管理工作出現信息不真實、信息遺漏的問題出現，嚴重影響了企業的檔案管理工作。因此企業一定要重視對檔案管理人員專業素質的培養，定期對其進行培訓學習，提高檔案員的檔案管理水平，企業還可以去外圍引進先進的專業數據人員到企業進行工作，或者聘請相關人員在企業內開展數據處理的講座，不斷地提高檔案管理人員對數據的處理能力，提高企業內檔案信息的質量，確保檔案管理工作穩定的進行，值得一提的是在進行數據處理時，一定要建立起一個健全的網絡防護系統，避免因出現病毒入侵現象導致數據丟失或者失真。

2 大數據時代下企業進行檔案管理的策略

1）對大數據思維進行大力宣傳。企業只有打破系統的檔案管理理念，才能更好的運用大數據技術進行檔案管理工作。因此企業檔案管理部門應加大對于大數據思維的宣傳教育，使檔案員能夠了解大數據管理思維帶來的價值，進一步推動企業內部檔案管理工作的信息化。一方面企業可以加強對內部檔案管理人員的培訓工作，定期對其進行企業內部培訓，或安排檔案員去專業的數據管理中心進行學習，避免因檔案員受到傳統管理理念的束縛，在檔案管理過程中只是沿用自己以前所學的老一套管理方法進行管理，造成檔案管理質量不達標的情況出現。另一方面企業應提高其他部門對于數據管理的重視程度，使其能在日常的工作中配合檔案管理部門進行數據的收集和存檔工作。

2）建立完善的檔案管理制度。傳統的檔案管理模式已經越來越不能適應大數據時代的檔案工作，想要滿足大數據發展下的數據處理能力，就要對現有的檔案 管理模式進行進一步的完善，保持與大數據發展的一致，完成企業檔案的信息化和數據化，并通過建立信息化和數據化的管理制度來保障企業檔案管理工作的有序進行；企業也應該提高對檔案管理人員和部門之間的管理標準，對檔案管理數字化和信息化的建設成果定期進行檢查；除此之外，一定要將檔案管理工作具體責任化到個人，確保每個管理人員各司其職，避免檔案管理工作因責任不明確出現管理漏洞；對檔案管理員定期的進行大數據新概念、新工具以及新平臺的普及工作，讓檔案管理人員能夠清楚的意識到大數據為檔案管理帶來的價值，并積極的運用大數據思維進行檔案管理工作，提高企業檔案管理效率。

3）企業應對檔案管理人員的專業素質進行提高。想要切實做好檔案管理工作，適應當今社會的發展，檔案管理人員的管理技能和專業素質就要得到不斷的提高，企業應該加強培養檔案管理人員的專業技能和檔案管理水平，將企業檔案管理部門打造成具有較強綜合素質水平的管理團隊，在企業的檔案管理工作中發揮出部門最大價值，提高企業檔案管理的效率和質量。檔案管理人員要不斷的進行數據管理知識的學習，提高自己對數據的整合、分析以及保存能力。另外企業應要求檔案管理部門建立起完善的招聘制度，為企業招聘更多的數據處理人才，為檔案管理部門增添更多的新鮮血液，定期對檔案管理人員進行技能的培訓，對每一個員工進行職責上的明確，將檔案管理部門打造成一個有組織、有紀律的專業管理團隊，幫助檔案管理部門更有序的發展。

4）企業要保證檔案管理工作的保密性。大數據時代下的檔案管理有著效率高、成本低的管理優勢，但是因為網絡中可能存在著病毒導致檔案數據的丟失或者數據被惡意篡改的風險，因此對于安全性這塊需要進行特別的強調。隨著科技的不斷發展，大量檔案數據可能只需要一張小小的內存卡就可以進行保存，但是內存卡卻存在著被病毒破壞或者丟失的風險，因此檔案管理人員一定要樹立檔案管理數據安全保存的意識，避免企業檔案數據受到病毒的侵害。檔案管理員可以使用高級防火墻的網絡隔離技術保證信息的安全，或者在檔案的管理中使用信息認證技術，最大程度的避免不法分子對企業檔案信息進行盜取，保證企業檔案數據的安全性。只有提高了檔案管理的保密性，才能使檔案管理體系更加是健全，保證企業檔案管理工作的穩定運行。

3 結束語

認真對大數據帶給檔案管理的機遇進行分析，可以為企業的檔案管理工作開辟出更多的新途徑，但大數據時代下的檔案管理對傳統的檔案管理帶來了一定的沖擊，因此企業要針對大數據檔案管理帶來的沖擊提出相應的舉措，對大數據思維進行大力宣傳，建立完善的檔案管理制度，并建立大數據檔案信息資源平臺，為企業打造出特色的信息化檔案管理體制。