檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值及地位

柳春英

（福建省惠安縣婦幼保健院，福建 泉州 362100）

隨著現代社會信息技術的不斷發展，信息技術在社會各行各業當中已經發揮出巨大的作用和價值，滴滴打車方便了人們的出行，網絡購物方便了人們的生活，這些都是信息化時代社會的新穎事物。針對信息化手段在社會當中的巨大作用，醫院為了加強檔案管理工作的實效性，開創新的檔案管理工作格局，醫院也在不斷加強檔案信息化建設工作，推動檔案管理工作的不斷發展，從而更好地保證醫院其他工作的順利開展。

1 檔案信息化建設工作概述

檔案信息化建設是指借助現代信息技術提升檔案管理工作水平，為檔案管理工作提供新的原則和工作思路，同時確立網絡環境下的檔案管理工作的框架和方法，實現檔案信息的社會化服務。傳統的醫院檔案管理工作以手寫檔案，歸檔入庫為主要形式和手段，在這一過程當中，一方面需要使用大量的紙張和相關存儲材料，這就需要一定的檔案管理成本來保證相關工作的開展；另一方面這些檔案資料一旦出現破損，就會給檔案管理工作帶來巨大的影響。這就需要對傳統的檔案管理工作進行改革和創新，突破檔案管理工作當中的現實問題。隨著現代社會信息技術的不斷發展，各行各業的信息化程度都在逐漸上升，這也給檔案管理工作帶來了新的思考，檔案管理領域期望以信息化建設工作的實施，推動檔案管理工作開創新的格局，實現新的目標。

在當前信息化社會背景下，信息技術被廣泛應用于各行各業，檔案管理工作也必須融入信息化手段，借以提高檔案管理水平和管理效率。開展信息化建設對于檔案管理工作具有積極作用，首先，信息化建設可以大幅減少檔案管理工作量，簡化工作內容，提高工作效率。傳統檔案材料多為紙質形式，保存較為困難且成本高，信息化條件下，將檔案內容輸入電腦存儲，可以節約管理成本，簡化工作內容。其次，便于檔案信息的共享，醫院目前都有自己的內部信息管理系統，將檔案資料上傳共享，便于醫護人員和檔案管理同時獲取檔案信息，可以實現信息共享。

2 傳統檔案管理工作存在的問題

2.1 工作成本較高

傳統的檔案管理工作以手寫登記、裝盒封存、入庫歸檔為主要形式，在這一過程當中，檔案管理工作人員需要進行繁瑣的操作之后才能實現檔案資料的及時歸檔。在這一過程當中不但需要一定的物質成本，比如紙張、檔案盒、庫房等物質條件，還需要人力并投入巨大的精力來展開相關工作才能實現良好的檔案管理工作成效。一旦在這一工作過程當中出現某一環節的失誤，就容易造成整個檔案管理工作出現問題，阻礙檔案管理工作實效的提升。

2.2 管理人員素質不強

一些醫護人員對于檔案信息重要性認識不足，在信息管理工作中對于工作流程和工作職責拿捏不到位，在實際工作過程中對病患信息不重視、隨意處置，紙質醫療信息出現污損、丟失等管理不善的現象，最終這些單據被當作垃圾處理，這就可能導致病患醫療信息泄露。而且檔案管理工作人員素質參差不齊，這也就可能造成相關工作的滯后阻礙檔案管理工作實效的提升。

2.3 檔案管理模式滯后

傳統的醫院檔案管理工作模式中，檔案管理硬件設備得不到及時更新，檔案管理硬件條件仍然局限在傳統的一間“小黑屋”和幾個柜子，傳統檔案管理方式仍然占據主導，檔案管理效率低下，占用空間大，導致教務人員在開展檔案管理工作時遇到現實困難，制約檔案管理工作的高效開展。

無論是什么工作的開展都需要制定一個完整合理的制度來指導工作實踐的開展，當前檔案管理缺乏信息技術手段下的工作制度來指導工作的科學開展。現階段檔案管理工作缺乏統一標準和規范，檔案管理水平因工作人員能力素質而異，這就導致檔案管理缺乏統一標準，缺乏統一制度來使檔案管理工作規范化、標準化。

