新形勢下事業單位檔案管理信息化建設策略探討

霍果貞

（山西省大同市現代教育發展中心，山西 大同 037047）

事業單位在社會體系中發揮了重要的作用，有著公益性特點。在單位整體運行中，檔案管理工作作為其中的重要部分，影響著其他工作的進行，當前仍有部分事業單位對檔案管理工作缺少重視，沒有加強檔案資料的管理及工作創新，使檔案管理產生了較多的問題，導致開展工作缺少相應的參考依據。在信息化技術發展下，檔案管理的信息化建設受到了關注，借助信息化技術來提升檔案管理水平能夠為單位的管理提供更好的保障。

1 事業單位檔案管理創新的重要性

在大數據時代背景下，數據的收集及分析要求有所提升，應通過互聯網來改善傳統的工作模式，提升對數據的利用效率。當前大部分行業對大數據及網絡技術等進行應用，為提升工作的質量及效率，使現代化工作模式得到推廣。事業單位與人民群眾日常生活有著緊密的聯系，因此應通過不斷改善工作模式及內容來實現全面的服務。檔案管理作為重要的內容，對事業單位的運行有著較大的影響，應重視檔案管理工作，加強對檔案管理的創新。

2 事業單位檔案管理信息化建設現狀

首先，在當前的事業單位檔案管理中，信息的更新速度比較慢，在信息化建設中對新技術應用比較少，工作人員沒有及時進行信息更新，影響了檔案管理信息化建設的效果。其次，在檔案信息化建設中，檔案的利用率比較低，部分檔案在錄入到信息化系統中之后沒有再被使用過，難以發揮出檔案的有效作用，對事業單位的管理產生了影響。最后，管理人員在實際工作中素質達不到要求，由于檔案信息化建設要求管理人員做好管理及平臺構建工作，但是一些管理人員缺少相應的責任意識，工作態度不認真，這使信息化建設工作的進行受到了較大的影響。

3 新形勢下事業單位檔案管理信息化建設的策略

3.1 重視檔案管理的信息化建設

在信息化技術時代背景下，檔案管理的目的是實現檔案信息管理的一體化，以實現資源共享及利用，使檔案管理得到全面的改善，充分發揮出其作用。事業單位應重視檔案管理的信息化建設，應用現代化技術，使檔案信息自動化處理方式順利實現，形成檔案及文件的應用一體化管理體系。在信息化技術的支持下，在進行檔案檢索中能夠快速找到需要的文件，并且對不同類型的文件進行分類處理，例如文字及圖像等，在檔案信息處理中借助現代化技術來實現高效率處理，使檔案信息得到充分利用。

3.2 加強對檔案數據庫的管理

信息化時代背景下，數據的處理及利用能夠為各行業工作提供相應的支持，在事業單位檔案管理中應建立數據庫，通過對數據庫的有效建設及應用，借助計算機平臺來實現檔案信息的存儲，能夠使檔案數據庫的管理帶來更大的幫助，改善了傳統檔案管理模式的問題，提升了管理的可靠性。在數據庫的支持下，能夠實現對大量數據的存儲管理，避免數據丟失問題產生，為事業單位查找各項信息帶來了便捷的條件。

3.3 建立檔案信息安全保障系統

在事業單位檔案管理工作中，信息化建設的進行為單位的發展帶來了幫助，同時在網絡信息環境下，信息安全也應受到重視，通過對信息安全管理工作進行落實，可使事業單位的信息得到有效保護，避免了風險問題的產生。因此，事業單位應加強檔案信息安全保障系統的建設，結合檔案管理的需求運用有效的技術提升安全性，使檔案信息的安全管理發揮出有效的作用。在信息化建設過程中，需要根據檔案信息化管理的模式進行研究，結合其特點利用適合的安全防護技術，使檔案信息管理系統具有更加完善的保護，為檔案信息的安全管理提供有利的條件。

3.4 創新事業單位檔案管理機制

由于傳統的事業單位檔案管理機制難以滿足當前的需求，也不適應目前的電子化檔案管理系統，應根據檔案管理信息化建設的情況建立新的制度體系，為檔案管理信息化建設的開展帶來相應的幫助，規范檔案信息化管理工作。同時，應完善相應的終端設備，使檔案管理信息化建設順利進行，為檔案管理工作的創新提供相應的支持，有效提高事業單位的檔案管理水平。

3.5 加強對檔案管理人才的培養

在檔案管理信息化建設過程中，事業單位應重視人才的培養，通過建立復合型人才隊伍來實現檔案管理信息化建設目標，為檔案管理提供更多的人才資源，加強檔案管理工作的效果。由于檔案管理涉及了較多的知識，同時要求工作人員了解信息化建設相關技術，能夠在工作中對海量數量進行處理分析。因此，為了提升檔案管理信息化水平，應采取有效措施來開展人才培養工作及引進工作，使檔案管理具備更好的條件。

4 結語

事業單位檔案管理信息化建設對事業單位發展來說有著重要的意義，通過對檔案管理工作的創新，應用現代化信息技術完善檔案管理系統，能夠使檔案管理工作得到全面的改善。在實際的建設中，應重視檔案管理的信息化建設，加強對檔案數據庫的管理，建立檔案信息安全保障系統，創新事業單位檔案管理機制，加強對檔案管理人才的培養，促進事業單位的快速發展。