關于檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

李繼云

（山東省濟南市疾病預防控制中心，山東 濟南 250021）

當前，部分疾控中心在檔案管理方面都未能做到盡善盡美，雖然短時間內不會對其造成影響，但是長時間發展下去，勢必會對其造成危害，疾控中心的發展也不會得到提高。近些年來，對于一些疾病控制中心高層來講，檔案管理并未得到重視，這會導致管理上的落后，不利于其健康持續的發展。所以，文中提出了檔案信息化建設的課題。

1 檔案信息化建設的重要性

疾病控制中心與人們的健康息息相關，所以疾病控制中心的發展，是國家和社會共同關注的問題[1]。在管理檔案的過程中，由于檔案信息化建設剛剛進入檔案管理工作中，所以還缺少一定的經驗，在實施的過程中，工作人員會存在一些疑惑，導致結果不合人意。但是，檔案信息化建設是管理檔案的有效方法，可以保證檔案信息的安全，疾病控制中心要想長久發展，就會有許多信息內容需要存儲，檔案信息化建設為檔案存儲帶來了方便，有利于疾病控制中心的全面發展。

2 檔案信息化建設在檔案管理中的優勢

1）檔案儲存量增多。對于一些疾病控制中心來說，其發展時間較長，工作人員較多，需要儲存的檔案信息內容也較大，如果按照之前的檔案管理方式，會給檔案管理方面的工作帶來許多麻煩，占用的存儲空間也會很大，如果使用檔案信息化管理方式，首先它的儲存量較大，其次它不需要占用太多空間，使用一張儲存卡就可以儲存很多內容，由于儲存卡較小，帶在身邊也十分方便。

2）儲存內容不會丟失。部分疾病控制中心在進行檔案管理時，儲存的內容會非常多，如果采用傳統的管理方式，用紙質的方式進行儲存，很容易就會使內容丟失，不利于檔案管理，如果使用檔案信息化建設，可以對儲存的信息進行分類和歸檔，儲存的內容也不易丟失，如果有檔案資料需要查找，在電腦上會非常方便查找，使用這種方式進行檔案管理，可以避免檔案丟失，也很容易對檔案進行歸類，方便工作人員查找[2]。

3）利于內容的儲存備份。利用檔案信息化進行存儲，可以將內容進行多次存儲，同時也可以根據不同的方式進行儲存。傳統的檔案管理是利用紙質進行存儲，這種方法只能儲存一份檔案，還會占用很多空間，如果工作人員不細心謹慎，檔案很容易丟失，丟失后的檔案也很難找回來，這對于檔案管理工作具有不利影響。而檔案信息化管理可以儲存多份檔案，如果有病毒侵入，致使檔案丟失，電腦中還會有多份檔案備份，這對檔案的安全具有很大的保障作用。

3 檔案信息化管理中存在的問題

1）檔案信息化管理系統落后。檔案信息化管理是社會發展的一種進步體現，具有很多優勢，但是在實施過程中，也會出現很多失誤[3]。首先就是安全得不到保障。一些人為了自己的利益對網絡進行破壞，可能偷取檔案信息，也有可能受到病毒的攻擊，導致儲存的檔案信息內容被盜取或被更改，促使檔案信息內容數據不全，甚至數據不真實。另一方面是檔案管理信息化沒有具體的法律規定，只是按照傳統的方式進行限制，這使得規章制度不健全，法律也對檔案信息化建設缺乏認可，導致檔案的真實性在法律條文上沒有體現。

2）技術與經費投入不足。要擁有先進的高技術設備，才能夠有效地利用檔案信息化對檔案進行總結和分析，才能對檔案進行信息化存儲。但是在當前來看，檔案管理信息化存儲方式僅僅是文件存儲，使用內存卡方式，這種存儲方法有一定的時間限制，而檔案信息化對存儲的時間有嚴格要求，如今的電子系統無法達到要求。此外，使用信息化存儲，就不能用工作人員將信息錄入電腦，需要用到掃描儀，價格較低的掃描儀沒有精準度，不能將數據精確計算，而質量較好的掃描儀價格較高，檔案信息管理的經費又不足，一些疾病控制中心不能承受這樣的巨額開銷。

3）工作人員的工作能力和態度不足。部分疾病控制中心的領導通常很少重視檔案管理方面的工作，所以，對于人員的工作態度和專業素養也沒有過多要求。一些檔案管理工作人員甚至只是兼職狀態，他們不會將更多精力放到工作中，只是將其看作是一個閑散的職位。對于一些全職的工作者，由于他們性格比較傳統，使用傳統方式的時間較長，所以就不愿意改變，他們雖然有檔案管理方面的經驗，但是他們對檔案信息化管理還并不了解，只是采用紙質儲存的傳統方法，對于新的存儲方式一竅不通。檔案管理人員得不到單位重視，其無論完成多少工作量，獲得的薪資待遇都是一樣的，所以大多數人員對工作并不上心，這直接導致檔案管理工作的落后。

4 檔案信息化建設應用于檔案管理的策略

1）完善檔案信息系統。檔案信息系統一定要得到完善，由于一些落后的檔案信息化系統會導致檔案數據內容丟失或有所更改，首先要將數據進行存儲，其次要對數據進行分類，要對數據的結果進行分析和整理，最重要的是要能夠備份，這樣存儲的檔案數據才不會丟失，在查找時也會非常方便，不會被病毒所干擾。

2）增加檔案管理的技術與經費投入。檔案管理對于疾病控制中心而言，具有關鍵性作用，然而一些工作人員不能看到檔案管理的重要性，對檔案管理部門不會投入過多的資金。檔案信息化管理需要很多資金，購買一些儀器設備，還有培養一些專業人才，都需要資金的支持。但是，大部分疾病控制中心都在使用比較落后的信息技術，這樣對于檔案數據的精準度會有不利的影響，由于各個疾病控制中心的儲存內容較多，數據較大，所以對于數據精準度要求也是比較高的，此外，一些疾病控制中心還在使用員工錄入系統的方式，由于沒有先進的質量較高的掃描儀，工作人員需要一點點將信息錄入系統，如果內容較少還好，但是檔案的內容往往是非常多的，工作人員的工作量會非常大，只有用設備代替人工，才能夠提高工作質量和效率。

3）注重工作人員綜合素養的提高。檔案發展的信息化建設逐漸發展，對于檔案管理工作人員也有著比較嚴格的要求。首先，工作人員一定要是全職，只有這樣工作人員才能夠將更多的時間和精力放在工作中，一些兼職人員缺乏對工作的責任心，對檔案工作內容并不了解，只是看作一個閑散的職位，而且兼職人員流動較大，這會對檔案工作產生不利影響；其次，對于一些年齡較大的員工，一定要對其進行信息化建設管理的培訓，由于他們思想比較落后，對一些新鮮事物缺乏認知能力，所以要讓他們進行學習和探索，管理層要根據工作人員的工作情況，對于一些優秀工作者，要給予重視并經常鼓勵，如果工作人員出現管理方面的難題，要給予幫助。在可以的情況下，對于檔案管理優秀的工作者，給予一些獎勵，或者提高檔案管理工作人員的工資待遇，這樣才有利于檔案信息化建設，并對檔案進行妥善管理。

5 結語

檔案管理工作較為重要，不是可有可無的工作內容，工作人員要對檔案管理工作內容給予高度重視，它可以幫助疾相關單位機構查詢年限較長的數據信息，通過信息化建設，在時間和空間上都為檔案管理提供便利，希望信息化建設能夠持續發展。