檔案信息資源共建共享平臺建設的實踐與思考

陳 曄

（上海航空工業（集團）有限公司，上海 201210）

以現有檔案信息化系統為基礎，整合檔案信息資源，構建集檔案管理和服務于一體的“一站式”檔案信息資源共建共享平臺，是在信息時代大力推進檔案信息化建設的有效舉措。

檔案信息資源共享是檔案信息化建設的重要內容，中國XX公司是國內一家航空制造企業，其檔案館在檔案信息資源共享共建實踐工作中，存在諸多難題。為加強檔案館在檔案信息資源建設，本文結合中國XX公司檔案館（以下簡稱“檔案館”）的檔案信息資源共享共建平臺建設實際情況，提出問題與建議。

1 檔案信息資源共建共享平臺建設現狀

檔案館為加強檔案信息資源建設，不斷在實踐工作中加強對檔案信息建設的管理，及硬件設施的完善，取得初步成果。截至2020年6月，檔案館檔案軟硬件資產覆蓋檔案收集、整理、保護、利用、監督、管理等全過程，公司檔案設施設備資產共計188項、662臺/套，主要集中在檔案密集架及相關監控系統、縮微系統等及相關設備。核心設施設備主要為各單位檔案密集架及相關監控系統、公司檔案信息系統、檔案縮微系統及相關設備、檔案柜、檔案消毒柜和科研聲像拍攝設備等。普通設施設備主要為科研聲像拍攝設備配件、庫房相關管理設備、檔案掃描與光盤檢測設備等。通用設施設備主要為計算機、打印復印機等辦公設備。這些都為檔案館檔案信息共建共享平臺建設提供了有利條件，促進檔案館檔案信息資源平臺建設。

2 檔案信息資源共建共享平臺建設問題

檔案館在檔案信息資源共享共建方面正在不斷加強建設，但建設過程中，同時也暴露出檔案館檔案信息資源建設潛在問題。以下是針對檔案館在檔案信息資源建設過程中問題分析：

1）檔案基礎設施建設不完善。基礎建設是檔案信息資源共享共建平臺建設基礎，檔案信息不全面，不能提供檔案共建共享的科技支撐，是檔案館發展檔案信息資源共享平臺建設主要原因之一，檔案共建共享工作涉及多種信息資源類型和系統平臺，需要技術和基礎設施支持才能推動檔案館檔案信息資源的共建共享發展[1]。檔案館檔案信息資源建設過程中發現，部分單位檔案基礎設施尚不完善，檔案庫房與相關設備嚴重不足，缺乏檔案消毒設備及存放設備，不能提供十年內檔案庫存容量，超過或即將超過保修期限的設施設備逾百件，缺乏對聲像攝制能力的配套硬件設施和設備支持，專業技術水平參差不齊，后期加工、深化開發等技術條件還不完善，嚴重影響檔案館檔案信息資源共享共建平臺建設。

2）檔案信息存在安全隱患。檔案數據安全是共建共享過程中的重要問題，檔案館在目前主要以信息平臺網絡作為檔案信息資源共享建設主要平臺，但檔案館尚未全面覆蓋電子文件歸檔接口，檔案收集不及時，造成檔案數據不全面，信息不完善[2]。檔案館模型文件的數據收集、歸檔、利用、存儲等功能還處于初步發展階段，尚未形成統一檔案管理模式，檔案信息資源共享系統平臺的開發和實施還缺乏人員和經費的支持，大部分還停留在手工建檔階段，手動建檔容易造成信息遺漏，且并沒有建立檔案信息安全管理措施，容易造成檔案信息泄露，這對檔案館檔案數據安全造成一定威脅。

3）檔案信息共建共享建設不規范。檔案信息安全問題，與規范檔案信息共建共享建設存在聯系，檔案信息建設不規范不僅影響檔案信息安全問題，而且影響公司工作人員工作效率，不利于公司內部人員及時共享信息、充分利用檔案信息共享優勢，形成資源整合，提高工作效率。檔案館在檔案信息共建共享建設中存在不規范問題，未形成集中管控、共享共用的檔案資源共建體系，這就造成現有設備資源未能得到充分利用，檔案工作能力滯后。