3 檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值及地位

3.1 有助于創新檔案管理模式

傳統的檔案管理工作模式存在的問題逐漸顯現，這就呼吁醫院檔案工作要加強對相關問題的重視，以檔案信息化建設為依托，實現檔案管理模式的創新發展。將信息化手段運用到檔案管理工作當中，可以開創新的檔案工作格局。

在建立患者信息檔案時，醫護人員可以利用手中的智能終端，對患者的個人信息進行錄入，同時在為患者提供醫療服務的過程當中，對患者的診治過程和病情治療進行記錄，實現檔案管理樣態的創新。醫護人員手中的智能終端就是一個微型電腦，從患者進入醫院就診開始，從為患者進行診治的醫生到后期開展護理的醫護人員，從為患者診治的醫療設備到進入患者體內的藥品信息，都可以記錄在案，輸入到終端當中，實現現代醫學檔案管理工作的智能化、信息化建設，推動醫療工作樣態的轉變。

3.2 有助于降低檔案管理成本

傳統的檔案管理工作以紙質材料為主，需要相關工作人員耗費大量的財力、物力和精力才能實現良好的工作效果。檔案管理工作的成本逐漸增加，這也就給醫院的運營管理增添了負擔。隨著信息化建設工作的開展，檔案管理工作的成本也會逐漸下降，實現新的管理工作格局。

在檔案管理工作當中，加強信息化建設，紙質書面資料轉化為電子設備上的一個個虛擬文字，傳統的一間檔案管理室所容納的信息量現在只需要一臺小小的微型設備就可以完善容納，這就可以實現管理成本的節省。

3.3 提升檔案管理實效

傳統的檔案管理工作需要相關人員對紙質檔案資料進行書寫和封裝，并對檔案管理場所進行管理，在這一工作過程當中，如果相關人員對于工作不夠認真負責的話就有可能出現一些不必要的問題，導致檔案資料出現破損、污損等現象，從而阻礙有關工作的開展，這就阻礙了檔案管理工作實效的提升。

在以信息化建設為依托的現代檔案管理體系當中，需要一線醫護人員對信息進行獲取和錄入，這就可以減少檔案管理人員的工作程序，為檔案管理節省一定的時間，簡化操作步驟。而且信息化手段的逐漸運用，檔案管理人員可以從整體上對相關信息進行管理和分析，實現工作效率的提升，這就有助于強化檔案管理工作成效，實現新時期的檔案管理目標。

3.4 為患者提供綠色通道

醫院檔案管理工作不光是要對患者的就診信息和醫院的工作內容進行記錄，同時還需要對醫院的醫療資源進行統計和分析，以更好地配置醫療資源，開展醫療工作。隨著醫院信息化建設工作的開展，醫院可以將醫療資源信息和患者的病例信息都集中在信息化系統當中，為患者就診提供科學合理的指導。例如，在醫院就診的過程當中，一些患者所要做的檢查項目較多，在醒目位置設置電子顯示器或者在網絡平臺實時顯示相關科室的就診人數狀態，就可以給患者提供準確的就診信息，為患者開展檢查和就診提供良好的指導。對于一些并不著急就診的疾病，患者在來到醫院就診之前，就可以登錄網絡信息平臺，實時掌握當前醫院的就診狀態，避免在高峰時段來到醫院就診，更好地分配自身的時間和精力。同時，對于一些急性病的就診，需要為患者提供就診信息溝通綠色通道，患者可以在平臺當中提交自己的急性病表現，醫院在接到患者的急性病信息之后，迅速組織人員做好就診準備，避免因為患者的集中出現而導致工作的延誤。

4 結語

醫院檔案管理的信息化建設是我國建設現代化醫療體系的重要途徑，是利國利民的基礎設施事業建設項目，醫院應積極推動檔案管理信息化建設工作，自覺履行相關義務，使得醫院檔案管理信息化建設不斷發展，促進我國醫療事業的發展。