3 檔案信息資源共建共享平臺建設措施

1）強化檔案信息共建共享平臺資源建設。隨著智慧城市建設的推進，社會對檔案工作綜合服務能力的需求越來越高，檔案信息共建共享平臺建設是檔案館發展需要。檔案館需根據實際工作情況，完善檔案館檔案信息共建共享平臺基礎建設，對資源建設進行合理科學規劃及整合，協調各部門完善檔案信息資源建設平臺，為建設檔案信息資源建設平臺提供基礎設施保障。強化數據整合和技術研發，實現檔案信息數據采集、制作和平臺同步聯動更新，從而形成一套適合檔案館發展需要，各類檔案資源相對完整、類型多樣、配置合理、特色鮮明的區域檔案信息資源體系[3]。檔案館在基礎設施建設方面需加強與相關部門的溝通，將檔案密集架、檔案消毒設備、檔案存放柜等基礎設施完善，推進科研聲像攝制設施設備購置與升級工作，提升專業人才攝制、加工、開發等技術水平，注重專業人才培養，提高技術檔案館團隊技術水平，穩步推進主要系統歸檔接口實施，購置檔案智能化、智能化軟件以提升檔案信息管理能力。

2）加強檔案信息共建共享平臺安全建設。檔案館在檔案信息共建共享平臺安全建設方面有待完善，檔案信息共建共享平臺基本原則是保障檔案信息安全，部分檔案涉及公司機密文件，與公司利益緊密相連，這些檔案信息不便提供利用，如何調整檔案利用與信息安全之間關系是檔案館檔案信息共建共享平臺建設過程中需解決的問題。檔案館在平臺建設及運行過程中，應盡量將可以公開的檔案內容以平臺形式提供服務，著重加強平臺內部檔案信息服務工作過程的規范管理，建立健全檔案信息安全管理與利用的規章制度，采取有效的管理措施和技術手段，保證平臺內部檔案信息在使用過程中的安全[4]。其內容包括建立檔案設施設備使用、檢查、維保等流程和表格清單，及時梳理過保修期和即將過保修期的設施設備，有序跟進維保、更新、升級、報廢等工作。將管理型號檔案數據整合管理，充分利用開發，在安全前提下提升存儲能力，配套相應系統接口，加強檔案館型號電子檔案統一管理工作，將型號檔案庫房庫架管控分區、標識規則與模板，形成系統化管理模式，做好重要型號檔案的檔案檢測、備份工作，加速檔案信息管理系統更新和升級，優化檔案的收集、歸檔、整理、備份、利用、監控和管理功能，加強系統培訓和檔案信息管理系統的推廣應用。

3）規范檔案信息共建共享平臺建設。由于檔案館在檔案信息共建共享平臺建設中缺乏系統管理，因此，檔案館工作人員積極性不高，整體技術水平落后，在一定程度上影響檔案信息共建共享平臺信息服務質量[5]。因此，檔案館應盡快建立健全檔案標準體系及相關規范制度，加強檔案信息收集標準、處理標準、安全標準及技術標準等方面管理，明確檔案館相關人員工作職能。檔案信息共建共享平臺建設中需注意與檔案館其他部門信息標準和信息技術標準相兼容，全面規劃和設計數據要素標準、信息分類編碼標準，建立檔案信息資源共享標準體系，確保檔案館共建共享平臺對各部門檔案信息資源的有效利用，建設集中控制、分散存儲、共享共用的檔案資源管理系統，推動大型檔案通用設施和普通設備的購置和管理。

4 總結

綜上所述，檔案信息資源共建共享是社會信息化環境下檔案工作的重要內容，是提高工作能力基礎，是檔案信息安全保障。檔案館在基礎設施建設、安全建設、及規范建設等方面尚存在一定問題。但檔案館正在逐步發現這些問題，并提出解決措施，建立完善檔案信息管理制度，提升檔案我公司員工工作效率，推進檔案館檔案信息資源共建共享建設發展。